QR-fattura: vantaggi e funzionamento

Contenuto

Ecco cosa sono le QR-fatture
I vantaggi elle QR-fatture
L’alternativa puramente digitale: eBill
Alla conclusione

QR-bills are a modern, simple and efficient solution for payment transactions in Switzerland.

La QR-fattura è lo standard per le cosiddette fatture leggibili elettronicamente in Svizzera. Dal 2020, ha gradualmente sostituito le polizze di versamento rosse e arancioni, che erano solo parzialmente digitalizzate. La QR-fattura può essere stampata su carta perforata e inviata per posta oppure mediante il canale digitale.

A prima vista, una QR-fattura ricorda la vecchia polizza di versamento: si compone come questa di una ricevuta e di una sezione di pagamento, che ora contiene però un codice QR.

I dati necessari per il pagamento sono inclusi nella relativa sezione, sia in chiaro che codificati nel codice QR. Tra di essi figurano:

Informazioni sulla beneficiaria o sul beneficiario del pagamento
Informazioni sulla debitrice o sul debitore
Importo della fattura
Valuta (sono possibili solo franchi svizzeri o euro)

Le tre tipologie di QR-fattura

Esistono tre tipi di QR-fattura, ciascuno destinato a uno scopo diverso, che si differenziano per l’indicazione dell’IBAN e dei riferimenti.

Per pagamenti nazionali con riferimento
Le QR-fatture con riferimento QR si utilizzano in Svizzera e nel Liechtenstein. Con questo formato è particolarmente facile riconciliare fatture e pagamenti in entrata: per facilitare l’elaborazione, i beneficiari del pagamento ricevono un QR-IBAN speciale, con l’unica peculiarità di contenere un numero di identificazione dell’istituto strutturato diversamente rispetto all’IBAN. Questo riferimento QR consiste in un codice numerico a 26 cifre, seguito da un numero di controllo. La QR-fattura con riferimento QR corrisponde allo standard svizzero.
Per pagamenti nazionali senza riferimento
Per una QR-fattura con IBAN ordinario, il riferimento può anche essere tralasciato. Il tipo di QR-fattura di cui avvalersi, con o senza riferimento, è a discrezione dell’emittente, che può decidere se utilizzare, lasciare vuoti o combinare singoli campi di dati. Ad esempio, in una QR-fattura destinata alle donazioni si lascia vuoto il campo del debitore, dato che non è noto chi effettuerà il pagamento.
Per pagamenti internazionali
Per le QR-fatture pagabili principalmente dall’estero, si utilizza un riferimento speciale oltre all’IBAN, ossia un numero di identificazione specifico per la transazione. Questo «Creditor Reference» (o «Structured Creditor Reference», SCOR) è conforme allo standard internazionale ISO 11649. A differenza del riferimento QR, è utilizzabile a livello internazionale, quindi non solo nell’area valutaria del franco svizzero. Come il riferimento QR per i pagamenti nazionali, consente la riconciliazione automatica dei debitori. In questo modo il software di contabilità delle aziende fatturanti può facilmente verificare se i movimenti del conto corrispondono alle fatture e ai documenti emessi.

Rispetto alle tradizionali polizze di versamento, le QR-fatture offrono alcuni vantaggi, tra cui i seguenti.

Vantaggi per il pagamento delle fatture

Scansionare invece di digitare: la scansione del codice QR è sufficiente per acquisire tutti i dati di pagamento necessari. La compilazione dei bollettini di pagamento o la digitazione di numeri di conto e importi, spesso fonte di errori, non sono più necessarie.
Flessibilità nei pagamenti: il pagamento di una QR-fattura è possibile in molti modi, dal Mobile Banking o dall’E-Banking, al Multimat, tramite software di contabilità, UBS easy o, se desiderato, allo sportello postale come in passato.
Standard utile: grazie alla QR-fattura, le uscite di pagamento possono essere registrate, elaborate e automatizzate digitalmente dalle aziende con maggiore semplicità.

Vantaggi per l’invio delle fatture

Qualità dei dati superiore: l’acquisizione automatica dei dati tramite scansione assicura una trascrizione più accurata dei dati delle fatture per i destinatari. Poiché la percentuale di errori di digitazione viene ridotta, gli oneri e i costi di ricerca diminuiscono.
Fatturazione semplice: le istruzioni dettagliate per il formato valido della QR-fattura possono essere integrate nei programmi informatici. Le aziende creano QR-fatture utilizzando il proprio software di fatturazione oppure gratuitamente online e senza login tramite il portale QR UBS. In questo modo è possibile generare, stampare e inviare facilmente le fatture.
Diverse opzioni disponibili: le aziende emittenti possono scegliere in modo flessibile come inviare la QR-fattura alla clientela – su carta via posta o elettronicamente tramite Digital Invoicing.
Nessuna necessità di scorte: a differenza dell’invio e della ricezione di polizze di versamento, non è necessario ordinare moduli prestampati, poiché le QR-fatture possono essere create senza complicazioni in qualsiasi momento e secondo necessità. Quindi vengono meno anche la conservazione e l’archiviazione fisiche, nonché il mantenimento delle scorte di moduli prestampati.

Importante da sapere

Il nome «QR-fattura» deriva dal codice QR integrato nella fattura. La scansione di questo codice a barre bidimensionale (ad esempio tramite cellulare o tablet) porta a una destinazione predeterminata. Per la QR-fattura è stato sviluppato lo speciale «Swiss QR Code» che si riconosce per la caratteristica croce svizzera posizionata al centro. Contiene i dati di pagamento in formato leggibile elettronicamente.

Poiché è possibile manipolare anche i pratici codici grafici , ad esempio coprendoli con un modello falsificato, si consiglia comunque cautela. Le raccomandazioni per l’uso dei codici QR fornite dall’Ufficio federale della cibersicurezza (UFCS) sono disponibili qui.

Con la eBill avete un’altra semplice opzione per pagare le fatture. Questo tipo di fatturazione funziona in modo completamente digitale. Rispetto alla QR-fattura, la scansione non è necessaria e non vengono utilizzate né carta né lettere. Le fatture o gli ordini permanenti arrivano direttamente nell’E-Banking, dove potete autorizzarli, verificando a colpo d’occhio da chi proviene la fattura e qual è l’importo richiesto. Grazie alla firma digitale, vi assicurate che la richiesta di pagamento e il mittente siano corretti e non falsificati. Molte aziende emettono e inviano eBill, ad esempio servendosi di UBS Digital Invoicing.

La QR-fattura è uno strumento di pagamento che può essere utilizzato in modo flessibile. In combinazione con le app bancarie, rendono il pagamento e la gestione delle fatture molto più facile rispetto alle polizze di versamento del passato. Le QR-fatture non solo offrono praticità alle consumatrici e ai consumatori, ma consentono anche una gestione finanziaria e contabile più efficiente per le aziende.

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