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Die QR-Rechnung ist eine moderne, einfache und effiziente Lösung für den Zahlungsverkehr in der Schweiz.

Das sind QR-Rechnungen

Die QR-Rechnung ist der Standard für sogenannte maschinenlesbare Rechnungen in der Schweiz. Sie hat die roten und orangen Einzahlungsscheine, die nur teilweise maschinenlesbar waren, schrittweise seit 2020 abgelöst. Rechnungsstellerinnen und Rechnungssteller können die QR-Rechnung auf perforiertem Papier ausdrucken und per Post verschicken oder digital versenden.

Auf den ersten Blick ähnelt eine QR-Rechnung dem früheren Einzahlungsschein. Sie besteht wie dieser aus dem Empfangsschein und dem Zahlteil, der nun allerdings einen QR-Code enthält.

Die für die Zahlung benötigten Daten sind im Zahlteil sowohl lesbar im Klartext enthalten als auch im QR-Code kodiert. Dazu gehören unter anderem:

  • Informationen zur Zahlungsempfängerin oder zum Zahlungsempfänger
  • Informationen zur oder zum Zahlungspflichtigen
  • Rechnungsbetrag
  • Währung (nur Schweizer Franken oder Euro sind möglich)
 

Die drei Arten der QR-Rechnung

Es gibt drei Arten von QR-Rechnungen, die verschiedenen Verwendungszwecken dienen. Sie unterscheiden sich in der Angabe der IBAN und der Referenzen.

  1. Für Inlandzahlungen mit Referenz
    QR-Rechnungen mit QR-Referenz kommen innerhalb der Schweiz und Liechtensteins zum Einsatz. Mit diesem Rechnungsformat ist es besonders einfach, Rechnungen und Zahlungseingänge abzugleichen. Für die leichte Zuordnung erhalten Zahlungsempfangende eine besondere QR-IBAN. Sie enthält eine andere Institutsidentifikationsnummer als die IBAN, ist aber ansonsten mit dieser identisch. Die QR-Referenz besteht aus 26 numerischen Zeichen, gefolgt von einer Prüfziffer. Sie entspricht dem Schweizer Standard.

  2. Für Inlandzahlungen ohne Referenz
    Bei einer QR-Rechnung mit üblicher IBAN kann die Referenz auch weggelassen werden. Welche Art von QR-Rechnung – ob mit oder ohne Referenz – verwendet wird, ist den Rechnungsstellenden überlassen. Dabei können einzelne Datenfelder genutzt, leer gelassen oder kombiniert werden. So lassen Sie beispielsweise das Feld der Zahlungspflichtigen frei, um bei unbekannten Zahlerinnen und Zahlern um Spenden bitten zu können.

  3. Für den internationalen Zahlungsverkehr
    Für Rechnungen, die mehrheitlich aus dem Ausland bezahlt werden, verwenden Sie auf QR-Rechnungen neben der IBAN eine besondere Referenz, das heisst eine transaktionsspezifische Identifikationsnummer. Diese Creditor Reference (auch «Structured Creditor Reference» – SCOR) entspricht dem internationalen Standard ISO 11649. Anders als die QR-Referenz ist sie international einsetzbar, also nicht nur im Währungsgebiet des Schweizer Frankens. Wie die QR-Referenz für Inlandzahlungen gestattet sie den automatischen Debitorenabgleich. Damit kann die Buchhaltungssoftware rechnungsstellender Unternehmen leicht prüfen, ob die Kontobewegungen den gestellten Rechnungen und Belegen entsprechen.

Die Vorteile von QR-Rechnungen

Gegenüber den früher üblichen Einzahlscheinen bringen QR-Rechnungen einige Vorteile mit sich. Dazu gehören:

Vorteile beim Bezahlen von Rechnungen

  • Scannen statt abtippen: Der Scan des QR-Codes genügt, um alle nötigen Zahlungsdaten zu erfassen. Das fehlerträchtige Ausfüllen von Zahlscheinen oder Abtippen von Kontonummern und Beträgen fällt weg.
  • Flexibilität beim Bezahlen: Das Begleichen einer QR-Rechnung ist auf vielen Wegen möglich, sei es im Mobile Banking oder E-Banking, am Multimat, per Buchhaltungssoftware oder, wenn gewünscht, mit UBS easy oder wie früher am Postschalter.
  • Nützlicher Standard: Ihre eigenen Zahlungsausgänge können Unternehmen dank QR-Rechnung leichter digital erfassen, verarbeiten und automatisieren.

Vorteile beim Versenden von Rechnungen

  • Höhere Datenqualität: Die automatische Datenerfassung per Scan führt zu einer genaueren Übernahme der Rechnungsdaten bei Empfängerinnen und Empfängern. Da die (Abtipp-)Fehlerquote reduziert wird, kommt es zu weniger Nachforschungsaufwand und -kosten.
  • Einfache Rechnungsstellung: Für das gültige Format der QR-Rechnung gibt es zwar detaillierte Vorgaben. Diese lassen sich jedoch programmgestützt erfüllen. Entweder erstellen Unternehmen QR-Rechnungen mit eigener Fakturierungssoftware oder kostenlos online und ohne Login via UBS QR-Portal. Damit können sie die Rechnungen einfach generieren, ausdrucken und versenden.
  • Wahlmöglichkeiten: Rechnungsstellende Unternehmen können flexibel auswählen, auf welchem Weg sie die QR-Rechnung ihren Kundinnen und Kunden senden – auf Papier per Post oder elektronisch via Digital Invoicing.
  • Keine Vorratshaltung: Anders als beim Senden und Empfangen farbiger Zahlscheine müssen keine Vordrucke bestellt werden, denn QR-Rechnungen können je nach Bedarf jederzeit einfach selbst erstellt werden. Somit entfällt auch die physische Lagerung und Archivierung sowie Vorratshaltung der Vordrucke.

Wissenswertes

Namensgeber der «QR-Rechnung» ist ihr QR-Code. Das Scannen dieses zweidimensionalen Strichcodes (etwa per Smartphone oder Tablet) führt zu einem vorbestimmten Ziel. Für die QR-Rechnung wurde der spezielle «Schweizer QR-Code» entwickelt, den Sie an seinem Merkmal – dem zentral platzierten Schweizer Kreuz – erkennen. Er enthält die Zahlungsdaten in maschinenlesbarer Form.

Weil sich die praktischen grafischen Codes auch manipulieren lassen, zum Beispiel durch das Überkleben mit einem gefälschten Muster, sollten Sie dennoch Vorsicht walten lassen. Empfehlungen für den Umgang mit QR-Codes vom Bundesamt für Cybersicherheit (BACS) finden Sie hier.

Die rein digitale Alternative: eBill

Mit der eBill steht Ihnen eine weitere einfache Möglichkeit zur Verfügung, Rechnungen zu bezahlen. Diese Rechnungsform funktioniert rein digital. Im Vergleich zur QR-Rechnung entfällt das Scannen, auch Papier und Briefe kommen nicht zum Einsatz. Die Rechnungen oder Daueraufträge landen direkt in Ihrem E-Banking, wo Sie diese freigeben können. Sie sehen auf einen Blick, von wem die Rechnung stammt und welcher Betrag gefordert wird. Dank der digitalen Signatur können Sie sicher sein, dass die Zahlungsforderung und der Absender korrekt und nicht gefälscht sind. Viele Unternehmen sind in der Lage, eBills auszustellen und zu versenden, zum Beispiel mit UBS Digital Invoicing.

Fazit

Die QR-Rechnung ist ein Zahlungsmittel, das flexibel einsetzbar ist. In der Kombination mit Bank-Apps macht sie das Bezahlen und Abwickeln von Rechnungen im Vergleich mit den früheren Zahlscheinen deutlich einfacher. QR-Rechnungen bieten Ihnen dabei nicht nur Komfort als Konsumentin oder Konsumenten, sondern ermöglichen auch eine effizientere Finanz- und Rechnungsabwicklung für Unternehmen.

Wissenswertes für Sie

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