La QR-fattura
Pianificazione e preparazione
Emittente Di Fattura
Emittente Di Fattura
La fattura QR spiegata
La QR-fattura si riferisce a una fattura con sezione di pagamento e ricevuta integrata che ha sostituito la precedente polizza di versamento arancione e rossa al 30 settembre 2022.
La parte superiore della QR-fattura (1.) corrisponde a quella di una fattura "normale", la parte inferiore, esattamente come nelle polizze di versamento attuali, è divisa in due parti: la sezione di pagamento (2.) e la ricevuta (3.). Nella sezione di pagamento si trova il Swiss QR Code (4.) che contiene tutte le informazioni necessarie per l'emissione e il pagamento della fattura.
Il Riferimento QR è uno dei due riferimenti strutturati presenti nella QR-fattura e deve essere sempre usato con il QR-IBAN. Il Riferimento PVR viene utilizzato nelle polizze di versamento arancioni (UBS PVBR o UBS PVBR Quick) come riferimento strutturato insieme a un numero di conto corrente postale.
I riferimenti QR e PVBR hanno la stessa struttura formale e sono validati nel medesimo modo.
Nel campo "Riferimento" è ammesso il riferimento QR da 27 caratteri (ora numero di riferimento PVBR) oppure il Riferimento del creditore fino a un massimo di 25 caratteri come da standard ISO-11649. La scelta del riferimento QR richiede l’utilizzo del QR-IBAN, quella del Riferimento del creditore l'IBAN.
La sezione di pagamento può essere inviata ai clienti secondo le modalità seguenti
- In forma cartacea come parte della QR-fattura (incl. la perforazione secondo le specifiche di configurazione)
- In allegato a una fattura in formato cartaceo (incl. la perforazione secondo le specifiche di configurazione)
- Come parte della QR-fattura inviata tramite e-mail, ad esempio in formato PDF (incl. il simbolo delle forbici o l'avviso che indica di staccare)
- Come eBill direttamente nel Digital Banking dell'istituto finanziario del cliente (per seguire procedure alternative v. Implementation Guidelines per la QR-fattura
)
Il codice QR contiene tutti i dati rilevanti sul destinatario e il pagatore, l'importo, la valuta, ecc. Potrete consultare l'elenco completo nelle Implementation Guidelines svizzere per la QR-fattura . Tenete presente che tutti i valori dello Swiss QR Code rilevanti per il pagamento devono essere stampati nel campo informazioni.
Al posto del normale IBAN, al cliente viene assegnato un QR-IBAN per il conto di accredito della sua banca, necessario per l'identificazione del conto del beneficiario. Il QR-IBAN differisce dall'IBAN solo per il fatto che ha una diversa identificazione dell'istituto (IID), il QR-IID. Ad ogni istituto finanziario legalmente indipendente che partecipa alla procedura viene assegnato almeno un QR-IID. Il QR-IID di UBS Switzerland AG è 30005.
Esempio QR-IBAN con QR-IID:
Esempio IBAN con IID:
L’Ultimate Creditor è il destinatario definitivo del pagamento. All’avvio della QR-fattura, il 30 giugno 2020, non sarà ancora possibile compilare e inoltrare questa informazione, tuttavia nel codice QR è stato previsto un segnaposto per il futuro uso di questa informazione. Oggi è già possibile inoltrare questa informazione con il pagamento via file con pain.001.
La piazza finanziaria deciderà a partire da quando sarà possibile fornire questa informazione anche con la QR-fattura.
Passaggio alla QR-fattura: pianificazione e preparazione
Vi consigliamo di applicare le seguenti misure.
- Controllo dei dati principali dei debitori (in particolare gli indirizzi): se possibile, i dati principali dovrebbero essere registrati in maniera strutturata e integrati con il numero di conto (in formato IBAN e QR-IBAN).
- Aggiornamento della soluzione di fatturazione: assicuratevi che il vostro sistema di fatturazione supporti le QR-fatture e pianificate il momento del passaggio.
- Aggiornamento del software: controllate che il vostro software possa elaborare le notifiche tramite messaggi camt.
- Informazioni a UBS: contattate il vostro consulente alla clientela per il passaggio dall'avviso elettronico di pagamenti in entrata del file dell'accredito PVR v11 a camt.054.
- Scorte di moduli (p. es. eventuali moduli prestampati): gestite in modo efficiente la sostituzione delle polizze di versamento con le QR-fatture.
Se non è stato possibile aggiornare il software di contabilità per passare alle QR-fatture prima del 30 settembre 2022, il portale QR-fattura di UBS vi può essere d'aiuto per creare QR-fatture in modalità self-service. Nel portale QR-fattura di UBS bastano pochi clic per creare, scaricare e stampare in autonomia polizze di versamento vuote e QR-fatture complete (è possibile anche farle stampare dalla tipografia più vicina). Inoltre, potete continuare a inserire nelle fatture il vostro IBAN, con il quale i vostri clienti possono pagare senza QR-fattura tramite E-Banking e Mobile-Banking e ai Multimat UBS.
QR-fattura di UBS
È possibile emettere QR-fatture in franchi svizzeri ed euro. L'abbreviazione delle valuta (CHF o EUR) deve essere stampata sulla sezione di pagamento, sotto al Swiss QR Code e a sinistra del campo dell'importo, nonché sulla ricevuta.
Le QR-fatture con QR-IBAN e riferimento QR oppure con IBAN e Riferimento del creditore vengono raggruppate e contabilizzate a seconda del tipo di riferimento e di valuta. La suddivisione della contabilizzazione collettiva può essere ricevuta sotto forma di messaggi camt. Inoltre, le singole transazioni sono riportate nell'E-Banking. In alternativa, si continuerà a offrire un avviso cartaceo.
Se emettete fatture con un software, durante la fase di uso parallelo di polizze di versamento arancioni e QR-fatture dovrete riportare l'ID PVR nel riferimento QR . Nel caso in cui non abbiate ancora un ID PVBR, richiedete a UBS Switzerland AG il nuovo numero identificativo (n. ID) per i riferimenti QR.
Il Portale QR-fattura di UBS consente di creare le QR-fatture in modo rapido e semplice. UBS non offre un servizio di ordinazione per le polizze di versamento.
Emissione della QR-fattura
Sì, occorre osservare le direttive in conformità alle Implementation Guidelines svizzere per la QR-fattura. Nel documento Style Guide per la QR-fattura sono disponibili le istruzioni e le raccomandazioni per la configurazione della QR-fattura. Per una verifica visiva della sezione di pagamento e della ricevuta fare riferimento alla griglia di riferimento (si veda Style Guide).
Inoltre, bisogna assicurarsi che i dati del beneficiario corrispondano con i dati cliente precedentemente comunicati a UBS. Il pagamento può essere respinto se si riscontrano discrepanze tra l'indirizzo riportato nel campo "Pagabile a" e l'indirizzo di domicilio o l'indirizzo comunicato in precedenza a UBS.
La griglia di riferimento (si veda Style Guide) può essere consultata a tale scopo, mentre il contenuto del codice QR può essere controllato sulla piattaforma per test UBS.
La piattaforma per test è pensata soprattutto per i produttori di software. Qui potete anche simulare gli accrediti in entrata.
Inoltre, vi offriamo un formulario di prova gratuito per le QR-fatture. Prima di inviare le vostre QR-fatture per la prima volta, vi consigliamo vivamente di inviarcene degli esempi al seguente indirizzo:
UBS Switzerland AG
Client Lifecycle Services
E-Contracts
Postfach
CH-8098 Zürich
Tenete presente che occorre osservare le norme conformemente alle Implementation Guidelines svizzere per la QR-fattura. L'opuscolo UBS per la QR-fattura è sempre a vostra disposizione.
No; se le informazioni relative all'importo e al destinatario della fattura non sono stampate al momento dell'emissione della fattura, i campi incolori delineati dagli indicatori di angoli nella sezione di pagamento e nella ricevuta devono essere compilati a mano. Trovate informazioni in materia nelle “Implementation Guidelines svizzere per la QR-fattura”.
È possibile includere informazioni supplementari in tutte e tre le varianti. Le informazioni non strutturate possono essere utilizzate come indicazione di una causale di versamento o come informazioni testuali aggiuntive per i pagamenti con riferimento strutturato in “Informazioni supplementari”. Queste devono essere precompilate e non possono più essere integrate a mano.
Se utilizzate già l'ID PVR, nel secondo trimestre del 2020 dovreste aver già ricevuto da UBS una lettera con il vostro QR-IBAN. Tutti i nuovi clienti devono richiedere il loro QR-IBAN presso UBS, e riceveranno inoltre un numero ID a sei cifre. Utilizzate esclusivamente questo numero ID nelle prime sei cifre del riferimento QR.
In alternativa, potete trovare il vostro QR-IBAN con pochi clic nel nostro UBS QR-Portal alla voce “Ulteriori ausili” > "QR-IBAN e riferimenti". Qui è possibile generare il QR-IBAN corrispondente in base al proprio IBAN.
No, devono essere rispettate le “Implementation Guidelines svizzere per la QR-fattura”.
Sì, tuttavia l'ammontare del pagamento, indicato in cifre con separatore decimale e due decimali, in questo caso è pari a "0,00" e nel campo "Informazioni supplementari" deve essere riportato il testo "Non utilizzare per il pagamento".
Sì, il campo "Informazioni supplementari" contiene fino a 140 caratteri.
La sezione dedicata a ulteriori informazioni può essere utilizata con tutte e tre le varianti della QR-fattura, sotto forma di messaggi non strutturati o delle cosiddette informazioni di fatturazione.
I dati ivi riportati devono essere stampati in stampatello sulla sezione di pagamento, a destra dello Swiss QR Code. Non sono più consentite integrazioni a mano.
I messaggi non strutturati possono essere utilizzati come indicazione di una causale di versamento o come informazioni testuali aggiuntive per i pagamenti con riferimento strutturato. Questi dati vengono inoltrati con il versamento tramite la scansione del codice QR.
Le informazioni di fatturazione contengono dati codificati per la registrazione contabile automatizzata del pagamento. Questi dati non vengono inoltrati con il versamento e sono utili nel trattamento automatizzato del creditore.
Se la fattura viene emessa con la sezione di pagamento e la ricevuta integrate nel modulo, non è consentita la pubblicità nella sezione di pagamento e nella ricevuta.
Tuttavia, è ammessa nella parte che si può personalizzare, sopra la perforazione.
- Come coordinate bancarie potete inserire il vostro IBAN sulla fattura
- Affidate la stampa a una copisteria: sono in molte ora a offrire la stampa di QR-fatture.
Stampa della QR-fattura
La QR-fattura, così come la sezione di pagamento e la ricevuta, possono essere stampate con una normale stampante.
Per la stampa si può utilizzare carta di colore bianco o bianco naturale, con grammatura compresa tra 80 e 100 gr/m2. È possibile stampare su carta riciclata, certificata FSC e TCF: quella laminata o lucida non è ammessa.
Sono consentiti i seguenti font sans serif: Arial, Frutiger, Helvetica e Liberations Sans; solamente in nero, né in corsivo, né sottolineato. La grandezza del carattere deve essere min. 6 pt. fino a un massimo di 10 pt.
Trovate le indicazioni di stampa nelle Implementation Guidelines svizzere per la QR-fattura.
La perforazione della sezione di pagamento è obbligatoria se la QR-fattura viene stampata e spedita. Se la QR-fattura riporta la sezione di pagamento e la ricevuta, o esse sono emesse separatamente come documento PDF e spedite elettronicamente, il formato A6 della sezione di pagamento e della ricevuta a sinistra devono essere separate da linee. Inoltre, su ognuna di queste linee deve essere riportato il simbolo delle forbici; in alternativa, è possibile apporre sopra la linea (esternamente alla sezione di pagamento) la nota "Da staccare prima del versamento".
Trovate le indicazioni di stampa nelle Implementation Guidelines svizzere per la QR-fattura.
Costi
Il nostro listino prezzi per la clientela privata è disponibile a questo link:
Listino prezzi per la clientela privata
Il nostro listino prezzi per la clientela aziendale è disponibile a questo link:
La Posta ha già deciso i prezzi, pubblicati su postfinance.ch.
Scegliendo il versamento allo sportello, il pagatore o debitore dà istruzioni di addebitare le commissioni all'emittente di QR-fattura.
Destinatario Di Fattura
Destinatario Di Fattura
Pianificazione e preparazione
Consultate la nostra lista di controllo per i pagatori per sapere quando compiere i prossimi passi.
Se utilizzate i nostri servizi online come Mobile Banking, E-Banking, Multimat o l'ordine cartaceo tramite moduli UBS easy, inoltrate ordini permanenti cartacei o effettuate pagamenti tramite il vostro consulente alla clientela, dal 30 giugno 2020 potete anche saldare le QR-fatture come di consueto.
Se vi servite di una delle interfacce UBS, e quindi inserite prima la fattura in un software, questo, ed eventualmente gli scanner o tutti i processi relativi ai creditori, dovrà essere aggiornato prima del pagamento con la QR-fattura.
Ogni istituto finanziario supporta i propri clienti durante il passaggio e lavora da anni a stretto contatto con l'industria del software per garantire che gli aggiornamenti siano messi tempestivamente a disposizione. Numerosi fornitori di software ERP hanno già lanciato moduli di software, lavorando attivamente a un passaggio puntuale e di successo.
II Pagamento della QR-fattura
- Con un software di pagamento: i software di pagamento vi permettono di continuare a pagare le QR-fatture in tutta semplicità. A tal proposito, dovete aggiornare il vostro software per poter saldare tutte e tre le varianti della QR-fattura.
- In Digital Banking: pagare in digitale la QR-fattura tramite E-Banking o l'app Mobile Banking è il metodo più semplice. Basta scansionare il codice QR con lo smartphone o con la fotocamera del computer. Il computer non ha una fotocamera? Registrate la QR-fattura manualmente in E-Banking (Pagamenti > Trasferimenti e saldo delle fatture > Nuova registrazione > Pagamento QR). Inoltre si può caricare direttamente in E-Banking una fattura QR ricevuta per e-mail.
- Presso i Multimat UBS: se non avete accesso al Digital Banking, potete saldare la QR-fattura anche al Multimat (con fotocamera) della filiale più vicina a voi. Basta scansionare il codice QR per pagare.
- Pagamento con documento cartaceo: se non avete il Digital Banking e non volete pagare presso un Multimat UBS, potete saldare la QR-fattura a uno sportello postale o anche con UBS easy o easy international. Compilate l'apposito modulo d'ordine e inviatelo insieme alla sezione di pagamento della QR-fattura.
Sì, se non avete accesso a uno dei nostri servizi online, potete pagare le QR-fatture come di consueto allo sportello dell'ufficio postale (agenzie postali o filiali) con le stesse modalità delle attuali polizze di versamento. Anche per le QR-fatture vi offriamo gli ordini di pagamento attuali tramite i moduli UBS easy, gli ordini permanenti cartacei o il consulente alla clientela.
Aggiungete i dati a mano o elettronicamente nel Digital Banking.
Negli ordini di pagamento cartacei si possono integrare manualmente solo due campi mancanti
- Importo
- Pagabile da (nome/indirizzo)
Per tutti gli altri campi prestampati presenti sulla QR-fattura, le integrazioni inserite a mano su UBS easy, UBS easy International e ordini permanenti cartacei non sono valide e il pagamento viene effettuato sulla base delle indicazioni già precompilate sulla QR-fattura. In alcuni casi, ciò può portare anche a un rifiuto del pagamento. Nel caso di ordini singoli il pagamento viene effettuato secondo il vostro ordine.
Nel pagare le QR-fatture vi chiediamo di utilizzare sempre il numero di conto stampato sulla sezione di pagamento. Il numero di conto è sempre in formato IBAN. Questo può differire dal solito IBAN dell'emittente di fattura se il nuovo QR-IBAN viene utilizzato in relazione a un riferimento a 27 cifre.
L’Ultimate Creditor è il destinatario definitivo del pagamento. All’avvio della QR-fattura, il 30 giugno 2020, non sarà ancora possibile compilare e inoltrare questa informazione, tuttavia nel codice QR è stato previsto un segnaposto per il futuro uso di questa informazione. Oggi è già possibile inoltrare questa informazione con il pagamento via file con pain.001.
La piazza finanziaria deciderà a partire da quando sarà possibile fornire questa informazione anche con la QR-fattura.
Per debitore finale s’intende la persona che riceve la QR-fattura, ovvero il destinatario della fattura. I dati relativi al destinatario della fattura devono essere inoltrati dall’istituto del pagatore, secondo l’accordo con il pagatore, all’istituto del beneficiario del pagamento, purché detti dati siano trasmessi dal pagatore nell’ordine di pagamento. I dati relativi al destinatario della fattura non vengono inoltrati solo nel caso in cui istruzioni opposte o accordi speciali con il pagatore ne escludano l’inoltro.
Il Destinatario della fattura è un'informazione opzionale e può essere tralasciata nell'effettuare il pagamento.
Questa opzione è presente nell’UBS Digital Banking e nell’UBS Multimat. In caso di ordini di pagamento cartacei UBS easy e UBS easy International e ordini permanenti, tutte le informazioni stampate nella sezione di pagamento e quelle integrabili a mano vengono sempre comunicate insieme al pagamento, a prescindere che siano o meno necessarie all’esecuzione del pagamento. Le integrazioni a mano (ma non le cancellazioni) sono consentite solo in assenza dell’importo e/o del destinatario della fattura “Pagabile da”.
Se preferite, potete avvalervi dei canali di pagamento alternativi come Multimat UBS, UBS Digital Banking oppure ordini singoli. Questi canali vi permettono di modificare, e se necessario anche eliminare o omettere, le informazioni relative al destinatario nell'ordine di pagamento.
L’offerta UBS per il pagamento della QR-fattura
Sì, è possibile allegare la sezione di pagamento ad un ordine di pagamento cartaceo. È necessario, però, che i campi "Conto/Pagabile a" e "Valuta" della QR-fattura siano compilati. L'importo, qualora mancasse, deve essere inserito manualmente. In linea con quanto avviene al momento, il versamento si può effettuare tramite:
- UBS easy per CHF
- UBS easy international per EUR
- ordine permanente cartaceo
- ordine singolo (per lettera, e-mail, telefono)
Vi preghiamo di tenere presente che negli ordini di pagamento con formulari UBS easy e ordine permanente cartaceo tutte le informazioni stampate nella sezione di pagamento o quelle integrabili a mano vengono sempre fornite insieme al pagamento, indipendentemente dal fatto che siano necessarie per l’esecuzione del pagamento. Le integrazioni a mano (ma non le cancellazioni) sono consentite solo in assenza dell’importo e/o del destinatario della fattura “Pagabile da”.
La sezione pagamento deve essere separata dalla QR-fattura usando le forbici. Dopo di che può essere allegata (senza ricevuta) a un ordine di pagamento in formato cartaceo.
Vi preghiamo di tenere presente che negli ordini di pagamento con formulari UBS easy e ordine permanente cartaceo tutte le informazioni stampate nella sezione di pagamento o quelle integrabili a mano vengono sempre fornite insieme al pagamento, indipendentemente dal fatto che siano necessarie per l’esecuzione del pagamento. Le integrazioni a mano (ma non le cancellazioni) sono consentite solo in assenza dell’importo e/o del destinatario della fattura “Pagabile da”.
Reportistica (estratto conto, avviso di addebito, ordine permanente)
Non c'è una nuova reportistica specifica per le QR-fatture. Per tutti i pagamenti avrete a disposizione gli stessi avvisi di addebito già esistenti.
Ci siamo assicurati che, all'atto del pagamento di una QR-fattura, le relative informazioni siano riportate anche sulla rispettiva reportistica. Esistono delle limitazioni a seconda di come l'addebito viene mostrato:
- In formato fisico: nelle QR-fatture senza riferimento il campo "Ultimate Debtor" può non essere visualizzato, poiché il pagamento non può essere identificato come QR-fattura.
- Online: i movimenti del conto corrente vengono mostrati nell’app UBS Mobile Banking senza dettagli.
Costi
No; la QR-fattura può essere presentata a UBS tramite tutti gli attuali canali e, in base a quello scelto vengono applicati i prezzi dei rispettivi canali.
