Due Diligence: So sind Sie vorbereitet

Due Diligence – der Fachbegriff für eine umfassende Unternehmensprüfung – zählt zu den aufwendigeren Phasen in einem Verkaufsprozess. Für Verkäuferinnen und Verkäufer bedeutet die Due-Diligence-Prüfung, sämtliche relevanten Informationen und Unterlagen so aufzubereiten, dass potenzielle Käuferinnen und Käufer diese strukturiert prüfen können. Der damit verbundene Aufwand ist erheblich, zahlt sich jedoch in vielerlei Hinsicht aus: Eine sorgfältig vorbereitete Due Diligence schafft Transparenz, erhöht die Aussagekraft der Analyse und reduziert das wahrgenommene Risiko für die Käuferschaft. Dies kann die Kaufentscheidung und die Ausgestaltung des Kaufvertrags positiv beeinflussen.

Durch eine frühzeitige Vorbereitung und eine systematische Überprüfung der relevanten Bereiche lassen sich Risiken idealerweise bereits im Vorfeld identifizieren und nicht erst während der Prüfung durch potenzielle Käuferinnen und Käufer. Vollständige, konsistente und nachvollziehbare Daten stärken das Vertrauensverhältnis zwischen den Parteien und erleichtern den gesamten Due-Diligence-Prozess. Wer sich als Verkaufspartei gut vorbereitet, schafft stabile Voraussetzungen für einen strukturierten Ablauf und hat beste Aussichten auf ein für beide Parteien zufriedenstellendes Ergebnis. Worauf es bei der Vorbereitung auf die Due Diligence ankommt, zeigen Ihnen die folgenden fünf Tipps.

Im Due-Diligence-Prozess werden von Verkäuferinnen oder Verkäufern eines Unternehmens regelmässig Informationen und Unterlagen verlangt, die intern nicht jederzeit griffbereit sind. Wird im Zuge der Due-Diligence-Prüfung festgestellt, dass ein relevantes Dokument fehlt, müssen oft externe Stellen beigezogen werden, etwa Behörden, Banken oder Vertragspartner, die einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Eine frühzeitige Klärung dieser externen Quellen erleichtert die spätere Prüfung erheblich und reduziert Verzögerungen im Kaufprozess.

Folgend finden Sie die wichtigsten Anlaufstellen für die Beschaffung externer Due-Diligence-Unterlagen:

Ein regelmässiges, akkurates Finanzreporting ist ein weiterer Schlüssel zu einer erfolgreichen Due Diligence. Es reicht nicht aus, nur einmal im Jahr einen Abschluss zu erstellen. Ein Unternehmen sollte in der Lage sein, monatlich auf konsolidierter Basis über seine finanzielle Entwicklung berichten zu können, und dies wenige Tag nach Abschluss des Monats. Die monatliche Berichterstattung ist nicht mit einem umfassenden Jahresabschluss zu vergleichen, sollte aber aussagekräftig sein, was die Umsatz-, Kosten- und Betriebsgewinnentwicklung betrifft.

Voraussetzung sind eine passende Buchhaltungssoftware und die zielgerichtete Organisation der Buchungspraxis. Um dies zu etablieren, braucht es meist ein bis mehrere Jahre Vorlaufzeit und den Durchhaltewillen, die Organisation darauf auszurichten. Die Vorteile dürften die Kosten bei weitem überwiegen, da regelmässige, zeitnahe Finanzinformationen nicht nur eine effiziente Due Diligence ermöglichen, sondern auch die finanzielle Führung des Unternehmens erleichtern und verbessern.

Ein fehlendes zuverlässiges und zeitnahes Finanzreporting führt zu Verzögerungen und Mehraufwand im Verkaufsprozess oder auch zu Vertrauensverlust und erhöhtem Risiko bei der Käuferschaft, was zu einem tieferen Kaufpreis oder gar einem Prozessabbruch beitragen kann.

Tipp: Überlegen Sie sich auch, einen internationalen Buchhaltungsstandard einzuführen, z.B. Swiss Gaap FER, der die effektive betriebswirtschaftliche Sicht widerspiegelt.

Im Geschäftsalltag eines Unternehmens richten sich Aufbewahrungspflichten in erster Linie nach den gesetzlichen Vorgaben des Obligationenrechts. Das betrifft unter anderem Unterlagen wie Generalversammlungs- oder Verwaltungsratsprotokolle, Buchhaltungsbelege oder Vertragsdokumente. Diese Regelungen definieren die Mindestanforderungen an die Aufbewahrung, nicht jedoch zwingend die Anforderungen einer umfassenden Due-Diligence-Prüfung.

Es kann jedoch sinnvoll sein, bestimmte Informationen über die gesetzlichen Pflichten hinaus verfügbar zu halten. Damit reduzieren Sie potenzielle Risiken im Prüfprozess und unterstreichen die Bedeutung von Transparenz und Sorgfalt. Ein klassisches Beispiel ist die Revision von Jahresabschlüssen: Revidierte Abschlüsse schaffen Vertrauen, erleichtern die finanzielle Überprüfung und werden von der potenziellen Käuferschaft deutlich positiver bewertet als nicht revidierte Abschlüsse.

Indem Sie relevante Unterlagen freiwillig und strukturiert bereitstellen, signalisieren Sie Verlässlichkeit sowie Professionalität und stärken Ihre Verhandlungsposition im Verkaufsprozess.

Im Internet finden sich zahlreiche Due-Diligence-Checklisten, die einen ersten Eindruck davon vermitteln, welche Unterlagen im Rahmen einer Due-Diligence-Prüfung bereitgestellt werden sollten. Solche Listen sind hilfreich, um den Umfang und die Bedeutung des Prozesses besser einschätzen zu können. Sie ersetzen jedoch keine individuelle Analyse Ihres Unternehmens. Jede Due Diligence wird in unterschiedlichen Bereichen durchgeführt, abhängig von Gesellschaftsform, Branche, Marktumfeld, Geschäftsmodell und Risikoprofil. Lassen Sie sich daher frühzeitig von einer erfahrenen M&A-Beraterin bzw. einem erfahrenen M&A-Berater begleiten.

Rückt die Due-Diligence-Prüfung näher, ist es zudem sinnvoll, weitere Spezialistinnen und Spezialisten – etwa Treuhänderinnen oder Anwälte – an Bord zu holen. Sie verfügen über die erforderliche Expertise, unterstützen Sie bei der zeitnahen Bereitstellung der benötigten Unterlagen und sorgen im gesamten Prozess der Due Diligence für spürbare Entlastung.

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