QR-Rechnung für Unternehmen

Die neue QR-Rechnung für eine digitale Zukunft

Die QR-Rechnung erleichtert Ihnen seit dem 30. Juni das Bezahlen und Ausstellen von Rechnungen. Die roten und orangen Einzahlungsscheine werden nach einer mehrjährigen Übergangsphase am 30. September 2022 endgültig abgelöst.

Die QR-Rechnung auf einen Blick

Einfach

Rechnungen online via QR-Portal – inkl. QR-IBAN Generator – oder mittels Software erstellen, ausdrucken und versenden

Praktisch

QR-Code enthält alle relevanten Daten, kann überall gescannt und gelesen werden

Flexibel

Analog und digital nutzbar – zum Erstellen und Bezahlen

Die drei Ausprägungen der QR-Rechnung

Der Unterschied liegt bei der Verwendung von IBAN und den Referenzen.

QR-IBAN mit QR-Referenz (ehem. ESR-Referenz)

  • Referenz wird 100% zurückgeliefert
  • Automatisierter Debitorenabgleich
  • Effizientes Kontoreporting mit Sammelbuchungen

IBAN und Creditor Reference nach ISO-11649-Standard

  • Rechnungen, die mehrheitlich aus dem Ausland bezahlt werden
  • Automatisierter Debitorenabgleich
  • Effizientes Kontoreporting mit Sammelbuchungen

IBAN ohne Referenz

  • Spenden, Aktionen, Events mit unbekannten Zahlern
  • Keine offenen Debitoren
  • Kontoreporting nur als Einzelbuchungen

Wie erstelle ich QR-Rechnungen?

Wir empfehlen Ihnen, schon jetzt auf die QR-Rechnung umzustellen. Beachten Sie hierfür bitte folgende Punkte:

  • QR-Rechnungsfähige Software: Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware QR-Rechnungen verarbeiten kann. Kontaktieren Sie bei Fragen Ihren Softwarehersteller.
  • Neues Kontoreporting-Format: Für die automatische Abstimmung der Debitoren müssen Sie vorgängig UBS beauftragen, die Eingangsavisierung auf das elektronische Meldungs-Format camt.054 umzustellen.
    > Zum camt-Kontoreporting
  • Referenz: Verwenden Sie die Ihnen zugeteilte Identifikationsnummer bzw. BESR-ID in den ersten sechs Ziffern der QR-Referenz, um potenzielle Rückweisungen und Fehlbuchungen bei der Empfängerbank zu verhindern (falls eine QR-Rechnung fälschlicherweise als oranger Einzahlungsschein bezahlt wird).
  • Druck: Verwenden Sie weisses, perforiertes Papier. Bitte beachten Sie, dass in Originalgrösse gedruckt wird.
  • Testen: Damit die Umstellung möglichst reibungslos funktioniert, bitten wir Sie, unseren kostenlosen Formulartest vor dem Versand der ersten QR-Rechnung zu nutzen und uns Beispiele Ihrer QR-Rechnungen an folgende Adresse zu senden:
    UBS Switzerland AG
    Client Lifecycle Services, E-Contracts
    Postfach
    CH-8098 Zürich

Das QR-Portal erlaubt es Ihnen Ihre QR-Rechnungen im Self-Service zu generieren.

Wie bezahle ich QR-Rechungen?

Falls Sie Ihre QR-Rechnungen via UBS E-Banking, UBS Mobile Banking, UBS Multimat oder Auftragsformular (UBS easy, UBS easy international, Einmalauftrag oder Dauerauftrag) bezahlen möchten, hat UBS sichergestellt, dass Sie auch QR-Rechnungen wie gewohnt bezahlen können.

QR-Rechnungen können Sie auch mit unseren UBS easy-Formularen bezahlen. Trennen Sie wie bei den heutigen Einzahlungsscheinen einfach den Zahlteil von der QR-Rechnung ab und reichen Sie für Zahlungen in CHF das UBS easy- und in EUR das UBS easy international-Formular ein. Bitte beachten Sie, dass bei QR-Zahlungen sämtliche auf dem Zahlteil aufgedruckten oder erlaubten handschriftlich ergänzten Informationen immer mit der Zahlung mitgegeben werden, unabhängig davon, ob diese für die Ausführung der Zahlung notwendig sind. Handschriftliche Ergänzungen (nicht aber Streichungen) sind nur bei fehlendem Betrag und/oder Rechnungsempfänger/-in «Zahlbar durch» erlaubt.

Merkblatt UBS easy (PDF, 2 MB)

Falls Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, um elektronische Zahlungsaufträge an UBS zu übermitteln, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr System für die QR-Rechnungen bereit ist. Nutzen Sie die Möglichkeit auf unserer Website ubs.com/qr-software und überprüfen Sie den Stand Ihrer Software. Ihre Software muss die QR-Rechnung mit Ihren zusätzlichen Informationen und Möglichkeiten beim Bezahlen unterstützen und validieren sowie den elektronischen Zahlungsauftrag gemäss den Vorgaben der SIX erstellen können. Zahlungsvorlagen müssen in der Regel für QR-Rechnungen mit den neuen Angaben Ihrer Rechnungssteller (Kreditor) neu erstellt werden.

Der elektronische Zahlungsauftrag im pain.001-Format muss für die QR-Rechnung erweitert werden. Auch gibt es, verglichen mit den heutigen Einzahlungsscheinen, wichtige Unterschiede für die Zahlungserfassung von QR-Rechnungen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Softwareanbieter, ob für QR-Rechnungen ein Update Ihrer Software notwendig ist.

QR-Rechnung kurz erklärt

Weitere Informationen/Konditionen

Damit Sie die Neuerungen möglichst einfach umsetzen können, finden Sie hier die wichtigsten Dokumente an einem Ort.

Auf der Testplattform können Softwarepartner und Rechnungssteller mit eigener Software das Verhalten der Kunde-Bank-Schnittstelle simulieren. Die Testplattform prüft die generierten Kunde-an-Bank-Meldungen und erstellt Bank-an-Kunde-Meldungen.

Scan & Pay der QR-Rechnung mit UBS Mobile Banking, im UBS E-Banking oder am UBS Multimat.