La QR-fattura

Pianificazione e preparazione

Emittente Di Fattura

Pianificazione e preparazione

Con QR-fattura si intende una fattura con sezione di pagamento e ricevuta integrate. La parte superiore di una QR-fattura corrisponde a una "normale" fattura mentre la parte inferiore include la ricevuta e la sezione di pagamento, che dal 30 giugno 2020 sostituirà, dopo una fase di transizione, le polizze di versamento rosse e arancioni. La piazza finanziaria non ha ancora stabilito la data ultima per il loro utilizzo.

Le varianti si distinguono nell'uso di un conto o dell'IBAN e dei riferimenti.

  • Per lo standard svizzero: QR-fattura con QR-IBAN e riferimento QR
  • Per lo standard internazionale: QR-fattura con IBAN e Riferimento del creditore
  • Per una semplice fatturazione: IBAN senza un riferimento strutturato

Le tre varianti possono essere emesse in CHF ed EUR.

I clienti che vogliono emettere e inviare QR-fatture con il proprio software devono:

  • avere un software in grado di emettere QR-fatture in conformità alle IG's (tedesco), alla Style Guide e alla griglia di riferimento
  • integrare l'ID PVBR per la variante QR-IBAN e il riferimento QR
  • disporre di infrastrutture quali stampante e carta perforata
  • effettuare il passaggio alla reportistica elettronica (camt Reporting)

A partire dal 30 giugno 2020, ai clienti sprovvisti di software che desiderano ricevere le QR-fatture tramite UBS proporremo una nuova soluzione.

Ai clienti raccomandiamo quanto segue:

  • Verificare i dati principali di debito, in particolare gli indirizzi; ove possibile questi dovrebbero essere presentati in maniera strutturata. Indicare il conto in formato IBAN e il QR-IBAN
  • Verificare se la soluzione di fatturazione impiegata supporta la creazione di QR-fatture e pianificare la data del passaggio durante la fase di transizione
  • Verificare che il software utilizzato sia in grado di elaborare gli avvisi tramite messaggi camt
  • Per il passaggio dall'avviso elettronico di pagamenti in entrata inerenti al file dell'accredito PVR v11 a camt.054, il cliente dovrebbe contattare il consulente alla clientela
  • Pianificare in modo efficiente le scorte di moduli (p. es. eventuali moduli prestampati), tenendo conto che le polizze di versamento saranno sostituite dalle QR-fatture

Sì, occorre osservare le direttive in conformità alle Implementation Guidelines svizzere per la QR-fattura. Nel documento Style Guide per la QR-fattura sono disponibili, come supporto, le specifiche e le raccomandazioni per la configurazione della QR-fattura. Per una verifica grafica della sezione di pagamento e della ricevuta fare riferimento alla griglia di riferimento.

Può essere utilizzata in tre modi:

  • integrata in una QR-fattura in formato cartaceo (incl. la perforazione secondo le specifiche di configurazione);
  • in allegato a una QR-fattura in formato cartaceo (incl. la perforazione secondo le specifiche di configurazione);
  • integrata in una QR-fattura per fatture inviate tramite e-mail, ad esempio in formato PDF (incl. il simbolo delle forbici o l'avviso che indica di staccare).

Il codice QR contiene tutti i dati rilevanti sul destinatario e il pagatore, l'importo, la valuta, ecc. Potrete consultare l'elenco completo nelle Implementation Guidelines svizzere per la QR-fattura . Tenete presente che tutti i valori dello Swiss QR Code rilevanti per il pagamento devono essere stampati nel campo informazioni.

Sulla base dei requisiti normativi e della decisione della piazza finanziaria di applicare in Svizzera il conto del destinatario sulla QR-fattura in formato IBAN, è stato necessario concepire una soluzione successiva al numero utente PVR. Una volta verificate diverse varianti è stato possibile mettere in sicurezza l’elevato tasso di automatizzazione end-to-end solo in relazione a un IBAN e a un QR-IBAN speciali.

No, da UBS il formulario di prova per la QR-fattura non è obbligatorio, tuttavia UBS lo mette a disposizione gratuitamente. Inviateci esempi della vostra QR-fattura al seguente indirizzo:

UBS Switzerland AG
Client Lifecycle Services
E-Contracts
Casella postale
CH-8098 Zurigo

Tenete presente che occorre osservare le direttive conformemente alle Implementation Guidelines svizzere per la QR-fattura

La brochure UBS (PDF, 631 KB) per la QR-fattura può essere d'aiuto.

Per una verifica grafica della sezione di pagamento e della ricevuta fare riferimento alla griglia di riferimento.

Da UBS è necessario continuare a utilizzare l'ID PVR nelle prime 6 cifre del riferimento QR. Si consiglia, quindi, di usare gli stessi riferimenti (o uno consecutivo) impiegati fino a ora per le polizze di versamento arancioni.

A partire dal 30.6.2020 potete emettere le QR-fatture.

Tuttavia, durante la fase di transizione, queste potranno essere utilizzate insieme alle polizze di versamento rosse e arancioni. PostFinance deve ancora comunicare la data ultima per l'utilizzo delle attuali polizze di versamento.

Vi consigliamo di iniziare a pianificare il passaggio alle QR-fatture nei prossimi 2 -3 anni.

QR-fattura di UBS

Si possono usare iI franco svizzero e l’euro. La valuta CHF o EUR deve essere stampata sulla sezione di pagamento, sotto allo Swiss QR Code e sulla ricevuta, a sinistra del campo dell’importo.

Si possono usare le seguenti varianti della QR-fattura:

  • QR-fattura con QR-IBAN e riferimento QR
  • QR-fattura con IBAN e Riferimento del creditore (ISO 11649)
  • QR-fattura con IBAN senza riferimento

La differenza tra le varianti sta nell'uso dell'IBAN e dei riferimenti.

Le QR-fatture con QR-IBAN e riferimento QR oppure con IBAN e Riferimento del creditore vengono raggruppate e contabilizzate a seconda del tipo di riferimento e di valuta. La suddivisione della contabilizzazione collettiva può essere ricevuta sotto forma di messaggi camt. Inoltre, le singole transazioni sono riportate nell'E-Banking. In alternativa, si continuerà a offrire un avviso cartaceo.

Chi emette la QR-fattura con software propri, al fine di evitare accrediti errati o che questa venga rifiutata, è tenuto a inserire l'ID PVBR nel riferimento QR. I riferimenti QR e PVBR hanno la stessa struttura formale e sono validati nel medesimo modo. Di conseguenza, il pagamento di una polizza di versamento arancione già eseguito tramite un canale online potrebbe essere effettuato nuovamente in modo errato sotto forma di polizza di versamento arancione, sostituendo il riferimento PVBR con il riferimento QR. Questo comporterebbe un accredito errato (pagamento effettuato al beneficiario sbagliato) o un rifiuto (il pagamento viene rimandato al pagatore).

Poiché continuate a utilizzare l'ID PVBR nel riferimento QR, potete impiegare gli stessi riferimenti come numero progressivo, in maniera analoga alle polizze di versamento arancioni.

Durante la fase in cui le polizze di versamento arancioni e le QR-fatture verranno usate in parallelo, gli emittenti dotati di software dovranno usare l'ID PVBR nel riferimento QR. Nel caso in cui non abbiate ancora un ID PVBR, richiedete a UBS Switzerland AG il nuovo numero identificativo (n. ID) per i riferimenti QR.

Emissione della QR-fattura

Le indicazioni sono contenute nella Style Guide 

La griglia di riferimento può essere consultata a tale scopo, mentre il contenuto del codice QR può essere controllato sulla piattaforma per test UBS. Inoltre, per le varianti con QR-IBAN e riferimento QR UBS offre un formulario di prova. Inviateci esempi delle vostre QR-fatture al seguente indirizzo:

UBS Switzerland AG
Client Lifecycle Services
E-Contracts
Casella postale
CH-8098 Zurigo

No; se le informazioni relative all'importo e al destinatario della fattura non sono stampate al momento dell'emissione della fattura, i campi incolori delineati dagli indicatori di angoli nella sezione di pagamento e nella ricevuta devono essere compilati a mano. Trovate informazioni in materia nelle “Implementation Guidelines svizzere per la QR-fattura”.

È possibile includere informazioni supplementari in tutte e tre le varianti. Le informazioni non strutturate possono essere utilizzate come indicazione di una causale di versamento o come informazioni testuali aggiuntive per i pagamenti con riferimento strutturato in “Informazioni supplementari”. Queste devono essere precompilate e non possono più essere integrate a mano.

Il nome e l’indirizzo del destinatario della fattura “Pagabile da”, nonché l’importo, possono essere inseriti a mano successivamente, se il contenuto di questi campi non è già indicato. In caso contrario, non è possibile aggiungere o modificare alcuna informazione a mano.

I clienti già in possesso di un ID PVBR sono stati contattati per iscritto nel 2° trimestre del 2020 e riceveranno il proprio QR-IBAN. I nuovi clienti devono richiedere il QR-IBAN e riceveranno un n. ID a 6 cifre, che deve essere utilizzato nelle prime sei cifre del riferimento QR.

La perforazione della sezione di pagamento è obbligatoria se la QR-fattura viene stampata e spedita. Se la QR-fattura riporta la sezione di pagamento e la ricevuta, o esse sono emesse separatamente come documento PDF e spedite elettronicamente, il formato A6 della sezione di pagamento e della ricevuta a sinistra devono essere separate da linee. Inoltre, su ognuna di queste linee deve essere riportato il simbolo delle forbici; in alternativa, è possibile apporre sopra la linea (esternamente alla sezione di pagamento) la nota "Da staccare prima del versamento".

Sì, tuttavia l'ammontare del pagamento, indicato in cifre con separatore decimale e due decimali, in questo caso è pari a "0,00" e nel campo "Informazioni supplementari" deve essere riportato il testo "Non utilizzare per il pagamento".

I campi "Scopo del pagamento" e "Non aggiungete comunicazioni" delle attuali polizze di versamento sono sostituiti dal campo "Informazioni supplementari", che contiene fino a 140 caratteri.

Ulteriori informazioni possono essere utilizzate in tutte e tre le varianti della QR-fattura sotto forma di messaggi non strutturati o di cosiddette informazioni di fatturazione.

I dati ivi riportati devono essere stampati in stampatello sulla sezione di pagamento, a destra dello Swiss QR Code. Non sono più consentite integrazioni a mano.

I messaggi non strutturati possono essere utilizzati come indicazione di una causale di versamento o come informazioni testuali aggiuntive per i pagamenti con riferimento strutturato. Questi dati vengono inoltrati con il versamento tramite la scansione del codice QR.

Le informazioni di fatturazione contengono dati codificati per la registrazione contabile automatizzata del pagamento. Questi dati non vengono inoltrati con il versamento e sono utili nel trattamento automatizzato del creditore.

Se la fattura viene emessa con la sezione di pagamento e la ricevuta integrate nel modulo, non è consentita la pubblicità nella sezione di pagamento e nella ricevuta.

Tuttavia, è ammessa nella parte che si può personalizzare, sopra la perforazione.

Stampa della QR-fattura

La QR-fattura, così come la sezione di pagamento e la ricevuta, possono essere stampate con una normale stampante.

Per la stampa si può utilizzare carta di colore bianco o bianco naturale, con grammatura compresa tra 80 e 100 gr/m2. È possibile stampare su carta riciclata, certificata FSC e TCF: quella laminata o lucida non è ammessa.

Sono consentiti i seguenti font sans serif: Arial, Frutiger, Helvetica e Liberations Sans; solamente in nero, né in corsivo, né sottolineato. La grandezza del carattere deve essere min. 6 pt. fino a un massimo di 10 pt. Maggiori informazioni sulle indicazioni di stampa sono reperibili nelle Implementation Guidelines svizzere per la QR-fattura.

ID PVBR, QR-IBAN, QR-IID e riferimento QR

Sì, il numero di riferimento PVBR può essere usato anche nella QR-fattura.

Durante la fase di impiego parallelo delle polizze di versamento e delle QR-fatture, consigliamo vivamente ai clienti UBS di continuare a utilizzare il riferimento PVBR nelle QR-fatture con riferimento QR.

Nel campo "Riferimento" è ammesso il riferimento QR da 27 caratteri (ora numero di riferimento PVBR) oppure il Riferimento del creditore fino a un massimo di 25 caratteri come da standard ISO-11649. La scelta del riferimento QR richiede l’utilizzo del QR-IBAN, quella del Riferimento del creditore l'IBAN.

Ultimate Creditor nell’emissione fattura (Future Use)

L’Ultimate Creditor è il destinatario definitivo del pagamento. All’avvio della QR-fattura, il 30 giugno 2020, non sarà ancora possibile compilare e inoltrare questa informazione, tuttavia nel codice QR è stato previsto un segnaposto per il futuro uso di questa informazione. Oggi è già possibile inoltrare questa informazione con il pagamento via file con pain.001.

La piazza finanziaria deciderà a partire da quando sarà possibile fornire questa informazione anche con la QR-fattura.

Cessazione PV/PVR e fase di impiego parallelo

Finché le polizze di versamento rosse e arancioni saranno impiegate, potrete scegliere liberamente cosa utilizzare per la fatturazione. Conclusa la fase di impiego parallelo, potrà essere usata solo la QR-fattura: per questo motivo è bene iniziare il passaggio il prima possibile.

Costi

Trovate il nostro listino prezzi per i clienti privati al seguente link:

Listino per clienti privati

Trovate il nostro listino prezzi per le aziende al seguente link:

Listino per aziende (PDF, 2 MB)

La Posta ha già deciso i prezzi, pubblicati su postfinance.ch.

Scegliendo il versamento allo sportello, il pagatore o debitore dà istruzioni di addebitare le commissioni all'emittente di QR-fattura.

Destinatario Di Fattura

Pianificazione e preparazione per i diversi canali di pagamento

Dipende da come paga le proprie fatture. Secondo la nostra analisi, i clienti usano generalmente due canali per i propri pagamenti presso UBS. Nella checklist (PDF, 95 KB) per i pagatori sono disponibili una panoramica e le istruzioni concernenti i casi in cui il cliente debba prendere provvedimenti.

Se utilizzate i servizi online di Mobile Banking, E-Banking, Multimat oppure ordini cartacei inviati tramite formulari UBS easy, ordine permanente cartaceo o consulente alla clientela, potrete continuare a utilizzarli anche con la QR-fattura dopo il 30 giugno 2020.

Se vi servite di una delle interfacce UBS, e quindi inserite prima la fattura in un software, dovrete aggiornare tempestivamente quest’ultimo ed eventualmente gli scanner o tutti i processi relativi ai creditori.

Allo sportello postale (agenzie o filiali) sarà possibile pagare anche le QR-fatture, analogamente a quanto avviene per le attuali polizze di versamento. Gli ordini di pagamento attuali possono essere utilizzati all'interno di UBS tramite formulari UBS easy, ordine permanente cartaceo o consulente alla clientela anche con QR-fattura.

Ogni istituto finanziario supporta i propri clienti durante il passaggio e lavora da anni a stretto contatto con l'industria del software per garantire che gli aggiornamenti siano messi tempestivamente a disposizione. Numerosi fornitori di software ERP hanno già lanciato moduli di software, lavorando attivamente a un passaggio puntuale e di successo. SIX ha pubblicato una lista, Readiness, sulla pagina ufficiale:

L'offerta UBS per il pagamento della QR-fattura

Sì, così come accade attualmente per le polizze di versamento rosse e arancioni, in futuro anche la sezione di pagamento potrà essere allegata a un ordine di pagamento in formato cartaceo. È necessario, però, che i campi "Conto/Pagabile a" e "Valuta" della QR-fattura siano compilati. L'importo, qualora mancasse, deve essere inserito manualmente. In linea con quanto avviene al momento, il versamento si può effettuare tramite:

  • UBS easy per CHF
  • UBS easy international per EUR
  • ordine permanente cartaceo
  • ordine singolo (per lettera, e-mail, telefono)

Vi preghiamo di tenere presente che negli ordini di pagamento con formulari UBS easy e ordine permanente cartaceo tutte le informazioni stampate nella sezione di pagamento o quelle integrabili a mano vengono sempre fornite insieme al pagamento, indipendentemente dal fatto che siano necessarie per l’esecuzione del pagamento. Le integrazioni a mano (ma non le cancellazioni) sono consentite solo in assenza dell’importo e/o del destinatario della fattura “Pagabile da”.

Il cliente deve semplicemente scansionare il codice QR tramite l’app UBS Mobile Banking, nell’UBS E-Banking (ad esempio tramite uno scanner esterno) o anche all’UBS Multimat della filiale più vicina e confermare i pagamenti.

La sezione pagamento deve essere separata dalla QR-fattura usando le forbici. Dopo di che può essere allegata (senza ricevuta) a un ordine di pagamento in formato cartaceo.

Vi preghiamo di tenere presente che negli ordini di pagamento con formulari UBS easy e ordine permanente cartaceo tutte le informazioni stampate nella sezione di pagamento o quelle integrabili a mano vengono sempre fornite insieme al pagamento, indipendentemente dal fatto che siano necessarie per l’esecuzione del pagamento. Le integrazioni a mano (ma non le cancellazioni) sono consentite solo in assenza dell’importo e/o del destinatario della fattura “Pagabile da”.

Reportistica (estratto conto, avviso di addebito, ordine permanente)

Non c'è una nuova reportistica specifica per le QR-fatture. Il cliente dispone degli stessi avvisi di addebito già esistenti per tutti i pagamenti.

Ci siamo assicurati che, all'atto del pagamento di una QR-fattura, le relative informazioni siano riportate anche sulla rispettiva reportistica. Esistono delle limitazioni a seconda di come l'addebito viene mostrato:

  • In formato fisico: nelle QR-fatture senza riferimento il campo "Ultimate Debtor" può non essere visualizzato, poiché il pagamento non può essere identificato come QR-fattura.
  • Online: i movimenti del conto corrente vengono mostrati nell’app UBS Mobile Banking senza dettagli.

QR-fattura con riferimento QR vs. PVBR

Il riferimento QR è uno dei due riferimenti strutturati presenti nella QR-fattura e deve essere sempre usato con il QR-IBAN. Il riferimento PVBR viene utilizzato nelle polizze di versamento arancioni (UBS PVBR o UBS PVBR Quick) come riferimento strutturato insieme a un numero di conto corrente postale.

I riferimenti QR e PVBR hanno la stessa struttura formale e sono validati nel medesimo modo. Di conseguenza, il pagamento di una polizza di versamento arancione già eseguito tramite un canale online potrebbe essere effettuato nuovamente in modo errato sotto forma di polizza di versamento arancione, sostituendo il riferimento PVR con il riferimento QR. Questo comporterebbe un accredito errato (pagamento effettuato al beneficiario sbagliato) o un rifiuto (il pagamento viene rimandato al pagatore).

Per evitare ciò, abbiamo creato dei chiari avvisi nell’UBS Digital Banking e nell’UBS Multimat nei quali viene esplicitamente chiesto al cliente quale tipo di pagamento desidera eseguire. Anche chi utilizza un software deve assicurarsi di registrare il metodo di pagamento corretto.

Destinatario della fattura

Per debitore finale s’intende la persona che riceve la QR-fattura, ovvero il destinatario della fattura. I dati relativi al destinatario della fattura devono essere inoltrati dall’istituto del pagatore, secondo l’accordo con il pagatore, all’istituto del beneficiario del pagamento, purché detti dati siano trasmessi dal pagatore nell’ordine di pagamento. I dati relativi al destinatario della fattura non vengono inoltrati solo nel caso in cui istruzioni opposte o accordi speciali con il pagatore ne escludano l’inoltro.

Il Destinatario della fattura è un'informazione opzionale e può essere tralasciata nell'effettuare il pagamento.

Questa opzione è presente nell’UBS Digital Banking e nell’UBS Multimat. In caso di ordini di pagamento cartacei UBS easy e UBS easy International e ordini permanenti, tutte le informazioni stampate nella sezione di pagamento e quelle integrabili a mano vengono sempre comunicate insieme al pagamento, a prescindere che siano o meno necessarie all’esecuzione del pagamento. Le integrazioni a mano (ma non le cancellazioni) sono consentite solo in assenza dell’importo e/o del destinatario della fattura “Pagabile da”.
Se il pagatore non lo desidera, può avvalersi dei seguenti canali di pagamento alternativi: UBS Multimat, UBS E-Banking oppure l’ordine singolo. Questi canali permettono al pagatore di modificare le informazioni relative al destinatario della fattura nell’ordine di pagamento e, se necessario, di tralasciarle o eliminarle. Nell’app UBS Mobile Banking il destinatario della fattura viene registrato solo con la scansione del codice QR, tuttavia solo a partire da agosto 2020 sarà possibile modificarlo o eliminarlo.

Ultimate Creditor nei pagamenti (Future Use)

L'ultimate creditor è il beneficiario finale del pagamento. Con l'introduzione della QR-fattura il 30 giugno 2020, non sarà ancora possibile compilare e inoltrare le informazioni relative all'ultimate creditor, tuttavia, è previsto un campo nel codice QR per il futuro uso. Al momento è già possibile fornire questa informazione nel file di pagamento con pain.001.
La piazza finanziaria comunicherà quando sarà possibile trasmettere questa informazione anche con la QR-fattura.

Se questa informazione dovesse essere comunque contenuta in una QR-fattura, non verrà inoltrata al momento dell'esecuzione del pagamento. In un pagamento pain.001 non può essere interdetto.

Aggiungere manualmente solo "Importo" e "Pagabile da"

Negli ordini di pagamento cartacei si possono integrare manualmente solo due campi, nel caso in cui essi manchino:

  • "Importo"
  • "Pagabile da (nome/indirizzo)"

Per tutti gli altri campi prestampati presenti sulla QR-fattura, le integrazioni inserite a mano tramite UBS easy e UBS easy International e ordine permanente cartaceo non saranno valide e il pagamento verrà effettuato sulla base delle indicazioni già presenti sulla QR-fattura. In alcuni casi, ciò può portare anche ad un rifiuto del pagamento. Il pagamento degli ordini singoli sarà effettuato secondo le indicazioni del cliente.

Costi

No; la QR-fattura può essere presentata a UBS tramite tutti gli attuali canali e, in base a quello scelto vengono applicati i prezzi dei rispettivi canali.