La QR-facture

Ce terme désigne une facture comprenant une section paiement et un récépissé, et qui remplace les anciens bulletins de versement orange et rouge depuis le 30 septembre 2022.

La partie supérieure de la QR-facture (1.) est semblable à une facture «normale», la partie inférieure est identique aux anciens bulletins de versement et se compose de deux parties: la section paiement (2.) et le récépissé (3.). Le Swiss QR Code (4.) se trouve sur la section paiement et contient toutes les informations importantes servant à la fois à la facturation et au paiement.

La référence QR est l'une des deux utilisations de références structurées sur une QR-facture et doit systématiquement être accompagnée du QR-IBAN. La référence BVR était utilisée comme référence structurée sur les bulletins de versement orange (UBS BVRB ou UBS BVRB Quick), en complément d’un numéro de compte postal.

Ces deux références sont construites et validées de la même façon.

Conformément à la norme ISO-11649, vous pouvez y indiquer soit la référence QR (n° de référence BVR actuellement) à 27 chiffres soit la Creditor Reference qui peut comprendre jusqu'à 25 chiffres. Dans le premier cas, vous devez inclure le QR-IBAN et dans le second, l'IBAN classique.

Example IBAN avec IID:

L'Ultimate Credit est le destinataire final de la facture. Au lancement de la QR-facture le 30 juin 2020, il ne sera pas encore possible de l'indiquer. Toutefois, un emplacement dans le QR-Code est prévu à cet effet. Il est actuellement possible de livrer cette information dans le fichier de paiement au format pain.001.

La place financière décidera quand cela sera faisable avec la QR-facture.

Si vous n’êtes pas parvenu-e à rendre votre logiciel de comptabilité compatible avec la QR-facture avant le 30 septembre 2022, le Portail QR d’UBS vous offre une solution de remplacement pour établir vos QR-factures en libre-service. En quelques clics, vous pouvez y créer et télécharger des bulletins de versement vierges ainsi que des QR-factures complètes, et même les imprimer (ou les faire imprimer par un imprimeur près de chez vous).

Vous pouvez toujours faire figurer vos coordonnées bancaires IBAN sur vos factures, que votre clientèle peut ensuite régler via E-Banking et Mobile Banking, ainsi qu’au Multimat UBS, même s’il ne s’agit pas encore de QR-factures.

Les QR-factures avec QR-IBAN et référence QR ou celles avec IBAN et Creditor Reference sont comptabilisées en fonction du type de référence et de la monnaie. La clôture d'écritures collectives peut être notifiée sous forme de message .camt. Les transactions individuelles sont consultables à tout moment sur l'E-Banking. Nous allons continuer à proposer une notification imprimée en guise d'alternative.

Pour les émetteurs de factures disposant d’un logiciel, il est obligatoire de se servir de l’identifiant BVRB dans la référence QR pendant la période de double utilisation du bulletin de versement orange et de la QR-facture. Si vous ne disposez pas encore d'ID BVRB, veuillez demander auprès d'UBS Switzerland AG le nouveau numéro d'ID (n° ID) pour les références QR.

Utilisez le portail QR-facture UBS pour établir vous-même vos QR-factures rapidement et simplement, en quelques clics. UBS n’offre aucun service de commande pour les bulletins de versement.

Pour l'autocontrôle de la QR-facture, vous pouvez utiliser la trame de contrôle (voir styleguide) et vérifier les données contenues dans le QR-code sur la plateforme de test UBS.

La platefome test est parfaitement adaptée aux éditeurs de logiciels. Vous pouvez aussi simuler une entrée de crédit.

De plus, nous vous proposons un formulaire test gratuit pour les QR-factures. Nous vous recommandons de nous envoyer sans attendre (avant le premier envoi officiel) des exemples de QR-factures à l’adresse suivante:

UBS Switzerland AG
Client Lifecycle Services
E-Contracts
Postfach
CH-8098 Zürich

Il faut cependant veiller à respecter les règles, conformément aux «Implementation Guidelines suisses pour QR-facture». Pour vous aider, le Manuel UBS de la QR-facture est à votre disposition.

Non. Si les informations relatives au montant et au destinataire de la facture ne sont pas inscrites lors de la facturation, il faut laisser des encadrés blancs à remplir à la main dans la section paiement, mais aussi sur le récépissé. Vous trouverez de plus amples informations dans les «Implementation Guidelines suisses pour QR-facture».

Il est possible d'indiquer des informations additionnelles dans les trois versions. Les informations non-structurées peuvent être utilisées pour indiquer le motif de paiement ou expliciter le paiement avec référence structurée sous «Informations additionnelles». Celles-ci doivent être préremplies et plus aucun ajout manuscrit ne peut être réalisé.

Si vous utilisez déjà un identifiant BVRB, vous devriez avoir reçu un courrier avec votre QR-IBAN au cours du deuxième trimestre 2020 de la part d’UBS. Tous les nouveaux clients doivent demander leur QR-IBAN une fois à UBS et ils se verront attribuer un identifiant à six chiffres. Veuillez ne vous servir que de cet identifiant à six chiffres pour les six premiers caractères de la référence QR.

Vous pouvez également trouver votre QR-IBAN en quelques clics sur notre UBS QR-Portal sous « Outils supplémentaires » > « QR-IBAN et références ». Vous pouvez y générer le QR-IBAN correspondant à l'aide de votre IBAN.

Non, les «Implementation Guidelines suisses pour QR-facture» doivent être respectées.

Oui, mais en l'espèce, il faut indiquer systématiquement le montant avec les centièmes, de cette manière: «0.00». Le champ «Informations additionnelles» doit en outre comprendre la mention «Ne pas se servir de la facture pour le paiement».

Oui, le champ «Informations complémentaires» comporte 140 caractères maximum.

Il est possible d'indiquer des informations dans les trois versions de la QR-facture, sous forme non-structurée ou de ce qu'on appelle les «informations de facturation».

Les informations inscrites ici doivent être imprimées en caractères d'imprimerie sur la section paiement, à droite du Swiss QR-Code. Les modifications manuscrites ne sont plus autorisées sur la facture.

Elles peuvent indiquer le motif de paiement ou expliciter le paiement avec référence structurée. Ces données sont transférées avec le paiement lors de la numérisation du code QR.

Elles contiennent des données codées pour la comptabilisation automatique du paiement. Les données ne sont pas transférées avec le paiement et sont utiles pour le traitement automatisé des créditeurs.

Si la facture est établie avec une section paiement et un récépissé intégrés dans le formulaire, la publicité est interdite sur ces deux parties.

Par contre, elle est autorisée dans la partie libre au-dessus de la perforation.

La perforation de la section paiement est obligatoire si la QR-facture est imprimée et envoyée par la Poste. Si la QR-facture avec section paiement et récépissé (ou simplement la section paiement avec récépissé) est créée au format PDF et envoyée au format électronique, alors la présence dune ligne de séparation entre la section paiement et le récépissé fourni à gauche est obligatoire. De plus, il faut inclure un pictogramme de ciseaux sur chacune de ces lignes ou indiquer la mention «à détacher avant le versement» au-dessus de la ligne (hors de la section paiement).

Lors du paiement de la facture QR, utilisez toujours le numéro de compte imprimé sur l’élément de paiement. Le numéro de compte est toujours au format IBAN. Celle-ci peut différer de l’IBAN habituel de l’émetteur de QR-facture lorsque le nouveau QR-IBAN est utilisé dans le cadre d’une référence à 27 chiffres.

Il s'agit du bénéficiaire final. Au lancement de la QR-facture le 30 juin 2020, il ne sera pas encore possible de l'indiquer. Toutefois, un emplacement dans le QR-Code est prévu à cet effet. Il est actuellement possible de livrer cette information dans le fichier de paiement au format pain.001.

La place financière décidera quand cela sera faisable avec la QR-facture.

Si cette information se trouve être indiquée sur la QR-facture, le paiement sera tout de même exécuté, mais sans livrer l'information. Il est impossible d'empêcher cela pour les paiements via pain.001.

Le débiteur final est la personne qui reçoit une QR-facture, soit le destinataire de la facture. Les données relatives au destinataire de la facture doivent être transmises à l'établissement du destinataire du paiement par l'établissement du payeur conformément à l'accord passé avec le payeur, et ce dans la mesure où ces données sont transmises par le payeur dans l'ordre de paiement. Les données relatives au destinataire du paiement ne sont pas transmises uniquement s'il existe des instructions spécifiques ou des accords particuliers avec le payeur.

Dans le cas du destinataire de la facture, il s'agit d'une information facultative qui n'est pas nécessaire à l'exécution du paiement. Il est donc possible de ne pas la mentionner.

Cette option est disponible dans le Digital Banking et le Multimat d'UBS. Pour les ordres papier UBS easy et UBS easy international ainsi que les ordres permanents, toutes les informations imprimées sur la partie paiement ou complétées à la main sont toujours indiquées dans le paiement, qu'elles soient nécessaires à l'exécution du paiement ou non. Les inscriptions manuscrites (hors ratures) sont uniquement autorisées en cas d'absence du montant et/ou du destinataire de la facture dans le champ «Payable par».

Si le payeur ne le souhaite pas, il peut recourir aux alternatives de paiement suivantes: Multimat, E-Banking, Mobile Banking ou ordre unique. Ces canaux permettent au payeur de traiter ou, le cas échéant, de supprimer les informations du destinataire de facture présentes sur l’ordre de paiement.

La section paiement doit être découpée de la QR-facture avec des ciseaux. Il est ensuite possible de joindre un ordre de paiement papier à la section paiement sans récépissé.

Veuillez noter que pour les ordres de paiement avec des formulaires UBS easy et des ordres permanents papier, toutes les informations imprimées sur la partie paiement ou complétées à la main sont toujours indiquées dans le paiement, qu'elles soient nécessaires à l'exécution du paiement ou non. Les inscriptions manuscrites (hors ratures) sont uniquement autorisées en cas d'absence du montant et/ou du destinataire de la facture dans le champ «Payable par».