UBS traktuje z pełną powagą zagadnienia ochrony Państwa danych osobowych. Niniejsza Polityka Prywatności informuje o tym, jakie dane osobowe są zbierane przez UBS oraz spółki należące do grupy kapitałowej UBS („UBS”, „my”, „nasze” lub „nas”), co z tymi danymi się dzieje i jakie prawa przysługują Państwu w tym zakresie.
POLITYKA PRYWATNOŚCI DLA KANDYDATÓW I POTENCJALNYCH KANDYDATÓW NA PRACOWNIKÓW UBS
POLITYKA PRYWATNOŚCI DLA KANDYDATÓW I POTENCJALNYCH KANDYDATÓW NA PRACOWNIKÓW UBS
Ochrona danych osobowych na podstawie Ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych osobowych (RODO)
UBS traktuje z pełną powagą zagadnienia ochrony Państwa danych osobowych. Niniejsza Polityka Prywatności informuje o tym, jakie dane osobowe są zbierane przez UBS oraz spółki należące do grupy kapitałowej UBS („UBS”, „my”, „nasze” lub „nas”), co z tymi danymi się dzieje i jakie prawa przysługują Państwu w tym zakresie. W razie pytań lub uwag na temat niniejszej Polityki, prosimy o kontakt pod adresem dpo-pl@ubs.com. Prowadzenie naszej działalności gospodarczej wiąże się ze zbieraniem i wykorzystywaniem przez UBS informacji (zwanych dalej „danymiosobowymi”), na temat osób fizycznych w tym informacji dotyczących potencjalnych, obecnych i byłych kandydatów na pracowników UBS.
W ramach naszego zobowiązania do ochrony danych osobowych, pragniemy Państwa w przejrzysty sposób poinformować:
- dlaczego i jak UBS zbiera, wykorzystuje i przechowuje Państwa dane osobowe;
- na jakiej podstawie prawnej prowadzone jest przetwarzanie Państwa danych osobowych; oraz
- jakie są Państwa prawa i nasze obowiązki w związku z tym przetwarzaniem.
1. Przedmiot Polityki prywatności
Niniejsza Polityka prywatności dotyczy wszelkich form wykorzystania przez nas danych osobowych („przetwarzanie”) na terytorium Jersey, Księstwa Monako oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”).
2. Rodzaj zbieranych danych osobowych
W przypadku potencjalnych, obecnych i byłych kandydatów na pracowników, zbieramy podstawowe informacje identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko, tytuł, stanowisko, historia zatrudnienia, doświadczenie oraz dane kontaktowe.
W przypadku osób aktywnie starających się o zatrudnienie w UBS, zwykle pozyskujemy także:
- Szczegółowe informacje identyfikacyjne (np. imię i nazwisko, stanowisko, tytuł, lokalizacja biura, służbowy numer telefonu, data i miejsce urodzenia, zdjęcie, numer dowodu osobistego, paszportu lub innych wymaganych dokumentów tożsamości, prywatny adres poczty elektronicznej lub pocztowy, kraj oraz numer rejestracyjny samochodu);
- Cechy osobowe i fizyczne (np. płeć, data urodzenia, status imigracyjny oraz cechy fizyczne);
- Informacje na temat wykształcenia i zatrudnienia (np. wynagrodzenie u obecnego pracodawcy, okres zatrudnienia u obecnego pracodawcy, ocena rozmowy kwalifikacyjnej oraz oceny z przeprowadzonych testów online, informacje na temat stanowiska takie jak nazwa stanowiska oraz umiejętności językowe);
- W stosownych przypadkach, informacje behawioralne i informacje o cechach osobowości takie jak informacje uzyskane w celu oceny dopasowania kandydata do standardów UBS.
Informacje przekazane wraz z podaniem muszą być prawdziwe, dokładne, kompletne i nie wprowadzać w błąd. Przyjmują Państwo do wiadomości, że wszelkie fałszywe lub wprowadzające w błąd oświadczenia dokonane przez Państwa w trakcie procesu rekrutacyjnego, w tym podanie oraz wszelkie oceny oraz przeprowadzone rozmowy, mogą być uznane za wystarczający powód do uzasadnienia odrzucenia Państwa podania lub, jeśli zostali już Państwo zatrudnieni, do natychmiastowego rozwiązania Państwa stosunku pracy, z zachowaniem należytych procedur.
Jeśli podają nam Państwo informacje o Państwa rodzinie albo innych osobach trzecich w trakcie procesu rekrutacyjnego (np. osoby kontaktowe w razie zagrożeń albo referencje) to zanim podadzą nam Państwo takie informacje, muszą Państwo poinformować te osoby, że przekazują nam Państwo ich dane i przekazać im kopię tej polityki prywatności.
W przypadku przyjęcia przez Państwa pracy w UBS, w celu przeprowadzenia niezbędnych weryfikacji danych i stworzenia Państwa profilu w bazie danych pracowników Grupy UBS pozyskujemy również zwykle następujące informacje:
- Informacje rodzinne (np. stan cywilny, szczegóły dot. relacji rodzinnych lub osobistych wewnątrz UBS); oraz
- Informacje finansowe (np. historia kredytowa, dane o rachunku bankowym, dane podatkowe, informacje wymagane przy przeprowadzaniu wymaganych kontroli związanych z praniem pieniędzy, działalnością przestępczą, korupcją, finansowaniem terroryzmu i powiązanymi kwestiami).
W niektórych przypadkach przetwarzane przez nas dane osobowe będą także obejmowały szczególne kategorie danych, takie jak informacje dotyczące różnorodności (w tym dane na temat pochodzenia rasowego i etnicznego, przekonań religijnych i innych przekonań podobnego rodzaju) oraz dane na temat zarzucanych lub udowodnionych przestępstw, w każdym przypadku – o ile jest to dozwolone przepisami prawa.
W niektórych przypadkach pozyskanie danych osobowych od Państwa może być podyktowane wymogiem spełnienia ciążących na nas obowiązków prawnych i regulacyjnych. W takim przypadku poinformujemy Państwa o obowiązku przekazania tych informacji oraz o konsekwencjach braku możności pozyskania ich przez nas.
W niektórych przypadkach UBS będzie także pozyskiwać dane osobowe pośrednio od osób trzecich takich agencje rekrutacyjne, za pośrednictwem których aplikują Państwo o pracę w UBS, podmioty zajmujące się weryfikacją danych pracowniczych, takie jak HireRight (UK), i inne podmioty świadczące usługi administracyjne związane z rekrutacją pracowników (przykładowo dokonujących wpisu kandydatów na listy rezerwowe) lub z publicznie dostępnych źródeł, takich jak biznesowe lub rekrutacyjne portale społecznościowe oraz portale pracy.
3. Podstawa prawna i cele przetwarzania danych osobowych
3.1 Podstawa prawna przetwarzania
Nie wolno nam przetwarzać danych osobowych bez ważnej podstawy prawnej. W związku z tym przetwarzanie Państwa danych osobowych będzie dokonywane wyłącznie, jeśli:
- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania naszych obowiązków umownych wobec Państwa lub w celu podjęcia na Państwa żądanie działań przed zawarciem umowy, takich jak sporządzenie dla Państwa umowy o pracę po podjęciu decyzji o złożeniu Państwu oferty zatrudnienia;
- przetwarzanie jest niezbędne w celu wypełnienia naszych obowiązków prawnych lub regulacyjnych, takich jak wymogi referencyjne;
- przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, jak w przypadku zapewnienia dostępu do obiektów UBS osobom niepełnosprawnym w celach przeprowadzenia rozmów kwalifikacyjnych;
- przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów UBS i nie wywiera nadmiernego wpływu na Państwa interesy lub podstawowe prawa i wolności (patrz poniżej);
- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym; albo
- w niektórych przypadkach i każdorazowo po wystąpieniu do Państwa o zgodę, gdy uzyskamy od Państwa wcześniejszą zgodę.
Do przykładów „prawnie uzasadnionych interesów”, o których mowa powyżej, należą:
- korzystanie z serwisów zapewniających optymalizację kosztów (np. możemy podjąć decyzję o skorzystaniu z platform informatycznych oferowanych przez kontrahentów);
- ustalenie, czy umiejętności, cechy i doświadczenie kandydata lub potencjalnego kandydata są odpowiednie dla danego stanowiska w UBS oraz czy w związku z tym należy (i) złożyć kandydatowi ofertę zatrudnienia w UBS albo (ii) skontaktować się z nim w celu ewentualnego złożenia mu oferty zatrudnienia w UBS;
- na odpowiednim etapie procesu rekrutacji (tj. w ramach składania Państwu oferty zatrudnienia), zweryfikowanie prawidłowości informacji przekazanych nam przez Państwa w podaniu o pracę, w tym poprzez weryfikację danych pracowniczych;
- zapobieganie oszustwom lub przestępstwom, nadużyciom naszych produktów lub usług, jak również naruszeniom bezpieczeństwa naszych systemów informatycznych, architektury i sieci oraz bezpieczeństwa obiektów UBS;
- wykonanie przysługujących nam praw wynikających z art. 16 i 17 Karty praw podstawowych, w tym wolności prowadzenia działalności gospodarczej oraz prawa własności (w stosownych przypadkach); oraz
- realizacja naszych celów korporacyjnych oraz w zakresie odpowiedzialności społecznej.
Przetwarzanie przez nas szczególnych kategorii Państwa danych osobowych (o ile je przetwarzamy) będzie prowadzone w sytuacji, gdy:
- przetwarzanie jest niezbędne dla zrealizowania naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych lub ochrony socjalnej;
- przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych;
- przetwarzanie jest niezbędne w związku z istotnym interesem publicznym; albo
- udzielili nam Państwo wyraźnej zgody na przetwarzanie tych danych osobowych (gdy jest to dozwolone prawnie).
3.2 Cele przetwarzania
W każdym przypadku przetwarzamy Państwa dane osobowe w konkretnym celu i tylko te dane, których przetwarzanie jest w związku z tym niezbędne. Cele przetwarzania danych osobowych kandydatów na pracowników obejmują w szczególności:
- realizację działań rekrutacyjnych, takich jak ustalenie, czy kwalifikacje kandydata są odpowiednie, weryfikację pracowników obejmującą sprawdzenie istniejących lub potencjalnych konfliktów interesów bądź innych restrykcji ograniczających lub uniemożliwiających zatrudnienie kandydata w UBS;
- współpracę z zewnętrznymi kontrahentami (np. agencjami rekrutacyjnymi – dalsze informacje o tym, kiedy podejmujemy współpracę z osobami trzecimi poniżej);
- prowadzenie naszej dokumentacji kadrowej oraz aktualizację bazy danych pracowników Grupy UBS;
- w stosownych przypadkach – zarządzanie i udostępnianie danych osobowych w ramach Grupy UBS;
- udzielenie odpowiedzi na oficjalny wniosek przekazany przez organ publiczny lub sądowniczy posiadający właściwe upoważnienie;
- wypełnienie obowiązków prawnych nałożonych na UBS w związku z jej praktykami rekrutacyjnymi; oraz
umożliwienie ich przekazania potencjalnemu kupującemu, nabywcy, wspólnikowi w ramach transakcji połączenia lub sprzedawcy oraz ich doradcom w związku z faktycznym lub potencjalnym przeniesieniem lub połączeniem części lub całości przedsiębiorstwa lub majątku UBS bądź związanych z nimi praw lub uprawnień, albo w celu nabycia innego przedsiębiorstwa lub połączenia z nim.
4. Ochrona danych osobowych
Wszyscy pracownicy mający dostęp do danych osobowych muszą przestrzegać wewnętrznych zasad i procedur przetwarzania danych osobowych w celu ich ochrony i zapewnienia ich poufności. Są także zobowiązani przestrzegać wszystkich środków technicznych i organizacyjnych wdrożonych w celu ochrony danych osobowych.
Wprowadziliśmy także odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed niedozwolonym, przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nadużyciem, ujawnieniem lub dostępem oraz przed wszelkimi innymi niezgodnymi z prawem formami przetwarzania. Wspomniane środki bezpieczeństwa zostały wdrożone z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztów ich wdrożenia, ryzyka wynikającego z przetwarzania oraz charakteru danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem danych wrażliwych.
5. Osoby lub podmioty, które mają dostęp do danych osobowych oraz którym dane osobowe są przekazywane
5.1 W ramach Grupy UBS
Dane osobowe udostępniamy członkom naszego personelu oraz innych spółek należących do tej samej grupy kapitałowej („Grupa UBS”) dla realizacji celów wskazanych w pkt. 3.2 powyżej. Te inne spółki Grupy UBS będą pełnić funkcję kolejnego administratora w ramach niniejszej Polityki lub będą przetwarzać dane osobowe w imieniu i na wniosek administratora.
W Rosji informacje będą przetwarzane przez OOO UBS Bank z siedzibą w Moskwie, Paveletskaya pl 2-2, zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami.
5.2 Poza Grupą UBS
W zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, dane osobowe przekazujemy także osobom trzecim poza Grupą UBS dla realizacji celów wymienionych w ust. 3.2 powyżej, w tym:
- usługodawcom zewnętrznym, takim jak nasi dostawcy systemów informatycznych, usług hostingowych, usług przetwarzania w chmurze, dostawcy baz danych, konsultanci (w tym ewentualnie agencja rekrutacyjna, za pośrednictwem której aplikują Państwo o pracę w UBS, oraz prawnicy) oraz podmiotom zewnętrznym prowadzącym weryfikację potencjalnych pracowników przed ich zatrudnieniem (takim jak HireRight (UK)) – przy czym każdy z tych usługodawców podpisał umowę w sprawie ochrony Państwa danych osobowych;
- potencjalnemu kupującemu, nabywcy, wspólnikowi w ramach transakcji połączenia lub sprzedawcy i ich doradcom w związku z faktycznym lub potencjalnym przeniesieniem lub połączeniem części lub całości przedsiębiorstwa lub majątku UBS bądź związanych z nimi praw lub uprawnień, albo w celu nabycia innego przedsiębiorstwa lub połączenia z nim;
- wszelkim organom krajowym lub międzynarodowym o charakterze regulacyjnym, egzekucyjnym lub giełdowym bądź sądom, gdy jest to wymagane przepisami obowiązującego prawa lub przepisami regulacyjnymi, bądź na ich wniosek;
- osobom podanym przez Państwa w podaniu o pracę w UBS jako osoby, które zgodziły się udzielić Państwu referencji;
- jednostkom organów państwowych lub samorządowych lub innym ustawowym organom państwowym; oraz
- każdemu prawnie uzasadnionemu adresatowi korespondencji wymaganej przepisami prawnymi lub regulacyjnymi.
5.3 Przekazanie poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego
Dane osobowe przekazywane w ramach Grupy UBS lub poza nią zgodnie z postanowieniami pkt. 5.1 i 5.2 są również przetwarzane w niektórych przypadkach w kraju spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”), który obejmuje kraje członkowskie UE, Islandię, Liechtenstein i Norwegię. Kraje nienależące do EOG mogą nie zapewniać tego samego stopnia ochrony danych osobowych, co kraje członkowskie EOG.
W przypadku przekazywania Państwa danych osobowych poza EOG, wdrożymy odpowiednie zabezpieczenia, aby zagwarantować, że przekazywanie danych osobowych następuje zgodnie z obowiązującymi zasadami ich ochrony. W celu zapewnienia tego stopnia ochrony Państwa danych osobowych, UBS może zawrzeć umowę o przekazywaniu danych osobowych z odbierającym dane osobowe państwem trzecim, opartą na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub zapewnić, że dane osobowe będą przekazywane do kraju, dla którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub do USA w ramach Tarczy Prywatności UE-USA. Mogą Państwo wystąpić o dodatkowe informacje w tym względzie i uzyskać kopię odnośnych zabezpieczeń korzystając z przysługujących Państwu praw określonych poniżej. W przypadku przekazywania przez UBS danych osobowych innych spółkom należącym do grupy, będziemy polegać na standardowych klauzulach umownych.
Wykaz krajów, w których UBS prowadzi działalność (w ramach EOG i poza jego terytorium), jest dostępny pod adresem https://www.ubs.com/locations.html.
6. Czas przechowywania danych osobowych
Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania celu, w którym zostały zebrane, lub zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów prawa, wymogami regulacyjnymi lub zasadami wewnętrznymi. Generalnie, z zastrzeżeniem nielicznych wyjątków, dane osobowe kandydatów na pracowników UBS, którzy nie zostali przyjęci do pracy, są przechowywane przez okres 36 miesięcy od dnia zawiadomienia Państwa o odrzuceniu najpóźniej złożonego podania o pracę, dane potencjalnych kandydatów na pracowników UBS są przechowywane przez okres 36 miesięcy od dnia naszej ostatniej korespondencji z Państwem, zaś sposób postępowania z danymi osobowymi kandydatów przyjętych do pracy określa Polityka prywatności dla pracowników, której kopia zostanie Państwu przekazana po zatrudnieniu w UBS.
Natomiast gdyby ktoś życzył sobie usunięcia swoich danych osobowych z naszych baz danych, może on złożyć wniosek wskazany w pkt. 7 poniżej, który zostanie rozpatrzony na zasadach w tym punkcie określonych.
7. Prawa w zakresie danych osobowych i ich wykonanie
7.1 Przysługujące prawa
Może Państwu przysługiwać prawo dostępu i uzyskania kopii Państwa danych osobowych przetwarzanych przez UBS. W przypadku przypuszczeń, że posiadane przez nas dane osobowe dotyczące Państwa są niepoprawne lub niekompletne, mogą Państwo także wystąpić o ich sprostowanie.
Może Państwu także przysługiwać prawo:
- sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych;
- zażądania usunięcia Państwa danych osobowych;
- zażądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych; lub
- wycofania zgody w sytuacji, gdy UBS uzyskała Państwa zgodę na przetwarzanie danych osobowych (przy czym wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody).
UBS będzie honorować te żądania, wycofanie zgody lub sprzeciw zgodnie z wymogami obowiązujących zasad ochrony danych osobowych, natomiast prawa te nie są prawami bezwzględnymi: nie zawsze mają zastosowanie, jak również mogą podlegać wyjątkom. Zwykle w odpowiedzi na Państwa wniosek poprosimy o potwierdzenie Państwa tożsamości lub przekazanie informacji, które pozwolą nam lepiej zrozumieć Państwa wniosek. W przypadku niezrealizowania Państwa wniosku wyjaśnimy powody naszej decyzji.
7.2 Wykonywanie praw
W celu wykonania powyższych praw należy przesłać e-mail na adres sh-hr-eugdpr-snow@ubs.com.
Jeżeli nie będą Państwo usatysfakcjonowani sposobem przetwarzania Państwa danych osobowych przez UBS, prosimy o informację w tej sprawie, abyśmy mogli przeanalizować Państwa wątpliwości. Prosimy o przekazanie Państwa uwag poprzez kontakt z lokalnym przedstawicielem Group DPO (LDPC) na adres email dpo-pl@ubs.com.
Jeżeli nie będą Państwo usatysfakcjonowani odpowiedzią UBS, mają Państwo prawo złożenia skargi w urzędzie ochrony danych osobowych w kraju, w którym Państwo zamieszkują lub pracują bądź w miejscu, gdzie Państwa zdaniem powstały problemy związane z Państwa danymi osobowymi. Dane kontaktowe odpowiednich organow odpowiedzialnych za ochronę danych osobowych znajdziecie Państwo pod adresem http://ec.europa.eu/justice/data-protection/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.
W celu zapewnienia aktualności i prawidłowości Państwa danych osobowych, prosimy Państwa o informowanie nas o wszelkich zmianach w Państwa danych osobowych (takich jak zmiana adresu).
8. Aktualizacja niniejszej Polityki
Ostatnia aktualizacja niniejszej Polityki została sporządzona w grudzień 2018 r.. Polityka podlega zmianom. Wszelkie przyszłe zmiany lub uzupełnienia zasad przetwarzania danych osobowych opisanych w niniejszej Polityce, które Państwa dotyczą, zostaną Państwu przekazane w sposób, w jaki zwykle się z Państwem kontaktujemy.
POLITYKA PRYWATNOŚCI DOTYCZĄCA KANDYDATÓW I POTENCJALNYCH KANDYDATÓW NA PRACOWNIKÓW UBS
POLITYKA PRYWATNOŚCI DOTYCZĄCA KANDYDATÓW I POTENCJALNYCH KANDYDATÓW NA PRACOWNIKÓW UBS
Ochrona danych osobowych dla pozostałych krajów
Przedstawione poniżej informacje są istotne – należy się z nimi zapoznać przed przejściem do kolejnego etapu. Kontynuacja wypełniania wniosku oznacza przyjęcie zasad niniejszej Polityki prywatności („Polityka prywatności”):
1. Cel wykorzystania danych osobowych
Informacje przekazywane przez Państwa jako kandydata / potencjalnego kandydata (“Kandydat”) UBS w podaniu o pracę lub w inny sposób, ustnie lub pisemnie, oraz w trakcie całego procesu rekrutacji lub w związku z nim, w tym w czasie wstępnych rozmów, ocen i rozmów kwalifikacyjnych („Dane Osobowe”) zostaną umieszczone na serwerach i będą przechowywane w imieniu UBS przez oddziały, spółki zależne lub powiązane UBS (łącznie – „UBS”) i/lub zewnętrznych kontrahentów pochodzących z różnych krajów świata.
„Z wyjątkiem przypadków uzyskania Państwa wyraźnej zgody lub w innej sytuacji dozwolonej przepisami obowiązującego prawa, cele przetwarzania Danych Osobowych obejmują: (i) rekrutację (włączając w to weryfikację przeszłości) ; (ii) cele marketingowe związane z rekrutacją, (iii) cele o charakterze prawnym; (iv) cele o charakterze regulacyjnym; (v) przechowywanie danych; (vi) cele statystyczne (sprawozdawczość w zakresie różnorodności, analiza trendów, sprawozdawczość w zakresie wskaźników efektywności); oraz (vii) administrację kadrową oraz cele kierownicze („Cele”).
Są Państwo świadomi faktu, że w niektórych krajach przekazane przez Państwa Dane Osobowe mogą nie podlegać tej samej ochronie prawnej, jaka jest wymagana w Państwa kraju zamieszkania, i że obowiązujące tam przepisy w zakresie prywatności, ochrony danych oraz poufności danych osobowych mogą nie gwarantować takiego samego poziomu ochrony, jaki jest stosowany w Państwa kraju zamieszkania. Mimo to UBS zapewni stosowanie zasad niniejszej Polityki prywatności do ochrony Państwa danych osobowych w każdym miejscu świata, do którego zostaną one przekazane.
W celu uniknięcia wątpliwości UBS przetwarza Dane Osobowe w sposób dozwolony przepisami obowiązującego prawa i może opierać się na każdej zgodnej z prawem podstawie oprócz uzyskania zgody, o ile prawo na to zezwala. Takie zgodne z prawem podstawy mogą obejmować w szczególności przetwarzanie danych osobowych w celu wypełnienia obowiązku prawnego, z powodu konieczności wynikającej z umowy lub w związku z uzasadnionymi interesami.
2. Kto ma dostęp do Państwa Danych Osobowych i kto będzie je przetwarzał?
UBS prowadzi swoją działalność za pośrednictwem oddziałów, spółek zależnych oraz grup kapitałowych na całym świecie, w związku z czym dostęp do Państwa Danych Osobowych mogą uzyskać, jak również mogą być one przekazywane i przechowywane przez każdy z tych oddziałów, spółkę zależną lub powiązaną UBS w ramach realizacji Celów (patrz powyżej). Administrator Państwa Danych Osobowych jest podmiotem powiązanym UBS, tj. spółki której przekazali Państwo swoje Dane Osobowe.
Na terytorium Federacji Rosyjskiej, informacje będą przetwarzane przez OOO UBS Bank, Moskwa, ul. Paveletskaya pl 2-2, zgodnie z obowiązującym przepisami i prawem lokalnym.
UBS może także ujawnić Dane Osobowe agencji rekrutacyjnej lub innym usługodawcom zewnętrznym, których siedziba może znajdować się poza Państwa krajem zamieszkania, w celu wykonania określonych zadań w imieniu UBS na rzecz bądź jako wsparcie przetwarzania Danych Osobowych przez UBS w ramach realizacji Celów (takich jak kontakt telefoniczny z Państwem lub przesłanie Państwu e-maila, koordynacja lub organizacja spotkań z Państwem bądź zapewnienie wsparcia informatycznego). Na usługodawcach zewnętrznych wykonujących określone zadania w imieniu UBS ciąży obowiązek spełnienia wysokich standardów bezpieczeństwa, aby zapewnić ochronę Państwa Danych Osobowych. Usługodawcy ci będą traktować Państwa Dane Osobowe jako informacje poufne i będą posługiwać się nimi zgodnie z zasadami niniejszej Polityki prywatności. UBS może także ujawnić Dane Osobowe innym osobom trzecim na podstawie postanowienia sądu, rozporządzenia lub zarządzenia organów państwowych lub zgodnie z wymogami prawa.
Jeżeli UBS polecił Państwu pracownik tej spółki („Polecający Pracownik”), Polecający Pracownik otrzyma ogólne informacje na temat statusu Państwa podania o pracę (takie jak „Podanie w trakcie rozpatrywania”, „Rozmowy kwalifikacyjne/Ocena w toku”, „Rozpatrywanie podania zakończone” lub „Oferta pracy została przyjęta”). Polecający Pracownik może znajdować się poza Państwa krajem zamieszkania i być zatrudniony w każdym z oddziałów, spółce zależnej lub stowarzyszonej UBS. Poza ogólnymi informacjami na temat statusu Państwa podania o pracę, UBS nie będzie ujawniać Polecającemu Pracownikowi Danych Osobowych przekazanych przez Państwa UBS w podaniu o pracę lub w inny sposób.
3. Jakich danych od Państwa oczekujemy?
Potwierdzają Państwo, że wszelkie Dane Osobowe przekazane przez Państwa, w tym w niniejszym podaniu o pracę, będą zgodne z prawdą, rzetelne, kompletne i nie będą wprowadzały w błąd. Przyjmują Państwo do wiadomości, że wszelkie oświadczenia, które są niezgodne z prawdą lub wprowadzają w błąd, bądź informacje pominięte przez Państwa w procesie rekrutacji, w tym w niniejszym podaniu o pracę oraz wszelkich ocenach i rozmowach kwalifikacyjnych, mogą stanowić wystarczającą podstawę dla odrzucenia Państwa podania o pracę lub – jeśli zostali Państwo zatrudnieni – rozwiązania z Państwem stosunku pracy ze skutkiem natychmiastowym, z zastrzeżeniem obowiązujących zasad.
4. Co zrobić w przypadku trudności ze złożeniem podania o pracę droga elektroniczną?
UBS zachęca Państwa do złożenia podania o pracę przez Internet. Gdyby jednak mieli Państwo trudności ze złożeniem go drogą elektroniczną lub jeżeli wystąpią okoliczności, które to Państwu uniemożliwią, prosimy o kontakt pocztą elektroniczną lub listownie na adres siedziby UBS w danym kraju w celu omówienia alternatywnych sposobów starania się o pracę.
5. Dlaczego oraz w jaki sposób przechowujemy Dane Osobowe?
Przekazane nam Dane Osobowe mogą zostać przechowane w Celach określonych przez UBS lub osobę trzecią w imieniu UBS zgodnie z niniejszą Polityką prywatności.
Jeżeli zostaną Państwo zaproszeni do wzięcia udziału w testach lub w rozmowie kwalifikacyjnej i ocenie, wszelkie dane z oceny będą przechowywane przez UBS lub usługodawcę zewnętrznego działającego w imieniu UBS zgodnie z niniejsza Polityką prywatności.
Na dalszym etapie procesu rekrutacyjnego możemy chcieć przeprowadzić weryfikację przekazanych przez Państwa Danych Osobowych, w tym zawartych w podaniu o pracę. Taka weryfikacja może być przeprowadzona przez UBS lub zewnętrznego usługodawcę w imieniu UBS zgodnie z niniejsza Polityką prywatności. Jeżeli Państwa podanie o pracę zostanie ocenione pozytywnie, możemy także wykorzystać Państwa Dane Osobowe w ramach administracji kadrowej (w tym w szczególności poprosić o wypełnienie ankiet dotyczących rekrutacji) oraz do celów kierowniczych.
Jeżeli rozmowy rozpoznawcze nie będą kontynuowane lub Państwa podanie o pracę nie zostanie przyjęte, możemy odwołać się do przekazanych nam przez Państwa Danych Osobowych w sytuacji, kiedy będą się Państwo starać o pracę ponownie, jak również możemy podjąć próbę kontaktu z Państwem na podany adres e-mail lub numer telefonu w przypadku pojawienia się w późniejszym czasie odpowiedniego dla Państwa wakatu.
Jeżeli aplikowali Państwo o pracę na danym stanowisku, Państwa podanie o pracę dotyczy wyłącznie tego konkretnego stanowiska. Jeżeli są Państwo zainteresowani innymi stanowiskami w UBS, prosimy o złożenie odrębnego podania o tę pracę, ponieważ UBS niekoniecznie automatycznie uwzględni Państwa kandydaturę do pracy na innych stanowiskach.
6. Jakie Państwa dane przechowujemy i przetwarzamy?
UBS sprawdza dane Kandydata w związku z możliwością wystąpienia określonego ryzyka oraz pod kątem zapewnienia przestrzegania przepisów prawa (np. przestrzegania wymogów dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy). W tym celu UBS sprawdza imię i nazwisko Kandydata w centralnej bazie danych, do której dane z publicznie dostępnych źródeł przekazywane są głównie przez zewnętrznych usługodawców. Takie dane publiczne dostarczane przez zewnętrznych usługodawców mogą również zawierać dane dotyczące pochodzenia rasowego i etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych, a także przynależności związkowej. UBS wykorzystuje wyłącznie dane związane z rekrutacją i sfinalizowaniem zatrudnienia lub które są niezbędne do przeprowadzenia wymaganych kontroli w związku z praniem pieniędzy, działalnością przestępczą, korupcją, finansowaniem terroryzmu oraz podobnymi aspektami związanymi z przestrzeganiem przepisów prawa. Kontrole przeprowadza specjalnie do tego upoważniony pracownik UBS lub specjalistyczne podmioty zewnętrzne świadczące usługi weryfikacji danych pracowniczych zaangażowane przez UBS. Dane i wyniki weryfikacji są wykorzystywane wyłącznie w Celach określonych powyżej.
7. Jak uzyskać dostęp do swoich Danych Osobowych, zmienić je lub usunąć?
Państwa Dane Osobowe mogą być przechowywane i dostępne w systemie w celach, o których mowa powyżej, przez okres 36 miesięcy od daty utworzenia lub ostatniej zmiany Państwa profilu, w zależności od tego, co nastąpi później. Po upływie tego czasu dane zostaną zniszczone, z tym wyjątkiem, że dane Kandydata starającego się o zatrudnienie w USA mogą być przechowane przez dłuższy okres czasu.
Jeżeli nie wyrażają Państwo zgody na przechowywanie przez UBS Państwa Danych Osobowych, prosimy o kontakt zgodnie z informacjami podanymi na stronie internetowej.
Jeżeli uznamy to za właściwe lub konieczne, zastrzegamy sobie prawo, bez powiadomienia Państwa, do wykasowania lub usunięcia w dowolnym czasie z naszych systemów przekazanych przez Państwa Danych Osobowych.
W pewnych okolicznościach może Państwu przysługiwać prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania przez nas Państwa danych (oraz wobec wszelkich innych przyznanych nam praw) zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony lub prywatności danych osobowych. Jeżeli chcieliby Państwo skorzystać z tych praw, prosimy o kontakt zgodnie z informacjami podanymi na stronie internetowej.
Mogą Państwo również zmienić lub usunąć przekazane Dane Osobowe bezpośrednio w systemie, za pośrednictwem Państwa bezpiecznego konta internetowego.
8. Co należy wziąć pod uwagę przekazując Dane Osobowe przez Internet?
Formularz aplikacyjny, wszystkie zawarte w nim Dane Osobowe oraz wszelkie informacje, jakie nam Państwo przekażą w ramach procesu aplikacyjnego będą przekazywane przez Internet, do którego wszyscy mają swobodny dostęp. W związku z tym przyjmują Państwo do wiadomości, że ten sposób przekazywania informacji nie jest bezpieczny i przedmiotowe dane mogą być przekazywane przez granice państw bez ograniczeń, niezależnie od lokalizacji nadawcy i odbiorcy. Ani UBS, ani żaden z naszych zewnętrznych usługodawców nie przyjmuje na siebie jakiejkolwiek odpowiedzialności (czy to za obrażenia ciała, straty lub szkody - niezależnie od tego, jak powstały) wobec Kandydatów w związku z przekazywaniem ich danych osobowych (w tym za błędy, opóźnienia lub awarie transmisji) przez Internet.
Niniejsza Polityka prywatności może podlegać zmianom. Wszelkie zmiany lub uzupełnienia zasad przetwarzania dany osobowych opisanych w niniejszej Polityce prywatności, które Państwa dotyczą, zostaną Państwu przekazane w sposób, w jaki zwykle się z Państwem kontaktujemy.
Kontynuując wypełnianie wniosku potwierdzają Państwo przyjęcie warunków i zasad niniejszej Polityki prywatności i udzielają Państwo zgody na przetwarzanie Państwa Danych Osobowych (w tym wrażliwych danych osobowych) określone w niniejszej Polityce prywatności oraz zgodnie z jej warunkami i zasadami, jak również przyjmują Państwo do wiadomości, że UBS nie ponosi odpowiedzialności ani nie ciążą na niej obowiązki prawne, które nie zostały w sposób wyraźny określone w niniejszej Polityce prywatności bądź ustalone na innych zasadach w formie pisemnej pomiędzy Państwem i UBS. W każdej chwili mogą Państwo wycofać swoją zgodę na przetwarzanie Państwa Danych Osobowych, z tym że UBS zastrzega sobie prawo dalszego przetwarzania Państwa Danych Osobowych, jeśli istnieje ku temu podstawa prawna.
Aby uzyskać dane kontaktowe, należy kliknąć tutaj.
