Data Privacy Notice

In base al prodotto o al servizio fornito ai clienti, se del caso, UBS può trattare dati personali fra cui:

• Informazioni personali quali: nome, codice fiscale, data di nascita, documenti identificativi (inclusa copia della carta di identità o passaporto), numero di telefono, indirizzo postale, indirizzo di posta elettronica;
• Informazioni finanziarie, incluse eventuali registrazioni di pagamenti e transazioni e informazioni riguardanti le attività del cliente (proprietà immobiliari incluse), passività, tasse, guadagni, profitti e investimenti (obiettivi di investimento inclusi);
• Domicilio fiscale e altre informazioni e documenti connessi alla posizione fiscale;
• Ove necessario, informazioni professionali, come posizione ed esperienza lavorativa;
• Esperienza e conoscenza nel campo degli investimenti;
• Dettagli sui rapporti intercorsi con il cliente e i prodotti e servizi che utilizza;
• Eventuali registrazioni telefoniche tra il cliente e UBS;
• Ove possibile, eventuali mandati conferiti;
• Codici identificativi assegnati al cliente come, ad esempio, il numero di conto;
• Quando un cliente accede al sito Web UBS, i dati trasmessi dal suo browser e registrati automaticamente dal nostro server, compresa data e ora dell'accesso, nome del file consultato, nonché volume dei dati trasmessi e prestazioni dell'accesso, il browser del cliente, la lingua e il dominio, l'indirizzo IP (dati aggiuntivi saranno registrati solo attraverso il sito Web UBS in caso di consenso volontario, per esempio nel corso di una registrazione o di una richiesta). Visitando il sito Web di UBS, sarà possibile trovare ulteriori informazioni sulle modalità di utilizzo dei dati dei clienti quando questi accedono al sito stesso; e
• In alcuni casi (dove consentito dalla leggedati relativi a eventuali condanne penali o reati.

In alcuni casi UBS raccoglie queste informazioni da registri pubblici (a seconda del prodotto o servizio che riceve il cliente e del Paese in cui il cliente ha una relazione con una Società del Gruppo UBS), Pubbliche Amministrazioni o altri fonti terze, come ad esempio servizi di screening sul patrimonio, agenzia di merito creditizio, agenzie di prevenzione dal rischio di frode, intermediari che facilitano la portabilità dei dati, e altre società del Gruppo UBS. Ove applicabile, maggiori informazioni possono essere trovate nella Sezione 11.

Qualora rilevanti ai fini dei prodotti e servizi forniti ai clienti, UBS raccoglie inoltre informazioni circa intestatari di conti, collaboratori (inclusi altri azionisti o intestatari), dipendenti o famigliari, rappresentanti, e agenti. Prima di fornire a UBS queste informazioni, è necessario fornire una copia della presente informativa a tali soggetti.

3.1. Basi legali per il trattamento

A seconda della finalità del trattamento (cfr. sezione 3.2), il trattamento dei Suoi dati personali sarà fatto per uno dei seguenti motivi:

(i) Necessità di tutelare i legittimi interessi di UBS, senza pregiudicare indebitamente gli interessi ovvero le libertà fondamentali o i diritti dei clienti (si prega di vedere di seguito);

(ii) Necessità connesse all'esecuzione di un contratto con un cliente per la fornitura di servizi o prodotti richiesti, oppure per ottemperare agli obblighi contrattuali derivanti da siffatto contratto, ad esempio quando utilizziamo i dati dei clienti ai sensi delle sezioni 3.2(a), (b) (c) e (j) (così come per certe comunicazioni di dati di cui alla Sezione 4);

(iii) Necessità di adempiere ad un obbligo legale o di regolamento di UBS, incluso quando conduciamo controlli riferiti alla sezione 3.2(a) qui di seguito riportato ed effettuiamo le comunicazioni alle Autorità, agli enti di controllo e agli enti governativi riferite alla sezione 3.2(g) e 4 qui sotto;

(iv) In alcuni casi, necessità di effettuare delle azioni richieste nell'interesse pubblico;

(v) Quando il trattamento di dati particolari è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o se il trattamento riguarda dati personali manifestamente di pubblico dominio;

(vi) in circostanze limitate, il trattamento verrà eseguito previo consenso del cliente ottenuto di volta in volta, (ad esempio ove richiesto da leggi diverse dal Regolamento (UE) 2016/679).

Esempi di "interessi legittimi" di cui sopra sono:

• perseguire determinati scopi ai punti 3.2 (a) - 3.2 (k) di seguito;
• esercitare i diritti di UBS ai sensi degli articoli 41 e 42 della Costituzione italiana (libertà di condurre attività di impresa e il diritto di proprietà);
• quando facciamo le comunicazioni di cui alla successiva sezione 4, fornendo prodotti e servizi e assicurando uno standard di servizio costantemente elevato in tutto il Gruppo UBS, e mantenendo soddisfatti i nostri clienti, dipendenti e altre parti interessate. Maggiori informazioni su ciò che questo comporta possono essere trovate nella sezione 11; e
• soddisfare le nostre responsabilità e i requisiti normativi in tutto il mondo.
  

In ogni caso, il perseguimento dei legittimi interessi da parte UBS non prevarrà sugli interessi o i diritti e le libertà fondamentali degli interessati.

Nella misura in cui UBS abbia ottenuto precedentemente il consenso al trattamento dei dati personali , con riferimento ai termini e alle condizioni specifiche di un prodotto o servizio finanziario, e ai soli fini della legge sulla protezione dei dati personali, UBS non farà più affidamento su tale consenso, ma si baserà su motivi legittimi riferibili al rispetto di un obbligo legale, di una necessità contrattuale o di interessi legittimi (come specificato nella presente informativa).

3.2. Finalità del trattamento

Elaboriamo sempre i dati personali dei nostri clienti per scopi specifici ed elaboriamo solo i dati personali necessari per il perseguimento di tali finalità. In particolare, trattiamo i dati personali per le seguenti finalità:

a) processi di onboarding del cliente, ivi compresa la verifica della loro identità e la valutazione della richiesta e per condurre controlli legali e altri controlli di conformità normativa (ad esempio, per rispettare norme antiriciclaggio e prevenzione delle frodi);

b) fornire prodotti e servizi offerti da UBS o più in generale dalle Società del Gruppo UBS e assicurarne la corretta esecuzione, ad esempio assicurando che siamo in grado di identificare il cliente e effettuare pagamenti da e verso i Suoi conti correnti in conformità con le Sue istruzioni e dei termini del contratto sottoscritto;

c) gestire i rapporti con i clienti, compresa la comunicazione con Loro in relazione ai prodotti e servizi di cui possono usufruire in UBS dai suoi partner commerciali, gestendo le richieste ed eventuali reclami e per finalità strettamente connesse al rapporto tra UBS e i propri fornitori d'opera, di beni e di servizi;

d) con il Suo consenso espresso, aiutarci a conoscerLa meglio come cliente, ad esempio esaminando i tipi di prodotti e servizi che utilizza da noi, come preferisce essere contattato. Con finalità funzionali dell'attività di UBS Asset Management (Italia) SGR S.p.A, quali:

• rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi e sull'attività svolta da UBS Asset Management SGR S.p.A. eseguita direttamente ovvero attraverso l'opera di società specializzate mediante interviste personali o telefoniche, questionari, etc;
• indagini di mercato;
• marketing, anche con il ricorso a sistemi automatizzati;
• svolgimento di pubbliche relazioni.

e) adottare misure per migliorare i prodotti e servizi UBS e il nostro impiego della tecnologia, compresi test e aggiornamenti di sistemi e processi, nonché condurre ricerche di mercato per capire come migliorare i nostri prodotti e servizi esistenti o conoscere altri prodotti e servizi che potrebbero essere forniti;

f) contattare i clienti per attività di marketing diretto per prodotti e servizi del Gruppo UBS che, in virtù della manifestazione di consenso espresso, si ritiene possano essere di interesse;

g) rispettare i nostri obblighi normativi e di compliance di UBS vigenti di volta in volta (ad es. leggi del settore finanziario, antiriciclaggio e leggi fiscali), anche in relazione alla registrazione e al monitoraggio delle comunicazioni, all'informativa alle autorità fiscali, alle autorità per la regolamentazione dei servizi finanziari e altre autorità per la regolamentazione e governative , nonché per attività di indagine e prevenzione dei reati;

h) garantire la sicurezza dei clienti UBS, dei dipendenti e di altri soggetti interessati;

i) intraprendere analisi transazionali e statistiche e ricerche correlate;

j) sottoscrizione di contratti;

k) per una gestione operativa prudente del Gruppo UBS (compresa la gestione del credito e dei rischi, assicurazione, attività di audit e finalità amministrative analoghe); e

l) ogni altro scopo che venga comunicato ai clienti di volta in volta.

3.3. Modalità di trattamento dei dati

Il trattamento dei Dati per dette finalità avrà luogo con modalità informatiche, video o fotografica (solo in caso di partecipazione agli eventi) e manuali, in base a criteri logici compatibili e funzionali alle finalità per cui i Dati sono stati raccolti, nel rispetto di quanto previsto della vigente normativa privacy e degli obblighi di riservatezza cui si è sempre inspirata l’attività di UBS in relazione alle suindicate finalità. Il trattamento si baserà su misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza dei Dati adeguato al rischio di trattamento improprio o difforme dalle finalità sopra indicate; tenendo conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Il conferimento dei dati è facoltativo, ma il loro eventuale mancato conferimento potrebbe comportare l’impossibilità di dare esecuzione al contratto per la fornitura dei servizi.

4.1. Con il Gruppo UBS

UBS condivide i dati personali con altre Società del Gruppo UBS al fine di garantire uno standard di servizio costantemente elevato, nonché fornire ai propri clienti i servizi e prodotti richiesti. Ulteriori informazioni sulle Società del gruppo UBS che ricevono i Suoi dati personali sono disponibili nella sezione 11.

4.2. Terze Parti

Per lo svolgimento dell'offerta di alcuni prodotti e servizi al cliente, potremmo condividere i dati personali con Terze Parti.

Esempi di queste Società rilevanti per il Suo paese sono riportati nella sezione 11 di seguito:

4.3. Fornitori di Servizi

In alcuni casi, UBS può condividere anche dati personali con i propri fornitori, comprese le Società del Gruppo UBS e altri partner commerciali che forniscono servizi a UBS stessa, quali fornitori di servizi IT e hosting, fornitori di marketing, servizi di comunicazione e stampa, prevenzione frodi e altro. In tal caso, UBS prende provvedimenti per garantire che si rispettino i propri standard di sicurezza dei dati, in modo che i dati personali dei clienti rimangano al sicuro. Esempi di queste società rilevanti sono indicati nella sezione 11 di seguito.

4.4. Autorità pubbliche e di vigilanza

Ove richiesto, di volta in volta, i dati personali possono essere comunicati ad autorità pubbliche, autorità di vigilanza o enti governativi, ivi compreso quando richiesto da leggi o regolamenti, in base a prassi o ad un codice di condotta, o quando tali autorità o organismi ci richiedono di farlo.

4.5. Altri

• Qualora l'attività di un cliente fosse venduta ad un'altra organizzazione o fosse riorganizzata, i dati personali saranno condivisi in modo da consentire al cliente di continuare a ricevere i prodotti e servizi. I dati i sono altresì condivisi con possibili futuri acquirenti, laddove UBS valuti la vendita o il trasferimento di parte o della totalità dell'azienda. Al fine di garantire che anche potenziali acquirenti tutelino i dati in modo adeguato, verranno adottate apposite misure.
• Qualora eserciti il diritto alla portabilità dei dati, comunicheremo i dati personali a un intermediario che faciliterà detta portabilità in conformità con le leggi e i regolamenti applicabili.
• UBS comunicherà ove necessario i dati personali per esercitare o tutelare i propri diritti, o quelli di suoi dipendenti o altri soggetti interessati, oppure in risposta a richieste di singoli o di loro rappresentanti che richiedano la protezione dei loro diritti o di diritti di altri soggetti.

11.1. Quali soggetti hanno accesso ai dati personali e con chi sono condivisi?

All'interno del Gruppo UBS i dati personali potrebbero essere condivisi con altre società del Gruppo UBS anche nel rispetto delle disposizioni in materia di antiriciclaggio e prevenzione del terrorismo (compreso il Decreto Legislativo n. 231 del 2007), nonché per scopi amministrativi e contabili. I dati dei clienti potranno essere comunicati ai seguenti membri del Gruppo UBS per una delle ragioni riportate:

• Sedi secondarie di UBS AG e UBS Business Solutions AG (in particolare alle sedi secondarie di Londra, Hong Kong, Zurigo e Singapore) (gestione dei rischi, servizi di supporto tecnologico e gestione rapporti con i clienti);
• UBS Switzerland AG (reporting, gestione dei rischi e servizi di supporto tecnologico);
• UBS Kraków Sp. z.o.o. e UBS Business Solutions Poland Sp. z o.o. (gestione dei rischi e servizi amministrativi)
  

Si riporta di seguito un elenco delle parti terze specifiche per UBS Asset Management (Italia) SGR S.p.A

• società di outsourcing amministrativo e contabile;
• Autorità pubbliche, di regolamentazione o governative, ivi compreso quando previsto da leggi o regolamenti, in base a codici professionali o di condotta, oppure quando tali autorità o enti lo richiedano.
  
  Si riporta di seguito un elenco delle autorità specifiche per l’Italia:
  • Banca d’Italia;
  • Commissione Nazionale per la Società e la Borsa (CONSOB);
  • Unità di Informazione Finanziaria (UIF);
  • Agenzia delle Entrate;
  • Ministero dell’Economia e delle Finanze;
  • Autorità giudiziaria;
  • Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali
    

11.2. Per quanto tempo sono conservati i dati personali?

• In generale, UBS conserva i dati personali per la durata del rapporto o del contratto con UBS più ulteriori dieci anni, che riflette il periodo di tempo consentito per la presentazione di azioni legali a seguito della cessazione di tale rapporto o contratto.