Data Privacy Notice

 

Informazione relativa a come raccogliamo e processiamo i Suoi dati personali

 

1. Protezione dei dati in base al Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento generale sulla Protezione dei Dati).

Il Regolamento (UE) 2016/679 intende armonizzare la disciplina in tema di protezione dei dati personali, riferibili a persone fisiche, su tutto il territorio dell'Unione Europea e introduce standard più elevati di protezione dei dati, come la trasparenza nella raccolta e nell'utilizzo dei dati personali dei nostri clienti. Per UBS la privacy è un tema di primaria importanza. Questa comunicazione contiene informazioni di carattere generale in merito a quali dati personali UBS raccoglie, alle modalità e alle finalità del trattamento delle informazioni e ai diritti che Lei può esercitare in qualità di persona interessata al trattamento. La sezione 11 riporta informazioni specifiche per ogni Paese in cui una Società di UBS detiene una relazione contrattuale.

In caso di domande o commenti, si prega di contattare dpo-it@ubs.com.

Per "dati personali" si intendono tutte le informazioni inerenti a una persona fisica identificata o identificabile.

Come parte del nostro impegno per proteggere i Suoi dati personali in maniera trasparente, La vogliamo informare:

  • Sul perché e come UBS raccoglie, utilizza e archivia i dati personali;
  • Le basi legali per cui i dati personali vengono trattati;
  • I diritti e gli obblighi in relazione a questo trattamento.
 

2. Che tipo di dati personali trattiamo?

In base al prodotto o al servizio fornito ai clienti, se del caso, UBS può trattare dati personali fra cui:

  • Informazioni personali quali: nome, codice fiscale, data di nascita, documenti identificativi (inclusa copia della carta di identità o passaporto), numero di telefono, indirizzo postale, indirizzo di posta elettronica;
  • Informazioni finanziarie, incluse eventuali registrazioni di pagamenti e transazioni e informazioni riguardanti le attività del cliente (proprietà immobiliari incluse), passività, tasse, guadagni, profitti e investimenti (obiettivi di investimento inclusi);
  • Domicilio fiscale e altre informazioni e documenti connessi alla posizione fiscale;
  • Ove necessario, informazioni professionali, come posizione ed esperienza lavorativa;
  • Esperienza e conoscenza nel campo degli investimenti;
  • Dettagli sui rapporti intercorsi con il cliente e i prodotti e servizi che utilizza;
  • Eventuali registrazioni telefoniche tra il cliente e UBS;
  • Ove possibile, eventuali mandati conferiti;
  • Codici identificativi assegnati al cliente come, ad esempio, il numero di conto;
  • Quando un cliente accede al sito Web UBS, i dati trasmessi dal suo browser e registrati automaticamente dal nostro server, compresa data e ora dell'accesso, nome del file consultato, nonché volume dei dati trasmessi e prestazioni dell'accesso, il browser del cliente, la lingua e il dominio, l'indirizzo IP (dati aggiuntivi saranno registrati solo attraverso il sito Web UBS in caso di consenso volontario, per esempio nel corso di una registrazione o di una richiesta). Visitando il sito Web di UBS, sarà possibile trovare ulteriori informazioni sulle modalità di utilizzo dei dati dei clienti quando questi accedono al sito stesso; e
  • In alcuni casi (dove consentito dalla leggedati relativi a eventuali condanne penali o reati.

In alcuni casi UBS raccoglie queste informazioni da registri pubblici (a seconda del prodotto o servizio che riceve il cliente e del Paese in cui il cliente ha una relazione con una Società del Gruppo UBS), Pubbliche Amministrazioni o altri fonti terze, come ad esempio servizi di screening sul patrimonio, agenzia di merito creditizio, agenzie di prevenzione dal rischio di frode, intermediari che facilitano la portabilità dei dati, e altre società del Gruppo UBS. Ove applicabile, maggiori informazioni possono essere trovate nella Sezione 11.

Qualora rilevanti ai fini dei prodotti e servizi forniti ai clienti, UBS raccoglie inoltre informazioni circa intestatari di conti, collaboratori (inclusi altri azionisti o intestatari), dipendenti o famigliari, rappresentanti, e agenti. Prima di fornire a UBS queste informazioni, è necessario fornire una copia della presente informativa a tali soggetti.

 

3. Su quali basi legali e per quali fini trattiamo i dati personali?

3.1. Basi legali per il trattamento

A seconda della finalità del trattamento (cfr. sezione 3.2), il trattamento dei Suoi dati personali sarà fatto per uno dei seguenti motivi:

(i) Necessità di tutelare i legittimi interessi di UBS, senza pregiudicare indebitamente gli interessi ovvero le libertà fondamentali o i diritti dei clienti (si prega di vedere di seguito);

(ii) Necessità connesse all'esecuzione di un contratto con un cliente per la fornitura di servizi o prodotti richiesti, oppure per ottemperare agli obblighi contrattuali derivanti da siffatto contratto, ad esempio quando utilizziamo i dati dei clienti ai sensi delle sezioni 3.2(a), (b) (c) e (j) (così come per certe comunicazioni di dati di cui alla Sezione 4);

(iii) Necessità di adempiere ad un obbligo legale o di regolamento di UBS, incluso quando conduciamo controlli riferiti alla sezione 3.2(a) qui di seguito riportato ed effettuiamo le comunicazioni alle Autorità, agli enti di controllo e agli enti governativi riferite alla sezione 3.2(g) e 4 qui sotto;

(iv) In alcuni casi, necessità di effettuare delle azioni richieste nell'interesse pubblico;

(v) Quando il trattamento di dati particolari è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o se il trattamento riguarda dati personali manifestamente di pubblico dominio;

(vi) in circostanze limitate, il trattamento verrà eseguito previo consenso del cliente ottenuto di volta in volta, (ad esempio ove richiesto da leggi diverse dal Regolamento (UE) 2016/679).

Esempi di "interessi legittimi" di cui sopra sono:

  • perseguire determinati scopi ai punti 3.2 (a) - 3.2 (k) di seguito;
  • esercitare i diritti di UBS ai sensi degli articoli 41 e 42 della Costituzione italiana (libertà di condurre attività di impresa e il diritto di proprietà);
  • quando facciamo le comunicazioni di cui alla successiva sezione 4, fornendo prodotti e servizi e assicurando uno standard di servizio costantemente elevato in tutto il Gruppo UBS, e mantenendo soddisfatti i nostri clienti, dipendenti e altre parti interessate. Maggiori informazioni su ciò che questo comporta possono essere trovate nella sezione 11; e
  • soddisfare le nostre responsabilità e i requisiti normativi in tutto il mondo.

In ogni caso, il perseguimento dei legittimi interessi da parte UBS non prevarrà sugli interessi o i diritti e le libertà fondamentali degli interessati.

Nella misura in cui UBS abbia ottenuto precedentemente il consenso al trattamento dei dati personali , con riferimento ai termini e alle condizioni specifiche di un prodotto o servizio finanziario, e ai soli fini della legge sulla protezione dei dati personali, UBS non farà più affidamento su tale consenso, ma si baserà su motivi legittimi riferibili al rispetto di un obbligo legale, di una necessità contrattuale o di interessi legittimi (come specificato nella presente informativa).

3.2. Finalità del trattamento

Elaboriamo sempre i dati personali dei nostri clienti per scopi specifici ed elaboriamo solo i dati personali necessari per il perseguimento di tali finalità. In particolare, trattiamo i dati personali per le seguenti finalità:

a) processi di onboarding del cliente, ivi compresa la verifica della loro identità e la valutazione della richiesta e per condurre controlli legali e altri controlli di conformità normativa (ad esempio, per rispettare norme antiriciclaggio e prevenzione delle frodi);

b) fornire prodotti e servizi offerti da UBS o più in generale dalle Società del Gruppo UBS e assicurarne la corretta esecuzione, ad esempio assicurando che siamo in grado di identificare il cliente e effettuare pagamenti da e verso i Suoi conti correnti in conformità con le Sue istruzioni e dei termini del contratto sottoscritto;

c) gestire i rapporti con i clienti, compresa la comunicazione con Loro in relazione ai prodotti e servizi di cui possono usufruire in UBS dai suoi partner commerciali, gestendo le richieste ed eventuali reclami e per finalità strettamente connesse al rapporto tra UBS e i propri fornitori d'opera, di beni e di servizi;

d) con il Suo consenso espresso, aiutarci a conoscerLa meglio come cliente, ad esempio esaminando i tipi di prodotti e servizi che utilizza da noi, come preferisce essere contattato. Con finalità funzionali dell'attività di UBS Asset Management (Italia) SGR S.p.A, quali:

  • rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi e sull'attività svolta da UBS Asset Management SGR S.p.A. eseguita direttamente ovvero attraverso l'opera di società specializzate mediante interviste personali o telefoniche, questionari, etc;
  • indagini di mercato;
  • marketing, anche con il ricorso a sistemi automatizzati;
  • svolgimento di pubbliche relazioni.

e) adottare misure per migliorare i prodotti e servizi UBS e il nostro impiego della tecnologia, compresi test e aggiornamenti di sistemi e processi, nonchè condurre ricerche di mercato per capire come migliorare i nostri prodotti e servizi esistenti o conoscere altri prodotti e servizi che potrebbero essere forniti;

f) contattare i clienti per attività di marketing diretto per prodotti e servizi del Gruppo UBS che, in virtù della manifestazione di consenso espresso, si ritiene possano essere di interesse;

g) rispettare i nostri obblighi normativi e di compliance di UBS vigenti di volta in volta (ad es. leggi del settore finanziario, antiriciclaggio e leggi fiscali), anche in relazione alla registrazione e al monitoraggio delle comunicazioni, all'informativa alle autorità fiscali, alle autorità per la regolamentazione dei servizi finanziari e altre autorità per la regolamentazione e governative , nonché per attività di indagine e prevenzione dei reati;

h) garantire la sicurezza dei clienti UBS, dei dipendenti e di altri soggetti interessati;

i) intraprendere analisi transazionali e statistiche e ricerche correlate;

j) sottoscrizione di contratti;

k) per una gestione operativa prudente del Gruppo UBS (compresa la gestione del credito e dei rischi, assicurazione, attività di audit e finalità amministrative analoghe); e

l) ogni altro scopo che venga comunicato ai clienti di volta in volta.

3.3. Modalità di trattamento dei dati

Il trattamento dei Dati per dette finalità avrà luogo con modalità informatiche, video o fotografica (solo in caso di partecipazione agli eventi) e manuali, in base a criteri logici compatibili e funzionali alle finalità per cui i Dati sono stati raccolti, nel rispetto di quanto previsto della vigente normativa privacy e degli obblighi di riservatezza cui si è sempre inspirata l’attività di UBS in relazione alle suindicate finalità. Il trattamento si baserà su misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza dei Dati adeguato al rischio di trattamento improprio o difforme dalle finalità sopra indicate; tenendo conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Il conferimento dei dati è facoltativo, ma il loro eventuale mancato conferimento potrebbe comportare l’impossibilità di dare esecuzione al contratto per la fornitura dei servizi.

 

4. Chi ha accesso ai dati personali e con chi essi vengono condivisi

4.1. Con il Gruppo UBS

UBS condivide i dati personali con altre Società del Gruppo UBS al fine di garantire uno standard di servizio costantemente elevato, nonché fornire ai propri clienti i servizi e prodotti richiesti. Ulteriori informazioni sulle Società del gruppo UBS che ricevono i Suoi dati personali sono disponibili nella sezione 11.

4.2. Terze Parti

Per lo svolgimento dell'offerta di alcuni prodotti e servizi al cliente, potremmo condividere i dati personali con Terze Parti.

Esempi di queste Società rilevanti per il Suo paese sono riportati nella sezione 11 di seguito:

4.3. Fornitori di Servizi

In alcuni casi, UBS può condividere anche dati personali con i propri fornitori, comprese le Società del Gruppo UBS e altri partner commerciali che forniscono servizi a UBS stessa, quali fornitori di servizi IT e hosting, fornitori di marketing, servizi di comunicazione e stampa, prevenzione frodi e altro. In tal caso, UBS prende provvedimenti per garantire che si rispettino i propri standard di sicurezza dei dati, in modo che i dati personali dei clienti rimangano al sicuro. Esempi di queste società rilevanti sono indicati nella sezione 11 di seguito.

4.4. Autorità pubbliche e di vigilanza

Ove richiesto, di volta in volta, i dati personali possono essere comunicati ad autorità pubbliche, autorità di vigilanza o enti governativi, ivi compreso quando richiesto da leggi o regolamenti, in base a prassi o ad un codice di condotta, o quando tali autorità o organismi ci richiedono di farlo.

4.5. Altri

  • Qualora l'attività di un cliente fosse venduta ad un'altra organizzazione o fosse riorganizzata, i dati personali saranno condivisi in modo da consentire al cliente di continuare a ricevere i prodotti e servizi. I dati i sono altresì condivisi con possibili futuri acquirenti, laddove UBS valuti la vendita o il trasferimento di parte o della totalità dell'azienda. Al fine di garantire che anche potenziali acquirenti tutelino i dati in modo adeguato, verranno adottate apposite misure.
  • Qualora eserciti il diritto alla portabilità dei dati, comunicheremo i dati personali a un intermediario che faciliterà detta portabilità in conformità con le leggi e i regolamenti applicabili.
  • UBS comunicherà ove necessario i dati personali per esercitare o tutelare i propri diritti, o quelli di suoi dipendenti o altri soggetti interessati, oppure in risposta a richieste di singoli o di loro rappresentanti che richiedano la protezione dei loro diritti o di diritti di altri soggetti.
 

5. Trasferimento di dati personali all'estero

I destinatari di cui alla precedente sezione 4 possono trovarsi anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi, tranne nel caso in cui il Paese interessato sia stato già giudicato dalla Commissione europea per fornire un livello adeguato di protezione, UBS richiede che tali destinatari osservino le misure appropriate per la protezione dei dati personali contenuti in un contratto vincolante. Una copia di queste misure può essere ottenuta contattando il responsabile della protezione dei dati ("RPD") all'indirizzo indicato in calce alla presente comunicazione.

Un elenco dei paesi in cui UBS opera (all'interno e all'esterno dello Spazio Economico Europeo) è disponibile all'indirizzo www.ubs.com/privacy-statement.

Dettagli relativi ad altri paesi in cui UBS può trasferire i dati e le motivazioni di tali trasferimenti sono indicati nella sezione 11 di seguito.

 

6. Per quanto tempo conserviamo i dati personali?

Conserveremo i dati personali solo per il tempo necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti o per rispettare i requisiti di legge, di regolamento o previsti dalla policy interna. Esempi di periodi di conservazione specifici per il Paese di riferimento del cliente sono indicati nella sezione 11 di seguito.

 

7. Diritti dei clienti

I clienti hanno il diritto di chiedere a UBS di rettificare dati personali inesatti raccolti e trattati e il diritto di richiedere restrizioni all'utilizzo dei propri dati personali, in pendenza di valutazione su tale richiesta.

Nel trattamento di dati personali che richiedano il consenso del cliente, quest'ultimo ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento. Si prega di notare anche che la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prima di tale revoca.

Il cliente ha il diritto di chiedere a UBS di interrompere l'elaborazione dei Suoi dati personali o di richiedere la cancellazione dei Suoi dati personali (noto come "diritto all'oblio"). Tali diritti non sono da considerarsi assoluti ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (a volte vi potrebbero essere interessi prevalenti che richiedono che il trattamento prosegua), ma UBS analizzerà la richiesta e comunicherà in ogni caso il risultato di tale valutazione al cliente.

Quando i dati personali vengono elaborati per scopi di marketing diretto, il diritto di rifiutare il trattamento si estende anche alla profilatura nella misura in cui è correlata a tale tipo di marketing. È possibile opporsi al marketing diretto cliccando sul link "Annulla iscrizione" presente in una qualsiasi delle nostre e-mail o inviandoci un'email all'indirizzo ubs-asset-management-italia@ubs.com in qualsiasi momento.

Laddove si trattino dati personali sulla base del consenso del cliente, o laddove tale trattamento sia necessario per sottoscrivere o eseguire degli obblighi contrattuali di UBS, il cliente ha diritto di richiedere che i propri dati personali siano trasferiti al cliente stesso o ad altro titolare del trattamento ( conosciuto come "diritto alla portabilità dei dati"). Il cliente ha anche il diritto di chiedere a UBS una copia di alcuni o tutti i propri dati personali raccolti e trattati.

In alcune specifiche circostanze, UBS potrà trattare i dati personali dei clienti attraverso un processo decisionale automatizzato, ivi comprese le attività di profilazione. In tal caso, il cliente sarà informato di tale processo decisionale automatizzato che utilizza i suoi dati personali, riceverà chiarimenti in merito alla motivazione di tale decisione e sarà edotto sulle possibili conseguenze di detto trattamento. In alcuni casi, il cliente potrà richiedere di non essere oggetto di decisioni automatizzate, comprese le attività di profilazione.

È possibile esercitare i diritti di cui sopra utilizzando i dettagli nella sezione 8 di questa informativa.

 

8. Esercizio dei diritti e facoltà di reclamo

In caso di insoddisfazione relativamente alla procedura di trattamento dei dati personali da parte di UBS saremo lieti di discuterne con gli interessati al fine di comprendere come risolvere la situazione. Per parlare con UBS in merito all'uso dei dati personal e/o esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento (UE) 2016/679 (diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione di trattamento, di notifica, portabilità dei dati, opposizione, di non essere sottoposto ad una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, inclusa la profilazione) inviando una e-mail a ubs-asset-management-italia@ubs.com.

Nel caso in cui la risposta di UBS non soddisfi il cliente, quest'ultimo ha il diritto di presentare un reclamo all'autorità di protezione dei dati nella giurisdizione in cui risiede o lavora, o nel luogo in cui ritiene che sia sorto un problema in relazione ai propri dati.

 

9. Comunicazione in merito alla sicurezza

Sono state adottate misure tecniche e organizzative adeguate al fine di prevenire qualsiasi accesso non autorizzato o illecito ai dati personali forniti dai clienti. Poiché tuttavia non è possibile garantire la totale sicurezza dei dati per le comunicazioni via e-mail, messaggistica istantanea e mezzi di comunicazione analoghi, si consiglia di inviare informazioni particolarmente riservate avvalendosi di modalità alternative sicure.

 

10. Modifiche ai dati personali

UBS si impegna a mantenere i dati personali dei propri clienti corretti e aggiornati. Nel caso tali dati dovessero cambiare, si prega di informare al più presto UBS della modifica.

 

11. Altre disposizioni specifiche per l'Italia

11.1. Quali soggetti hanno accesso ai dati personali e con chi sono condivisi?

All'interno del Gruppo UBS i dati personali potrebbero essere condivisi con altre società del Gruppo UBS anche nel rispetto delle disposizioni in materia di antiriciclaggio e prevenzione del terrorismo (compreso il Decreto Legislativo n. 231 del 2007), nonché per scopi amministrativi e contabili. I dati dei clienti potranno essere comunicati ai seguenti membri del Gruppo UBS per una delle ragioni riportate:

  • Sedi secondarie di UBS AG e UBS Business Solutions AG (in particolare alle sedi secondarie di Londra, Hong Kong, Zurigo e Singapore) (gestione dei rischi, servizi di supporto tecnologico e gestione rapporti con i clienti);
  • UBS Switzerland AG (reporting, gestione dei rischi e servizi di supporto tecnologico);
  • UBS Kraków Sp. z.o.o. e UBS Business Solutions Poland Sp. z o.o. (gestione dei rischi e servizi amministrativi)

Si riporta di seguito un elenco delle parti terze specifiche per UBS Asset Management (Italia) SGR S.p.A

  • società di outsourcing amministrativo e contabile;
  • Autorità pubbliche, di regolamentazione o governative, ivi compreso quando previsto da leggi o regolamenti, in base a codici professionali o di condotta, oppure quando tali autorità o enti lo richiedano.

    Si riporta di seguito un elenco delle autorità specifiche per l’Italia:
    • Banca d’Italia;
    • Commissione Nazionale per la Società e la Borsa (CONSOB);
    • Unità di Informazione Finanziaria (UIF);
    • Agenzia delle Entrate;
    • Ministero dell’Economia e delle Finanze;
    • Autorità giudiziaria;
    • Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali

11.2. Per quanto tempo sono conservati i dati personali?

  • In generale, UBS conserva i dati personali per la durata del rapporto o del contratto con UBS più ulteriori dieci anni, che riflette il periodo di tempo consentito per la presentazione di azioni legali a seguito della cessazione di tale rapporto o contratto.
 

12. Autorità per la protezione dei dati personali

L’autorità italiana per la protezione dei dati è il Garante per la protezione dei dati personali (cfr. www.garanteprivacy.it).

 

13. Stato della presente informativa sulla privacy

Questa informativa sulla privacy è stata aggiornata nel mese di maggio 2018.

Si tratta di un documento che spiega cosa fa UBS, piuttosto che un documento contrattualmente vincolante.

Ci riserviamo il diritto di modificarlo di volta in volta.

Nel caso in cui tale documento fosse ulteriormente aggiornato, prenderemo provvedimenti per informarLa dell'aggiornamento con mezzi appropriati, a seconda del mezzo utilizzato normalmente per comunicare con Lei.