プライバシー宣言(お客様等用)

UBS証券株式会社

UBS証券株式会社(以下「弊社」といいます。)は、個人情報等の保護に関する関係諸法令、個人情報保護委員会のガイドライン及び認定個人情報保護団体の指針並びにこのプライバシー宣言を遵守し、個人情報及び個人番号(以下「個人情報等」といいます。)を適正に取得し、取得した個人情報等を適正に取扱い、その安全管理に万全を期すものとします。弊社は不正の手段による個人情報等の取得や不正に入手された個人情報等の利用は行いません。この宣言に記された個人情報保護に関する基本方針は継続的に見直しを行います。

1. 適用範囲

このプライバシー宣言は、弊社が取得、収集および利用等を行うお客様及び外部委託先(以下「お客様等」といいます。)の個人情報等に適用されます。

2. 弊社が個人情報等を利用する業務

弊社は、個人情報等を以下の業務において利用致します。

  • 有価証券の売買業務
  • 有価証券の売買の取次ぎ業務
  • 有価証券の引受業務
  • 有価証券の保護預り業務等の証券業付随業務
  • 投資一任業務
  • その他証券会社が営むことが出来る業務およびこれらに付随する業務(今後取扱いが認められる業務を含む)

3 .個人番号を除く個人情報の利用目的

弊社は個人情報を、下記目的で利用致します。弊社は、個人情報保護法により認められている場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、下記の利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取扱うことはいたしません。また、特定の個人情報の利用目的が、法令等に基づき限定されている場合には、当該利用目的以外で利用致しません。従いまして、人種、信条、社会的身分、門地、本籍地、保健医療(病歴を含む)、犯罪の経歴または犯罪により害を被った事実についての情報その他の特別な非公開情報は、適切な業務の運営その他の必要と認められる目的以外の目的に利用・第三者提供いたしません。

  • 犯罪による収益の移転防止に関する法律(以下「犯収法」といいます。)に基づくご本人様、代理人、取引の任に当たる方の確認等や、金融商品やサービスをご利用いただく資格等の確認のため
  • お取引先の代表者又は取引担当者であることを確認するため。
  • 弊社との取引等に関し連絡、照会等を行うため。
  • 適合性の原則に照らして、弊社の提供する商品又はサービスの妥当性を判断するため。
  • お取引内容およびリスクの妥当性をモニターするため。(内部者取引の事前防止のためのチェックを含む。)
  • お客様に対し取引報告、残高報告等を行うため。
  • お客様との取引に関する事務を行うため。
  • 契約又は法律に基づく権利の行使又は義務の履行のため
  • 金融商品取引法に基づく有価証券・金融商品又はサービスの勧誘・販売、サ-ビスの案内を行うため。
  • 弊社又は関連会社若しくは提携会社の金融商品又はサービスの勧誘、販売、サービスの案内を行うため。
  • 弊社の関連会社(その担当者を含む。)を紹介するため。
  • 金融商品およびサービス等の研究又は開発を行うため。
  • 信用取引、発行日決済取引、その他の与信を伴うお取引において与信判断および与信後の管理を行うため。
  • 弊社内又は社外の機関による検査等に利用するため。
  • 納税事務を行うため。
  • 苦情処理、あっせん又は訴訟に利用するため。
  • 統計資料として利用するため。
  • 他の事業者から個人情報の処理の全部又は一部について委託された場合において、委託された当該業務を適正に遂行するため。
  • その他お客様との取引を適切かつ円滑に遂行するため。

弊社は、上記の利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲内で行うものとします。

4. 個人番号の利用目的

弊社は、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」といいます。)により認められている場合を除き、お客様等の個人番号を法令で定められた以下の範囲内(以下「個人番号関係事務」といいます。)でのみ取り扱います。

  • 金融商品取引に関する口座開設の申請及び届出事務を行うため
  • 金融商品取引に関する法定書類の作成及び提供のため
  • 金融商品取引に関する振替機関等への提供事務
  • 個人である外部委託先に対する報酬・料金等の支払調書作成事務
  • 不動産の使用料等の支払調書作成事務

弊社は上記個人番号関係事務を処理するために必要な場合に限り個人番号を取得いたします。

5. 保有個人データの第三者への提供について

弊社は、個人情報保護法により認められている場合 を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく保有個人データ(個人番号を除く)を第三者に提供することはいたしません。なお、個人番号については、お客様等のために個人番号関係事務を処理するために必要な場合(支払調書等に個人番号を記載して税務署長に提出する場合、保管振替機構への保有者情報の通知等)に限り第三者に提供いたします。

6. 個人番号を除く保有個人データの共同利用について

弊社は、ファイアーウォール規制上許される範囲で、下記に掲げる弊社の親会社及び関連会社との間で保有個人データを下記に掲げる目的で共同利用いたします。当該保有個人データの管理についてはUBS証券株式会社が責任を持ち、苦情の受付等の窓口となります。

保有個人データの共同利用を行う者

  • ユービーエス・エイ・ジー(本店、東京支店その他の支店)
  • UBSアセット・マネジメント株式会社
  • UBSリミテッド(英国法人)
  • その他UBS AGの年次報告書において重要な子会社として記載されている者(UBS AGの年次報告書は、UBS証券株式会社を通して入手可能であり、またUBSグループのウェブページにおいても閲覧可能です。)

保有個人データを共同利用する目的

  • グループとしての総合的なサービスを提供するため(弊社がグループ会社とお客様との取引を仲介し、又はグループ会社がお客様と弊社の間の取引を仲介する場合を含みます。)
  • グループとしてのリスク管理、業務管理、経営管理のため

共同して利用される保有個人データの項目

  • 氏名・住所
  • 電話番号・FAX番号
  • Eメールアドレス
  • 口座番号
  • 資産の内容
  • 勤務先(会社名、役職等)
  • その他、上記の目的を達成するために必要なデータ項目

なお、個人番号については番号法に従いグループ会社間での共同利用は行いません。

7. 保有個人データの委託について

弊社は業務委託等にともない、お客様の保有個人データの取扱を社外の第三者に委託する場合は、委託されたお客様の保有個人データの安全管理が確保されるよう、適切な委託先を選定するとともに、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。なお、個人番号の取扱いを社外の第三者(再委託先を含む)に委託する場合は、弊社における管理と同等の管理体制が確保されていることを確認いたします。

8. 保有個人データの利用目的の通知について

弊社は、ご本人からご本人が識別される保有個人データの利用目的の通知のご請求を受けた場合には、利用目的をお知らせいたします。ただし、次の場合には通知を行わないことがあります。その場合には、通知を行わないことを、その理由と共にお知らせいたします。なお、通知に必要な費用をご請求申し上げることがあります。その場合にはあらかじめ金額をご連絡いたします。

9. 保有個人データの開示について

弊社は、ご本人からご本人が識別される保有個人データの開示(存在しないときはその旨)のご請求を受けた場合には、ご本人と同意した方法で保有個人データを開示いたします。ただし、次の場合には開示をお断りすることがございます。その場合には、開示ができない理由をご説明申し上げます。なお、開示に必要な費用をご請求申し上げることがあります。その場合にはあらかじめ金額をご連絡いたします。

なお、個人番号の保有の有無についての開示のお申し出があった場合には、個人番号の保有の有無について回答いたします。

10. 保有個人データの訂正等について

弊社は、ご本人からご本人が識別される保有個人データに誤りがあり、内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(以下「訂正等」といいます。)のご請求を受けた場合には、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく事実確認等の調査を行い、ご請求に理由があることが分かった場合には必要な訂正等を行います。訂正等を行った場合、また訂正等を行わないこととした場合にはその旨および理由をご本人にお知らせいたします。

11. 保有個人データの利用停止等について

弊社は、ご本人からご本人が識別される弊社の保有する保有個人データが、あらかじめ公表又は通知された目的以外に利用されているとの理由又は不正な手段で取得されたものであるとの理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下「利用停止等」といいます。)のご請求があった場合には、必要な調査を行い、違反を是正するために必要な限度で、当該保有個人データの利用停止等を行い又はご本人の権利を保護するためのこれに代わるべき措置を取ります。利用停止等を行った場合、また利用停止等を行わないこととした場合にはその旨および理由をご本人にお知らせいたします。

12. 保有個人データの第三者提供の停止について

弊社は、ご本人からご本人が識別される弊社の保有する保有個人データが、個人情報保護法により認められている場合でもなくまたあらかじめご本人の同意を得ることもなく第三者に提供されているという理由で、第三者への提供の停止のご請求があった場合には、必要な調査を行い、ご請求の内容に理由があることが分かった場合には、第三者への提供の停止又はご本人の権利を保護するためのこれに代わるべき措置を取ります。第三者への提供を停止した場合また第三者提供の停止を行わないこととした場合にはその旨および理由をご本人にお知らせいたします。

13. 請求の手続きについて

上記8から12の請求は、お客様等を担当する営業部署の個人データ管理者又は弊社コンプライアンス部にて承ります。その際に弊社所定の様式による書面を提出していただくことがあります。
ご請求に対する回答は弊社コンプライアンス部から、原則として書面にて行いますが、回答の理由等については口頭にてご説明することもあります。
請求をなさる方がお客様ご本人である場合には、原則として弊社にお届出済みの印章又は署名によりご本人の確認をいたします。請求をなさる方が、お客様である法人その他の団体の役職員様である場合若しくはお客様の代理人である場合には、請求なさる方の本人確認書類(犯収法に定める本人確認書類をいいます。)およびお客様と請求なさる方の関係を証明する書類(委任状等)をご提示していただくことによりご請求者とお客様との関係を確認させていただきます。

14. 質問・苦情受付窓口について

弊社は、お客様等からいただいた個人情報に係るご質問・ご意見等に対し迅速かつ誠実な対応に努めて参ります。個人情報の取扱および個人データの安全管理措置に関する質問および苦情については、お客様等を担当する営業部署の個人データ管理者を通じて受け付けるほか、弊社コンプライアンス部においても受け付けます。

15. 加入する認定個人情報保護団体の名称について

弊社は、金融庁の認定を受けた認定個人情報保護団体である以下の各協会の会員です。各協会の個人情報相談室では、協会員の個人情報の取扱いについての苦情・相談をお受けしております。

【苦情・相談窓口】

日本証券業協会 / http://www.jsda.or.jp
個人情報相談室 / 電話 03-3667-8427

一般社団法人金融先物取引業協会 / http://www.ffaj.or.jp 
個人情報苦情相談室 / 電話 03-5280-0881

一般社団法人 日本投資顧問業協会 / http://www.jiaa.or.jp/
事務局苦情相談室(個人情報担当) / 電話 03-3663-0505

なお、個人情報の主な取得元および、外部委託をしている主な業務は以下のとおりです。

【個人情報(特定個人情報等を除く)の主な取得元】

  • 口座開設申込書、本人確認書類、アンケート回答、セミナー申込書等、お客様等に直接ご提供いただいた情報
  • 商品やサービスの提供を通じて、お客様等からお聞きした情報
  • 会社四季報など市販の書籍に記載された情報や、新聞インターネットで公表された情報

【外部委託をしている主な業務】

弊社は個人情報の取扱いを含む以下の業務の一部を外部委託しております。

  • お客様にお送りするための書面の印刷もしくは発送業務
  • 法律上や会計上等の専門的な助言等を提供する業務
  • 情報システムの運用・保守に関する業務
  • 業務に関する帳簿書類を保管する業務
  • 金融商品仲介業務の委託

PRIVACY POLICY (For Customers, etc.)

UBS Securities Japan Co., Ltd.

UBS Securities Japan Co., Ltd. (“UBSSJ”) complies with the laws related to the protection of personal information etc., Guidelines issued by Personal Information Protection Commission and Authorized personal information protection organization, and this Privacy Policy in order to acquire Personal Information as well as My Number (Personal Information etc.) appropriately, handle such information properly, and take all possible measures to implement security measures. UBSSJ will neither obtain by unjust means nor utilize any such inappropriately obtained Personal Information etc. The basic policies of Personal Information protection described in this document will be continuously reviewed.

1. Scope

This Privacy Policy applies to Personal Information etc. of customers and external outsourced parties (Customers etc), which UBSSJ acquires, collects, uses, etc.

2. Business UBSSJ uses Personal Information etc.

UBSSJ will use Personal Information etc for the following businesses.

  • Securities trading business
  • Securities brokerage business
  • Securities underwriting business
  • Securities safe custody business and other securities-related businesses
  • Discretionary mandate business
  • Other businesses that UBSSJ may be involved in and related business (including all businesses that may be permitted henceforth)

3. Purpose of Use of Personal Information excluding My Number

UBSSJ will use Personal Information for the following purposes. Except for the cases recognized by the PIPL, UBSSJ will not make use of such information beyond the necessary scope, without the prior consent of the principal individual. Moreover, in case the objective in using specific Personal Information is restricted by law etc., such information will not be used in excess of the original limitations of usage. Therefore, UBSSJ will not use or offer to any third party information concerning race, creed, social status, lineage, locality where family registers are kept, health treatment (including medical history),crime history, fact of having suffered damage by a crime or any other special non-public information for purposes other than to properly manage its business or for any other purposes deemed necessary.

  • For identification of an individual under the Law for Prevention of Transfer of Criminal Proceeds, the representative or agent of an entity or anyone responsible for a transaction in his capacity etc., and for identification of qualifications etc. to use financial products and/or services;
  • For identification of the representative or agent of an entity or anyone responsible for a transaction in his capacity as designees of a principal;
  • For contacts and references regarding transactions with UBSSJ;
  • For determining the appropriateness of products and services offered, based on principle of suitability, etc.;
  •  For monitoring the appropriateness of the terms of transactions and risks (including checking to prevent insider transactions);
  • For reporting results of transactions and balance to customers;
  • For carrying out operations related to transactions with customers;
  • For carrying out obligations and rights based on contracts with clients or laws;
  • For sales and promotion of securities and financial product and services under the Financial Instruments and Exchange Act;
  • For promotion of financial product and services of UBSSJ, UBSSJ-related companies and affiliates;
  • For introduction of UBSSJ-related companies (including the responsible employee-in-charge);
  • For research and development of financial product and services;
  • For credit assessment and monitoring in margin trading, when-issued transaction and other transactions involving credit extension;
  • For external and internal inspections;
  • For tax payment;
  • For use in claims processing, mediation and lawsuits;
  • For statistical purposes
  • For appropriate management of outsourced operations, where personal information processing has been entrusted to UBSSJ by other enterprises in full or in part;
  • For other matters necessary to carry out transactions smoothly and adequately with customers.

In case of modifying any of the above-mentioned purposes, UBSSJ will not change beyond the scope recognized reasonably relevant to the original purpose.

4. Purpose of Use of My Number

UBSSJ will use My Number of Customers, etc. only for the following purposes which are set out by the law (My Number related administration) unless recognized by the Act on the Use of Numbers to Identify a Specific Individual in the Administration Procedure" (My Number Act).

  • Account opening and reporting for financial product transactions
  • Creation and submission of legal documents related to financial product transactions
  • Providing information related to financial product transactions to Securities Depository Centers, etc.
  • Creation of payment record related to the fees/charges for an outsourced party as individual
  • Creation of payment record for real estate rent fees

UBSSJ will obtain My Number only for the above purposes which are necessary to perform My Number related administrations.

5. Provision of Retained Personal Data to a Third Party

Except for the cases1 recognized by the PIPL, UBSSJ will not provide any Retained Personal Data (excluding My Number) to a third party without the prior consent of the individual. For My Number, UBSSJ will provide such information to a third party only when it is required to process My Number related administration for the Customers, etc. (when submitting the payment record including My Number to the Tax Office Head, submitting the holder information to the Securities Depository Centers, etc.)

6. Joint use of Personal Data excluding My Number

UBSSJ will jointly use Retained Personal Data with the following Parent company and affiliates, to the extent allowed by Firewall Regulations, for the purposes given below. Management of this data will be the responsibility of UBSSJ, which will serve as the contact point for complaint processing etc.

Companies that will use Retained Personal Data jointly:

  • UBS AG (Head office, Tokyo branch and other branch offices)
  • UBS Asset Management (Japan) Ltd.
  • UBS Limited (UK Corporation)
  • Other UBS AG subsidiaries mentioned as significant subsidiaries and affiliates in the Annual Report of UBS AG (The Annual Report is available in UBS AG and on the website of UBS Group.)

Purpose of Joint Use of Retained Personal Data:

  • To offer full-service as UBS Group (including cases of acting as intermediary for transactions between UBS Group companies and our customers, and vice versa Group companies acting as intermediary for transactions between UBSSJ and customers)
  • For risk management, operations and business management as a Group

Items of Retained Personal Data to Be Jointly Used:

  • Customer’s name and address
  • Phone number and fax number
  • E-mail address
  • Customer’s account number
  • Customer’s financial information
  • Information about customer’s occupation (employer and job title, etc.)
  • Any data items as necessary to achieve the above-mentioned purposes.

My Number will not be jointly used with the group companies to be in line with my Number Act.

7. Outsourcing Retained Personal Data Handling

In case of outsource Retained Personal Data handling to a third party, UBSSJ will select appropriate agents and supervise them with necessary and appropriate attention in order to assure that customers’ Retained Personal Data are handled safety. In case of outsourcing (including sub-contracting) of My Number handling to a third party, UBSSJ will ensure that the same level of security measures as UBSSJ are implemented by such an outsourced party.

8. Matters concerning Retained Personal Data

Notification of objectives of using Retained Personal Data
UBSSJ will be notifying individuals about its objectives of using Retained Personal Data upon inquiry. However, in the following cases, notification may not be made. In such case, the individual will be given the reason for the decision not to notify. In some cases, UBSSJ may charge the cost of notification. In such cases, the amount will be informed in advance.

9. Disclosing Retained Personal Data

UBSSJ will disclose Retained Personal Data in an agreed-upon method, when inquired by the individual (including confirmation that the retained personal data does not exist). However, in the following cases, disclosure may be refused. In such case, the individual will be given the reason for such decision. In some cases, UBSSJ may charge the individual for costs incurred in disclosing such information. In such cases, the amount will be informed in advance.

In case of inquiry for disclosing the retention of My Number, UBSSJ will provide the response on whether or not we retain the My Number.

10. Revisions etc. of Retained Personal Data

In case UBSSJ receives a request from an individual to correct, add or delete (“Revision etc.”) the contents of Retained Personal Data for the reason that they are not correct based on the fact, then for within the range necessary for achieving the usage objective, UBSSJ shall carry out an investigation without delay to determine the facts; and, if it is determined that the request is justified, all necessary Revisions etc. shall be carried out. The individual shall be notified of whether a Revision etc. has been carried out or not and the reason behind the decision.

11. Suspension of use of Retained Personal Data

Appropriate investigation shall be made when an individual requests suspension or deletion (“Suspension etc”.) of the Personal Data retained by UBSSJ which he/she suspects is being used in a manner different from the usage purpose that has been publicly announced or notified or which was obtained by unfair means. If the request turns out to be well justified, then either Suspension etc. of data shall be carried out to correct the violation (reported) or alternative measures will be taken to protect the individual’s rights. The individual shall be notified of whether suspension etc. was carried out or not and the reason for it.

12. Suspension of Provision of Retained Personal Data to Third Party

Appropriate investigation shall be made when an individual requests suspension of provision to a third party of the Personal Data retained by UBSSJ which he/she suspects is being provided to a third party without either being within the confines recognized by the PIPL or without obtaining the individual’s prior consent. If the request turns out to be well justified, then either the provision of such data to a third party will be suspended or other alternative measures shall be taken to protect the individual’s rights. The individual shall be notified of whether suspension etc. was carried out or not and the reason for it.

13. Procedures for Requests

The Personal Data Manager in the relevant sales division or Compliance will receive all requests stipulated in 8 through 12 given above. An individual may be asked to fill out UBSSJ forms when making a request. In general, our Compliance shall reply to all requests in writing; however, explanations about the replies may be made orally in some cases. Identity of the individual is generally confirmed by his/her registered seal (impression) or signature already provided to UBSSJ, if a requester shall be made directly by the individual. If the requestor is a corporation or the executive of another organization, or an attorney for the customer, UBSSJ shall confirm the relationship between the requester and the customer by asking for personal identification documents of the requester (as stated in the Law for Prevention of transfer of Criminal Proceeds) and documents to prove the relationship between the requester and the customer (power of attorney etc).

14.Inquiries/Complaints Processing

UBSSJ will make an effort to handle rapidly and sincerely when we receive any inquiries and/or comments regarding personal information from customers, etc.. Inquiries and/or complaints regarding security measures for handling of Personal Information may be made through the Personal Data Manager in the respective Sales divisions or also through the UBSSJ Compliance.

15. UBSSJ participation in Recognized Personal Information Protection Organization

UBSSJ is a member of the following Associations, which are recognized as a Personal Information Protection Organization by FSA. Each association’s Customer Inquiries window for Personal Information shall handle complaints and inquiries in relation to handling of Personal Information by its members.

[Complaints, Inquiries window]
Japan Securities Dealers Association: http://www.jsda.or.jp
Customer Inquiries window for Personal Information: 03-3667-8427

The Financial Futures Association of Japan: http://www.ffaj.or.jp
Customer Inquiries window for Personal Information: 03-5280-0881

Japan Investment Advisors Association: http://www.jiaa.or.jp/
Secretariat Customer Inquiries window (Personal Information): 03-3663-0505

Major outsourcing processes and the major method in which UBSSJ obtains Personal Information are as follows:

[Major method of obtaining Personal Information (excluding specific personal information etc.)]

  • Information provided by customers directly such as an application document for account opening, KYC documents, customer’s responses to a questionnaire prepared by UBSSJ, RSVPs for a seminar organized by UBSSJ etc
  • Information obtained in the course of provisions of our products or services.
  • Publicly available information through company quarterly journals, commercial books, news papers or internet etc.

[Major outsourcing processes]

UBSSJ outsources part of processes handling of Personal Information which are as follows:

  • Printing or dispatching documents which need to be sent to our customers
  • Legal or accounting advisory
  • Maintenance and management of IT systems
  • Safekeeping of Documents
  • Securities Intermediary Business