Comment utiliser le nouveau modèle

Ce qui a changé

Le portail QR UBS met à votre disposition de nouveaux modèles (fichier Excel ou CSV) pour l’établissement de bulletins de versement. Téléchargez-les via «Via fichier Excel ˃ Pour commencer ˃ Sélectionner un fichier». Vous reconnaissez la version actuelle par l’appellation «V2» dans les nouveaux fichiers.

Capture d'écran du portail QR: “Via fichier Excel”
Capture d'écran du portail QR: “Sélectionner un fichier”

En plus des nouvelles versions des modèles, la nouvelle catégorie «Système de débit direct  UBS» a également été ajoutée.

Capture d'écran du portail QR: “nouvelles versions des modèles”

Dans le portail QR et pour les ordres via UBS Digital Invoicing, vous ne pouvez utiliser que les fichiers Excel ou CSV actuels. Veuillez noter que les anciennes versions des modèles ne sont plus valables et qu'un message d'erreur s'affichera si elles sont utilisées dans le portail QR.

Message d'erreur sur le portail QR: “Modèle inactuel”

Selon la solution de facturation UBS pour laquelle le modèle est utilisé, le modèle Excel doit être rempli différemment. La structure des colonnes reste cependant toujours identique. Dans la nouvelle version, les extensions suivantes ont été apportées à la structure Excel:

  • Colonne B «Solution de facturation UBS» pour déterminer le produit de manière univoque.
    Le résultat dépend du modèle Excel téléchargé:
    • Les modèles «Réserve de bulletins de versement», «Bulletins de versement de toutes sortes» et «Factures complètes» ont chacun la solution de facturation UBS «QR-facture UBS»
    • Le modèle «Bulletins de versement compatibles avec eBill» a la solution de facturation UBS «Facture eBill UBS».
    • Le nouveau modèle «Système de débit direct UBS» a la solution de facturation UBS «Système de débit direct UBS».

 

Exemple pour la colonne B dans le modèle pour «Bulletins de versement compatibles avec eBill»
Image 1: Exemple pour la colonne B dans le modèle pour «Bulletins de versement compatibles avec eBill»
  • Les colonnes AF – AL sont désignées par «Procédure alternative Système de débit direct UBS» et doivent être utilisées exclusivement pour le système de débit direct UBS.

Comment remplir les modèles

  •  Étape 1: Téléchargez la nouvelle version d'Excel pour la solution de facturation UBS souhaitée dans le portail QR UBS via «Via fichier Excel ˃ Pour commencer ˃ Sélectionner un fichier».
Capture d'écran du portail QR: “Via fichier Excel”
  • Étape 2: Remplissez le modèle Excel à partir de la ligne 8 selon les désignations de la ligne 5 et les descriptions de la ligne 6.
Exemple de ligne 8 remplie
Image 2: Exemple de ligne 8 remplie

Remarque: Une seule solution de facturation UBS peut être utilisée par fichier Excel/CSV.

Capture d'écran du portail QR: “Sélectionner un fichier”

Voici comment fonctionne la transition vers la nouvelle version Excel

Si vous souhaitez réutiliser les données de votre ancien modèle Excel, vous pouvez procéder comme suit: 

  • Étape 1: Téléchargez la nouvelle version Excel pour la solution de facturation UBS souhaitée dans le portail QR UBS via «Via fichier Excel ˃ Pour commencer ˃ Sélectionner un fichier».
  • Étape 2: Copiez les données de l'ancien modèle Excel des colonnes B – AD à partir de la ligne 8, placez le curseur sur la cellule C8 dans le nouveau modèle Excel et collez les données copiées.
  • Étape 3: Copiez les données de l'ancien modèle Excel des colonnes AE – BI à partir de la ligne 8, placez le curseur sur la cellule AM8 dans le nouveau modèle Excel et collez les données copiées.
  • Étape 4: Remplissez toujours la colonne B à partir de la ligne 9 avec la solution de facturation UBS de la cellule B8. Une seule solution de facturation UBS peut être utilisée par fichier Excel/CSV. 

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