Wie Sie die neue Vorlage verwenden

Das hat sich geändert

Im UBS QR-Portal stehen Ihnen neue Templates (Excel- oder CSV-Datei) zur Erstellung von Einzahlungsscheinen zur Verfügung. Laden Sie diese über «Mittels Excel-Vorlage ˃ Für den Start ˃ Datei auswählen» herunter. Sie erkennen die aktuelle Version an der Bezeichnung «V2» in den neuen Dateien.

Screenshot aus dem QR-Portal: “Mittels Excel-Datei”
Screenshot aus dem QR-Portal: “Datei auswählen”

Neben den neuen Versionen der Vorlagen wurde ausserdem die neue Kategorie «UBS Lastschriftverfahren» ergänzt.

Screenshot aus dem QR-Portal: “neue Vorlagen”

Im QR-Portal und für Aufträge über UBS Digital Invoicing können Sie ausschliesslich die aktuellen Excel- oder CSV-Dateien verwenden. Bitte beachten Sie, dass die alten Versionen der Templates nicht mehr gültig sind und bei Verwendung im QR-Portal eine Fehlermeldung angezeigt wird.

Fehlermeldung aus dem QR-Portal: “Vorlage nicht mehr aktuell”

Je nach UBS-Rechnungslösung, für die das Template verwendet wird, muss die Excel-Vorlage unterschiedlich ausgefüllt werden. Die Struktur der Spalten bleibt jedoch immer gleich. In der neuen Version wurden folgende Erweiterungen an der Excel-Struktur vorgenommen:

  • Kolonne B «UBS-Rechnungslösung» zur eindeutigen Bestimmung des Produkts.
    Die Belegung ist abhängig von der heruntergeladenen Excel-Vorlage:
    • Die Vorlagen «Einzahlungsscheine auf Vorrat», «Einzahlungsscheine in allen Varianten» und «Vollständige Rechnungen» haben jeweils die UBS Rechnungslösung «UBS QR-Rechnung»
    • Die Vorlage «eBill-fähige Einzahlungsscheine» hat die UBS Rechnungslösung «UBS eBill-Rechnung»
    • Die neue Vorlage «UBS Lastschriftverfahren» hat die UBS Rechnungslösung «UBS Lastschriftverfahren»
Beispiel für Kolonne B in der Vorlage für «eBill-fähige Einzahlungsscheine»
Bild 1: Beispiel für Kolonne B in der Vorlage für «eBill-fähige Einzahlungsscheine»
  • Kolonne AF – AL sind mit «Alternatives Verfahren UBS Lastschriftverfahren» bezeichnet und nur für das UBS-Lastschriftverfahren zu belegen. 

So füllen Sie die Vorlagen aus

  • Schritt 1: Laden Sie die neuen Excel-Version für die gewünschte UBS-Rechnungslösung im UBS QR-Portal über «Mittels Excel-Vorlage ˃ Für den Start ˃ Datei auswählen» herunter.
Screenshot aus dem QR-Portal: “Mittels Excel-Datei”
  • Schritt 2: Befüllen Sie die Excel-Vorlage ab Zeile 8 entsprechend den Bezeichnungen in Zeile 5 und den Beschreibungen in Zeile 6
Beispiel für ausgefüllte Zeile 8
Bild 2: Beispiel für ausgefüllte Zeile 8

Hinweis: Pro Excel- / CSV-Datei darf nur eine UBS-Rechnungslösung verwendet werden.

Screenshot aus dem QR-Portal: “Datei auswählen”

So funktioniert der Übergang zur neuen Excel-Version

Falls Sie die Daten Ihrer alten Excel-Vorlage weiterverwenden möchten, können Sie wie folgt vorgehen:

  • Schritt 1: Laden Sie die neuen Excel-Version für die gewünschte UBS-Rechnungslösung im UBS QR-Portal über «Mittels Excel-Vorlage ˃ Für den Start ˃ Datei auswählen» herunter.
  • Schritt 2: Kopieren Sie die Daten der alten Excel-Vorlage aus Kolonnen B – AD ab Zeile 8 und setzen Sie in der neuen Excel-Vorlage den Cursor auf Zelle C8 und fügen die kopierten Daten ein.
  • Schritt 3: Kopieren Sie die Daten der alten Excel-Vorlage aus Kolonnen AE – BI ab Zeile 8 und setzen Sie in der neuen Excel-Vorlage den Cursor auf Zelle AM8 und fügen die kopierten Daten ein.
  • Schritt 4: Befüllen Sie die Kolonne B ab Zeile 9 immer mit der UBS-Rechnungslösung aus Zelle B8. Pro Excel- / CSV-Datei darf nur eine UBS-Rechnungslösung verwendet werden. 

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