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Spesenmanagement
Um die Nutzung von Firmenkreditkarten ranken sich viele Mythen. Wir zeigen, wie die richtige Nutzung Spesenabrechnungen erleichtert und die Kosten unter Kontrolle hält.
Viele Firmenkreditkarten sind oft besser als ihr Ruf. Wissen Unternehmen, worauf es ihnen bei der Wahl ihrer Kreditkarte ankommt, profitieren sie von zahlreichen Vorteilen.
Es ist richtig, dass Firmenkreditkarten in der Regel nicht kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Die jeweiligen Konditionen sind abhängig vom Leistungsumfang. Dazu kommen möglicherweise noch Gebühren für den Auslandseinsatz oder Zinsen bei Teilzahlungen. Richtig ist aber auch, dass manuelle Spesenabrechnungen in den Unternehmen enorm viel Kapital und Ressourcen binden und fehleranfällig sind.
Firmenkreditkarten können hier sogar für Kosteneinsparungen sorgen, da sie – insbesondere in Verbindung mit einem Spesenmanagement-Tool – für mehr Transparenz bei den Ausgaben sorgen. Hinzu kommt, dass Bargeldtransaktionen, vor allem auf Reisen, mit einem erhöhten Risiko behaftet sind. «Bei einem Verlust der Karte entsteht dem Unternehmen kein Schaden, da sie von UBS kostenlos (exklusive Prepaid) ersetzt wird», erklärt Alexander Blattner, Head of Sales bei UBS Card Center.
Darüber hinaus bietet eine UBS-Firmenkreditkarte weitere Zusatzleistungen, wie beispielsweise:
Automatisierter Datenabgleich: Eine Integration in Ausgabenmanagement- und Buchhaltungstools ermöglicht den automatischen Abgleich von Zahlungen und Belegen, was die Buchhaltung vereinfacht.
Mobile Wallet und virtuelle Karten: Die Karte kann in Mobile Wallets (zum Beispiel Apple Pay, Google Pay) verwendet oder als virtuelle Karte für E-Commerce- und Einmalzahlungen bereitgestellt werden.
Flexibles Zahlungsziel: Je nach Kartenvariante können Unternehmen das Zahlungsziel optimal für ihre Liquidität nutzen (übliche Kreditlimits, monatliche Abrechnung).
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Bevor ein Unternehmen Mitarbeitenden Kreditkarten zur Verfügung stellen kann, wird in der Regel eine Bonitätsprüfung durchgeführt und ein Kreditlimit festgesetzt. Für Start-ups und KMU kann dies eine Hürde darstellen.
Doch auch hierfür gibt es eine Lösung: die Business Prepaidkarte. Sie wird ganz einfach via E-Banking aufgeladen. UBS bietet beispielsweise die Möglichkeit, die Prepaidkarte automatisch aufzuladen, sobald ein Mindestbetrag erreicht wird. Unternehmen müssen sich so möglichst wenig um den Aufladeprozess kümmern.
Für national tätige Firmen ohne Bedarf an Zusatzleistungen gibt es zudem die Business Mastercard, für grössere Unternehmen die Corporate Card mit den Varianten Classic und Gold.
Business Prepaidkarte: ohne Bonitätsprüfung, einfach digital aufladbar mit individuellem Guthaben für jeden Mitarbeitenden – ideal für Start-ups und kleine Unternehmen
Business Mastercard: einfaches und transparentes Spesenmanagement und auf Wunsch Versicherungsschutz auf Geschäftsreisen – ideal für KMU
Visa Corporate Card Classic/Gold: einfaches und transparentes Spesenmanagement und Versicherungsschutz inklusive – ideal für mittlere und grosse Unternehmen
Sicherheitsbedenken gehören zu den häufigsten Missverständnissen rund um Firmenkreditkarten. USB erfüllt die höchsten Sicherheitsstandards – und sie werden kontinuierlich verbessert. Solange das KMU die Sorgfaltspflichten einhält, haftet es bei Kartenmissbrauch nicht für einen allfälligen Schaden. Um eine Firmenkreditkarte zu beantragen, genügt ein Anruf bei der zuständigen Kundenberaterin oder dem zuständigen Kundenberater. Die einzige Voraussetzung: Sie müssen ein UBS-Geschäftskonto besitzen. Das attraktive Bankangebot ist ideal für KMU und kann in wenigen Minuten eröffnet werden.
Bei der Business Prepaidkarte wird ein zuvor bestimmter Betrag im Voraus auf die Karte transferiert, daher kann sie schnell und ohne Bonitätsprüfung ausgestellt werden. Wie eine Kreditkarte ist die Business Prepaidkarte weltweit einsetzbar, auch für Online-Einkäufe und Bargeldbezüge. Mit UBS Digital Banking ist das kostenlose Aufladen blitzschnell möglich – inzwischen auch mit automatischer Aufladefunktion. Dabei verfügt jede Karte über ein individuelles Guthaben.
Für die klassische Kreditkarte legt der Kartenherausgeber ein monatliches Kreditlimit fest. Über diesen Betrag kann ein Unternehmen vorab frei verfügen. Erst am Monatsende muss die Rechnung beglichen werden. Sei es für die Online-Bestellung von Büromaterial oder für das Hotelzimmer im Ausland: Mit einer Firmenkreditkarte bleiben die Mitarbeitenden flexibel.
Zudem wird zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben klar getrennt. Gleichzeitig vereinfacht der Karteneinsatz die Abrechnungsprozesse, erhöht die Kostentransparenz und verbessert das Spesenmanagement.
Trotz Kreditkartenzahlung müssen viele Arbeitnehmende nach wie vor Spesenbelege manuell sammeln oder via Spesenmanagement-Tool elektronisch erfassen. Ein Vermerk auf der Quittung zum Zweck der Ausgabe vereinfacht die spätere Bearbeitung. «Mittlerweile haben wir sehr viele Kundinnen und Kunden, die ein Spesenmanagement-Tool nutzen. Dadurch entfällt dieser manuelle Prozess ebenfalls», sagt Alexander Blattner, Head of Sales bei UBS Card Center.
Für viele dieser elektronischen Programme bietet UBS eine Schnittstelle an, um die Transaktionsdaten direkt ins System einzuspeisen. Grundsätzlich müssen sich Arbeitnehmende bei der Nutzung einer Firmenkreditkarte an die Richtlinien ihres Unternehmens halten und die Sorgfaltspflichten für die Nutzung einer solchen Karte kennen und beachten. Dazu gehören unter anderem:
Ein Unternehmen, das Firmenkreditkarten nutzen möchte, sollte hierfür klare Richtlinien erstellen. Wenn die Verantwortlichkeiten geregelt, die Ausgabelimits bestimmt und die nötigen Sicherheitsvorkehrungen getroffen sind, steht dem Einsatz von Kredit- und Prepaidkarten nichts mehr im Wege.
Zu den wichtigsten Schritten zählen dabei folgende:
Ihre Ziele im Fokus
Gemeinsam setzen wir Ihre Ziele in konkrete Erfolge um. Mit unserem Netzwerk und unserem Fachwissen eröffnen wir neue Impulse für Ihr Wachstum.
Lassen Sie uns Ihre Ideen in die Tat umsetzen.
Zwar ranken sich um Firmenkreditkarten viele Mythen, doch wer sich mit ihnen beschäftigt, merkt schnell, dass der Nutzen überwiegt.
Planen Unternehmen den Einsatz von Firmenkreditkarten detailliert – bei Bedarf durch eine Fachberatung –, bieten die Karten zahlreiche Vorteile und viele Freiheiten.
Vereinbaren Sie einen Termin für ein unverbindliches Beratungsgespräch oder rufen Sie uns bei Fragen direkt an.
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