La QR-facture pour entreprises

La nouvelle QR-facture pour un avenir digital

Depuis le 30 juin, la QR-facture vous facilite la création et le paiement des factures. Après une phase de transition de plusieurs années, les bulletins rouges et orange seront supprimés définitivement au 30 septembre 2022.

La QR-facture en un coup d’œil

Avantages pour l’émetteur de factures

  • Emission simplifiée, également possible en euros pour toute l’Europe grâce au format IBAN
  • Gestion efficace des arriérés sur débiteurs grâce au nouveau reporting de compte électronique

Avantages pour le destinataire de factures

  • Paiement rapide grâce à la lecture et à la confirmation de toutes les informations du paiement dans le code QR
  • Aucune erreur de saisie, car le numéro de référence et l’émetteur de la facture ne doivent plus être saisis manuellement

La QR-facture sous forme compacte

Lisez les principales informations au sujet de la QR-facture et nos conseils pour l’utiliser avec succès. À l’attention des destinataires et des émetteurs.

Comment passer à la QR-facture?

Émetteurs de factures ayant leur propre logiciel de facturation

    Pour commencer à utiliser la QR-facture, votre logiciel doit non seulement pouvoir l’émettre, mais aussi être compatible avec le nouveau format de reporting de compte électronique camt. Veuillez tenir compte des points suivants:

      • Votre logiciel de facturation est compatible avec les versions de QR-facture de votre choix.
      • Convertissez votre reporting de compte au nouveau format camt si vous rapprochez déjà vos postes ouverts au format électronique avec le fichier de crédit BVR v11
        • camt.053: relevé de compte avec déclenchement d’écritures collectives interne ou
        • camt.054: déclenchement d’écritures collectives séparé
      • Pour les six premiers chiffres de la référence QR, utilisez le numéro d’identification (ID BVRB) qui vous a été attribué, afin d’éviter de potentiels rejets et erreurs de crédit auprès de la banque du bénéficiaire (au cas où une QR-facture serait payée par erreur comme un bulletin de versement orange).
      • Pour l’impression, utilisez du papier perforé blanc.
      • Pour que votre passage à la QR-facture se fasse le mieux possible, nous vous prions d’utiliser notre formulaire test gratuit avant d’envoyer votre première QR-facture et de nous faire parvenir des exemples de vos QR-factures à l’adresse suivante:

        UBS Switzerland AG
        Client Lifecycle Services
        E-Contracts
        Case postale
        CH-8098 Zurich

      QR-Portal - recommandation d'Unifits

      L’entreprise de logiciels Unifits a développé, en collaboration avec UBS, une solution qui vous permet de créer vous-même des QR-factures. Sur ce QR-Portal, auquel vous accédez via le lien ci-dessous, vous pouvez créer en ligne, télécharger et imprimer chez vous les sections de paiement de la QR-facture ou une QR-facture complète, ou les transmettre à l'imprimerie de votre choix.

      Veuillez vous adresser à votre conseiller à la clientèle si vous avez des questions sur cette offre de self-service sur le QR-portail d’Unifits. Veuillez toutefois noter qu’en vertu du secret bancaire suisse, votre conseiller à la clientèle ne peut vous apporter qu’un soutien limité pour la création de QR-factures et qu’il ne lui est pas autorisé de saisir pour vous vos données client personnelles sur le QR-Portal.

      Outre l’offre d’Unifits, il existe sur le marché suisse diverses solutions open source d’autres fournisseurs auxquelles les émetteurs de factures peuvent recourir. Ils peuvent par exemple créer gratuitement des codes QR sur www.qr-rechnung.net ou faire concevoir des solutions individuelles sur https://qr-rechnung.org et https://www.qr-invoice.ch.

      Si vous utilisez un logiciel de comptabilité pour soumettre des ordres de paiement électronique à UBS, vous devez vous assurer que votre système est prêt pour les QR-factures. Votre logiciel doit pouvoir prendre en charge et valider la QR-facture avec vos informations complémentaires et vos options de paiement, et créer l’ordre de paiement électronique conformément aux spécifications SIX. Les modèles de paiement doivent généralement être recréés pour les QR-factures avec les nouvelles informations de vos émetteurs de facteurs (fournisseurs).

      L’ordre de paiement électronique au format pain.001 doit être élargi pour la QR-facture. Par rapport aux bulletins de versement actuels, il existe en outre des différences importantes au niveau de la saisie des paiements pour les QR-factures. Demandez à votre fournisseur de logiciels si vous devez mettre à jour votre logiciel pour les QR-factures.

      Si vous souhaitez payer vos QR-factures via UBS e-banking, UBS Mobile Banking, UBS Multimat ou un formulaire d’ordre (UBS easy, UBS easy international, ordre unique ou ordre permanent), UBS a fait en sorte que vous puissiez aussi payer vos QR-factures comme d’habitude.

      Vous pouvez aussi facilement payer les QR-factures grâce à nos formulaires UBS easy. Comme avec les bulletins de versement actuels, détachez simplement la section paiement de la QR-facture et présentez le formulaire UBS easy pour les paiements en CHF et UBS easy international pour les paiements en EUR. Veuillez noter que pour les paiements QR, toutes les informations imprimées sur la section paiement ou complétées à la main de manière réglementaire sont toujours fournies avec le paiement, indépendamment de leur caractère nécessaire pour l'exécution du paiement. Les informations complétées à la main (mais pas les suppressions) sont autorisées uniquement pour préciser le montant et/ou le/la destinataire de la facture «payable par» s'ils ne sont pas déjà indiqués.

      La QR-facture en bref

      Les trois versions de la QR-facture

      La différence réside dans l’utilisation de l’IBAN et dans les références.

      QR-IBAN avec référence QR (préc. référence BVRB)

      • Référence restituée à 100%
      • Rapprochement automatisé des débiteurs
      • Reporting de compte efficace avec écritures collectives

      IBAN et Creditor Reference selon la norme ISO 11649

      • Factures réglées en majorité depuis l’étranger
      • Rapprochement automatisé des débiteurs
      • Reporting de compte efficace avec écritures collectives

      IBAN sans référence

      • Dons, actions, événements avec payeurs inconnus
      • Aucun débiteur en suspens
      • Reporting de compte en tant qu’écritures individuelles uniquement

      Autres informations/conditions

      Vous trouverez des informations supplémentaires dans les documents suivants:

      Pour que les nouveautés puissent être mises en œuvre le plus simplement possible, vous trouverez ici les documents les plus importants d’un seul tenant.

      Vous pouvez simuler le comportement de l’interface client/banque sur la plateforme de test. La plateforme de test contrôle les messages générés du client à la banque et formule des messages de la banque au client.

      Scanner et payer la QR-facture sur l’UBS Mobile Banking ou sur l’UBS Multimat.