Gestion de frais Des cartes de crédits pour les employés?

On les considère comme chères, peu fiables et réservées aux grandes entreprises: ce sont les cartes de crédit d’entreprise. Elles offrent pourtant de nombreux avantages qui facilitent la vie des PME. Il est temps d’en finir avec les idées reçues et de se poser les bonnes questions.

C’est un fait qu’elles ne sont pas gratuites, en général. Toutefois, il y a des processus manuels de gestion des frais qui consomment énormément de capital et de ressources dans les entreprises et qui peuvent être source d’erreurs. Par ailleurs, les cartes permettent aux entreprises de réduire leurs coûts grâce à une transparence accrue, en particulier quand elles sont utilisées conjointement à un outil de gestion des frais.

De plus, les transactions en espèces présentent un risque plus important, en particulier en voyage. Alexander Blattner, responsable des ventes auprès du Card Center d’UBS souligne qu’«en cas de perte de la carte, son remplacement est gratuit (sauf pour les cartes prépayées)». Les cartes de crédit d’entreprise UBS offrent en plus d’autres prestations complémentaires.

Avant qu’une entreprise puisse remettre des cartes de crédit à ses employés, elle devra passer par une vérification de solvabilité et disposer d’une limite de crédit. Toutefois, cela ne s’applique pas aux cartes prépayées Business, destinées aux start-ups et aux PME, dont la recharge se fait simplement par E-Banking.

René Gerig, le responsable Product Management pour les cartes de crédit chez UBS, explique qu’«il est possible pour nos clients d’activer une recharge automatique dès qu’un montant minimum est atteint, afin de leur faire gagner du temps». Pour les entreprises actives au niveau national n’ayant pas un grand besoin de prestations complémentaires, il existe la Business Credit Card. Les grandes entreprises peuvent se tourner vers les Corporate Cards Classic et Gold.

De ces trois idées reçues sur le sujet, il s’agit de la plus tenace. Il suffit d’un simple appel pour joindre un conseiller à la clientèle compétent qui sera en mesure d’aider le client à passer commande. Concernant la sécurité, UBS répond aux normes les plus strictes et renforce continuellement son niveau d’exigence. Dans la mesure où la PME répond aux obligations de diligence, elle n’est pas tenue pour responsable en cas de dommages occasionnés par une mauvaise utilisation de la carte.

Pour les cartes prépayées, le montant nécessaire est transféré à l’avance sur la carte. La carte peut être émise rapidement et sans avoir à passer de vérification de solvabilité. À la manière d’une carte de crédit, il est possible de s’en servir dans le monde entier, également pour les achats en ligne et les retraits d’espèces. L’expert en cartes de crédit d’UBS, René Gerig, le promet: «Chaque carte dispose d’un avoir individuel. La recharge est gratuite et se fait en un clin d’œil via l’E-Banking, et maintenant il y a en plus la fonction de recharge automatique».

Dans le cas des cartes de crédit classiques, l’émetteur de la carte fixe une limite de crédit. Le montant en question est à disposition des entreprises, de façon mensuelle. La facture est réglée en fin de mois Qu’il s’agisse d’une commande en ligne de fournitures de bureau ou d’une réservation d’hôtel à l’étranger, les employés profitent d’une grande flexibilité avec la carte de crédit d’entreprise. Cela permet en plus de délimiter clairement les dépenses privées et professionnelles. L’utilisation des cartes permet une meilleure transparence des coûts et une meilleure gestion des frais.

L’utilisation d’une carte ne dispense pas les employés de garder les reçus et de saisir leurs dépenses, que ce soit à la main ou avec un outil de gestion de frais. Noter le motif de la dépense sur le récépissé, peut faire gagner du temps ensuite lors de la saisie. Alexander Blattner, responsable des ventes auprès du Card Center UBS, mentionne que «nous avons de nombreux clients qui utilisent un outil de gestion des frais. Cela permet en plus d’éliminer le processus manuel». Il existe de nombreux prestataires à prix abordables pour lesquels UBS offre également une interface pour enregistrer les données de transaction directement dans le système.

Dans l’ensemble, les employés doivent s’en tenir au règlement des frais de l’entreprise ainsi que prendre connaissance des obligations de diligence pour l’utilisation des cartes et les respecter.

Nous recommandons d’avoir un règlement des frais qui mette les choses au clair. Cela permet d’établir quelles dépenses sont autorisées pour l’employé et jusqu’à quelle hauteur. De plus, les entreprises devraient définir des critères clairs de remise des cartes de crédit et prépayées.