UBSへの採用候補者及び採用検討者のプライバシーに関する通知

UBSへの採用候補者及び採用検討者のプライバシーに関する通知

その他全ての国のためのプライバシーに関する通知

その他全ての国のためのデータ保護

下記の情報は重要です。― 先にお進みになる前に必ずお読みください。応募手続を進めることにより、貴方は以下のプライバシーに関する条件(「プライバシーに関する通知」)に同意することとなります。

  1. 貴方に関する本件情報の利用目的について
    口頭又は文書によるかどうかに関わらず、初回の予備面接、評価及び面談を含む採用過程を通じて、又は当該採用過程に関連して、貴方が採用候補者又は採用検討者(「本件候補者」)として応募資料において提出し又は提供する情報その他の貴方がUBSに提供する情報(「本件情報」)は、UBSのため、UBSの支店、子会社若しくは関連会社(総称して、「UBS」)又は世界各地に所在する様々な第三者であるサプライヤーにより保管されます。

    貴方の明示的な同意がある場合又はその他適用法令が認める場合を除いて、本件情報は以下の目的のためのみに利用され又は取り扱われます。(i) 採用目的、(ii) 採用に関連するマーケティング活動目的、(iii) 法令上の目的、(iv) 規制上の目的、(v) データの保有目的、(vi) 統計的目的(ダイバーシティ・レポーティング、トレンド分析、メトリクス・レポーティング)及び (vii) 人事管理・運営目的(「本件目的」)。

    法域によっては、貴方の自国において強制されているのと同等の法的保護が提出された本件情報に付与されるとは限らず、また、プライバシー、データ保護及び個人情報の秘匿性に関する法令が貴方の自国における保護と同等でない場合があることにつき、ご了承ください。ただし、UBSは、本件情報を受領した場所を問わずに、本プライバシーに関する通知に従って当該情報を取り扱います。

    疑義を避けるために付言すると、UBSは、適用法令により許容されているところに従い本件情報を取り扱い、また、適用法令が認める限度で同意以外の正当な根拠に依拠することがあります。かかる正当な根拠には、法的義務(legal obligation)、契約上の必要性(contractual necessity)又は正当な利益(legitimate interest)に応じるための個人情報の取扱いが含まれますが、これらに限定されるものではありません。
  2. 貴方に関する本件情報にアクセスし、同情報を取り扱う主体についてUBSは、世界各国の支店、子会社及び企業グループを通じて事業活動を行っており、貴方に関する本件情報は、本件目的(上記ご参照。)のために、UBSの支店、子会社又は関連会社によりアクセスされ、共有され、かつ保有される可能性があります。貴方に関する本件情報の管理者(データ管理者)は、貴方が本件情報を提出し又は提供したUBSの関連会社です。

    本件目的(貴方への電話又はEメールでの連絡、貴方とのミーティングの設定又はITサポートの提供等)の範囲内におけるUBSによる本件情報の取扱いに関して、UBSは、自らに代わってその役割を果たす者として、又は自らの業務を支援する者として、貴方の自国外に所在する可能性のある人材紹介会社その他の第三者であるサービスプロバイダーに対しても本件情報を開示する可能性があります。そのような第三者サービスプロバイダーであってUBSに代わってその役割を果たすものは、貴方に関する本件情報を保護するための高い安全基準を満たすことが要求されており、また、本件情報を機密とし、本プライバシーに関する通知に従って同情報を扱います。また、UBSは、裁判所からの命令、各国の関係当局の指示若しくは命令に従い、又は法令に基づいて、本件情報をその他の第三者に開示することがあります。|

    貴方がUBSの従業員(「紹介従業員」)によりUBSに紹介された場合には、当該紹介従業員は貴方の応募状況についての情報の概要(「応募書類審査中」、「面談/評価中」、「採用プロセス終了」又は「採用決定」等)を受領します。当該紹介従業員は、貴方の自国外においてUBSの支店、子会社又は関連会社の業務に従事している可能性があります。貴方の応募状況についての情報の概要を除き、貴方が応募に際して又はその他の機会にUBSに提出した本件情報をUBSが当該紹介従業員に共有することはありません。
  3. 当社が貴方に求める情報について
    貴方は、貴方が提出する応募書類を含む全ての本件情報が、真実、正確、完全であり、かつ誤解を招くようなものでないことを確認します。貴方は、本応募書類、評価及び面談を含む応募過程において貴方によって作出された虚偽、誤解を招く記述又は脱落が、貴方の応募を拒否する十分な正当理由となり得ること、又は貴方が既に従業員である場合には、適式な手続の下で行われる即時解雇の十分な正当理由となり得ることを、それぞれ了承します。
  4. オンラインでの応募が難しい場合の手段について
    UBSは、オンラインでの応募を奨励します。オンライン経由の応募が困難である場合又はオンライン経由の応募ができない事情がある場合には、関連する国に所在するUBSのオフィス宛てにEメール又は手紙でご連絡のうえ、代替となる応募方法につきご相談ください。
  5. 貴方の本件情報を保有する理由及び方法について
    当社に提出された本件情報は、本プライバシーに関する通知に従って、UBSにより又はUBSを代理する第三者により本件目的のために保有されます。

    貴方が、テストセッション又は面談及び評価日への参加機会を与えられた場合には、全ての評価データは、本プライバシーに関する通知に従って、UBSにより又はUBSを代理する第三者であるサービスプロバイダーにより保有されます。
    当社は、今後の採用過程のいずれかの時点において、応募に際して提供された本件情報を含む貴方が提供した本件情報の検証を行う場合があります。貴方は、当該検証プロセスが、本プライバシーに関する通知に従い、UBSにより又はUBSを代理する第三者であるサービスプロバイダーにより行われる可能性があることに同意します。貴方は、採用に至った場合には、当社が本件情報を人事管理・運営の目的で利用する可能性があること(採用に関連する調査への記入要請を含みます。)に、同様に同意します。
    予備面接が進まない、又は採用に至らない場合には、貴方が提出した本件情報は、貴方が後日になってさらに応募する際に参照されることがあり、また、貴方に適する可能性のある職務の採用機会が後日生じた場合に、貴方が提出したEメールアドレス又は電話番号宛てに当社が連絡することがあります。

    貴方がある特定の採用枠に応募している場合には、貴方の応募は当該特定の採用枠のみを対象としたものとなります。UBSの他の採用枠にもご興味がある場合は、それらの採用枠についても個別にご応募下さい。UBSは、貴方を他の採用枠についての候補者とは必ずしも自動的に判断いたしません。
  6. 当社が保存、取り扱う貴方に関するデータについて
    UBSは、本件候補者のデータを、リスク管理及び法令遵守(例えば、マネーロンダリング防止要件の遵守)のために検証します。この目的のため、UBSは、主として第三者であるサービスプロバイダーによって提供された一般に入手可能な情報源からのデータが保存されている中央データベースで氏名の確認を実施します。外部プロバイダーにより提供されるこのような公開データには、個人の人種、民族、政治的見解、宗教的又は哲学的信念及び労働組合加入状況に関するデータが含まれる可能性があります。UBSは、採用及び雇用契約の締結に関連するデータ並びにマネーロンダリング、犯罪活動、汚職、テロリスト融資及びそれらに類似する法令遵守関連の調査を実施するために必要なデータのみを利用します。当該調査は、特別に権限を与えられたUBS社員又はUBSにより選定された専門家である第三者の身元調査会社により実施されます。当該データ及び結果は、前述の本件目的のためにのみに利用されます。
  7. 自身の本件個人情報について、アクセス、変更又は削除する方法について
    貴方に関する本件情報は、貴方のプロファイルの作成日又は最終修正日のいずれか遅い日から最長36か月の間、上述の目的のために、システムにおいて保有されアクセス可能な状態となります。米国における採用枠に関する本件候補者のデータについてはより長い期間保有される可能性がありますが、その場合を除き、当該期間終了後、貴方に関する本件情報は破棄されます。

    貴方に関する本件情報を当社が保有することに同意しない場合には、オンライン上の情報を利用し当社にご連絡ください。

    当社が適切又は必要であるとみなした場合には、当社は、貴方に通知することなく、いつでも貴方が当社に提出した本件情報を当社システムから消去し又は削除する権利を有します。

    貴方は、適用されるデータ保護法/プライバシー法に基づいて、当社が貴方のデータを取り扱うことに対して異議を申し立てる権利(及びその他の同法に基づく権利)を主張することができることがあります。これらの権利の行使を希望する場合には、オンライン上の情報を利用し当社にご連絡ください。

    また、ご自身の保護されたオンラインアカウント経由で、貴方が提出した本件情報をシステムにおいて直接的に変更し又は削除することも可能です。
  8. インターネット経由での本件情報の送信において考慮すべき点について
    応募用紙に含まれるすべての本件情報及び採用の過程で貴方が当社に提供する全ての情報は、誰もがアクセス可能であるインターネット経由で送信されます。従って、貴方はこのような伝達の手段は安全ではなく、また、当該データが制限を受けることなく、送信者及び受信者の所在地に関係なく、国境を越えて送信される可能性があることを確認します。UBS又はいかなる当社の第三者のサービスプロバイダーも、本件候補者に対して、本件候補者が自身の個人データをインターネット経由で送信した結果(送信上のエラー、遅延又は失敗を含む。)として生じるいかなる責任(傷害、損失、損害を問わず、また、どのような形の費用負担も)も負いかねます。

本プライバシーに関する通知は、変更される可能性があります。本通知に記載されている個人データの取扱いにおける変更及び追加であって貴方に影響を及ぼすものは、貴方との間で当社が通常利用している適切な連絡方法を通じて通知されます。

 

貴方は、応募手続を継続することにより、貴方の本プライバシーに関する通知の条件の承諾を確認し、当該条件に規定されたとおりに、かつ、これに従って貴方に関する本件情報(機密性の高い個人データを含む。)が取り扱われることに同意し、また、本プライバシーに関する通知に明記されている場合を除き、貴方とUBSの間で書面により別段の合意をしない限り、UBSはいかなる責任・法的義務も負わないことに同意します。貴方はいつでも本件情報の取扱いへの同意を撤回することができます。ただし、UBSは法的根拠がある場合、貴方の本件情報の取扱いを継続する権利を留保します。

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