1. Protection des données

La protection de vos données est prise très au sérieux par UBS, UBS adhère à des normes de protection des données élevées mais également une meilleure transparence dans la collecte et le traitement des données à caractère personnel pour nos clients. La présente notice d’information contient des informations générales sur les données à caractère personnel que les entités UBS en Suisse mentionnées dans l’article 11 ci-dessous collectent, sur ce que les entités en font et sur les droits dont vous disposez. Pour toutes autres questions ou commentaires, veuillez nous contacter à l'adresses indiquée dans la section 8.

"Données à caractère personnel" signifie toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (plutôt qu'à une entité juridique, telle qu'une société).

Dans le cadre de notre engagement à protéger vos données à caractère personnel de manière transparente, nous voulons vous informer :

  • de la manière et des raisons pour lesquelles UBS collecte, utilise et conserve vos données à caractère personnel ;
  • du fondement légal en vertu duquel vos données à caractère personnel sont traitées ; et
  • de vos droits et de nos obligations par rapport à un tel traitement.
 

2. Quels types de données à caractère personnel recueillons-nous ?

Les entités UBS en Suisse visées à l'article 11 ci-dessous ("UBS", "nous", "nos" ou "notre") collecteront et traiteront, en fonction du produit ou du service que nous vous fournissons (le cas échéant), des données à caractère personnel vous concernant, y compris :

  • Des renseignements personnels tels que votre nom, votre numéro d'identification, votre date de naissance, vos documents KYC [Know Your Customer – Connais Ton Client] (y compris une copie de votre carte d'identité nationale ou de votre passeport), votre numéro de téléphone, votre adresse postale et électronique, et des renseignements familiaux tels que le nom de votre conjoint, de votre partenaire ou de vos enfants ;
  • Des informations financières, y compris vos relevés de paiement et de transaction et toutes informations relatives à vos actifs (y compris vos biens immobiliers fixes), vos états financiers, vos dettes, impôts, recettes, revenus, gains et investissements (y compris vos objectifs d'investissement) ;
  • Votre domicile fiscal et autres documents et renseignements fiscaux ;
  • Le cas échéant, des renseignements professionnels à votre sujet, comme l’intitulé de votre poste et votre expérience professionnelle ;
  • Vos connaissances et votre expérience en matière d'investissement ;
  • Les détails de nos interactions avec vous et les produits et services que vous utilisez ;
  • Tous les enregistrements des appels téléphoniques entre vous et UBS ;
  • Le cas échéant, les détails de votre nomination pour un mandat ;
  • Les identificateurs que nous vous attribuons, comme votre numéro de client ou de compte,
  • Lorsque vous accédez à notre site Web, les données transmises par votre navigateur et enregistrées automatiquement par notre serveur, y compris la date et l'heure de l'accès, le nom du fichier consulté ainsi que le volume de données transmises et la performance de l'accès, votre navigateur Web, la langue du navigateur et le nom de domaine du demandeur, et l'adresse IP (les données supplémentaires ne seront enregistrées via notre site Web que si leur divulgation est faite volontairement, par exemple lors d'un enregistrement ou d'une demande). Lorsque vous visitez un site Web d'UBS, ce site Web contiendra des informations supplémentaires sur la manière dont nous utilisons vos informations pendant que vous visitez ce site Web ; et
  • Dans certains cas (lorsque la loi le permet), des catégories particulières de données à caractère personnel, telles que vos informations biométriques, opinions ou affiliations politiques, des informations relatives à votre santé, votre origine raciale ou ethnique, vos croyances religieuses ou philosophiques et, dans la mesure où la loi le permet, des informations relatives à toutes condamnations ou infractions pénales.

Dans certains cas, nous recueillons ces informations à partir de registres publics (qui, selon le produit ou le service que vous recevez, peuvent inclure la propriété effective et d'autres registres), de l'administration publique ou d'autres sources tierces, telles que les services de vérification du patrimoine, les agences de référence de crédit, les agences de prévention de la fraude et les autres entités du Groupe UBS.

Si nécessaire dans le cadre des produits et services que nous vous fournissons, nous recueillerons également des informations sur vos détenteurs de cartes ou titulaires de comptes supplémentaires, vos partenaires commerciaux (y compris d'autres actionnaires ou ayants droit économiques), les membres de votre famille ou personnes à charge, vos représentants et vos agents. Additionnellement, si vous êtes une institution, un client corporate ou un investisseur, nous collecterons aussi des informations relatives à vos directeurs, vos employés ou vos actionnaires. Avant de fournir ces informations à UBS, vous devez fournir une copie de cette notice à ces personnes.

 

3. Sur quelle base juridique et à quelles fins traitons-nous les données à caractère personnel ?

3.1 Base juridique du traitement

En fonction de la finalité du traitement (voir section 3.2), le traitement de vos données à caractère personnel sera l'un des suivants :
(i) Nécessaires aux intérêts légitimes d'UBS, sans affecter indûment vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux (voir ci-dessous) ;

(ii) Nécessaires à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat avec vous pour les services ou produits que vous demandez, ou pour remplir nos obligations en vertu d'un tel contrat, par exemple lorsque nous utilisons vos données à certaines des fins mentionnées aux sections 3.2(a), (b) (c) et (j) ci-dessous (ainsi que certaines des divulgations de données décrites à la section 4) ;

(iii) Nécessaires pour nous acquitter de nos responsabilités légales ou réglementaires, y compris lorsque nous effectuons les vérifications mentionnées à la section 3.2(a) ci-dessous et que nous faisons les divulgations aux autorités, aux organismes de réglementation et aux organismes gouvernementaux mentionnés aux sections 3.2(g) et 4 ci-dessous

(iv) Dans certains cas, nécessaires à l'exécution d'une mission effectuée dans l'intérêt public ;

(v) Lorsque nous utilisons des catégories particulières de données à caractère personnel, nécessaires pour établir, exercer ou défendre des droits ou lorsque le traitement concerne des données à caractère personnel manifestement dans le domaine public ; et

(vi) Dans des circonstances limitées, traitées avec votre consentement que nous obtenons de vous de temps à autre (par exemple lorsque la législation), ou traitées avec votre consentement explicite dans le cas de catégories particulières de données à caractère personnel.

Voici des exemples « d’intérêts légitimes » mentionnés ci-dessus :

  • La poursuite de certaines finalités énoncées aux alinéas 3.2(a) à 3.2(k) ci-dessous ;
  • L’exercice de nos droits en vertu des articles 26 et 27 de la Constitution Fédérale de la Confédération Helvétique, y compris notre liberté d'entreprise et notre droit à la propriété ;
  • Lorsque nous divulguons les informations mentionnées à l’article 4 ci-dessous, nous fournissons des produits et services et assurons un niveau de service élevé et constant dans l'ensemble du Groupe UBS, tout en assurant la satisfaction de nos clients, de nos employés et des autres parties prenantes; et
  • Répondre à nos exigences en matière de reddition de comptes et de réglementation partout dans le monde, 

Dans chaque cas, à condition que ces intérêts ne prévalent pas sur vos intérêts en matière de protection de vos données à caractère personnel.

Tous les consentements qu’UBS a obtenu afin de traiter vos données à caractère personnel ne s’applique pas aux finalités du Règlement Général sur la Protection des Données de l’Union Européenne (« RGPD UE »). En conséquence, aux fins du RGPD UE, UBS se fonde sur les motifs légitimes de respect d'une obligation légale, d'une nécessité contractuelle ou d'intérêts légitimes (comme précisé dans la présente notice d’information) et la capacité d'UBS de se fonder sur un tel consentement aux fins du RGPD UE est par la présente levée ou éteinte. Pour éviter tout doute, tout consentement donné pour toute autre raison, par exemple (et le cas échéant), le respect de la Loi Fédérale sur la Protection des Données ou les dispositions relatives au secret bancaire de la Loi Fédérale sur les Banques et les Caisses d'Epargne n'est pas affecté par ce paragraphe.

Lorsque les données à caractère personnel que nous recueillons auprès de vous sont nécessaires pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires ou pour conclure un accord avec vous, si nous ne pouvons pas recueillir ces données à caractère personnel, il est possible que nous ne puissions pas vous accepter en tant que client ou vous fournir des produits ou des services (auquel cas nous vous en informerons en conséquence).

3.2 Finalités du traitement

Nous traitons toujours vos données à caractère personnel pour une finalité spécifique et nous ne traitons que les données à caractère personnel pertinentes pour atteindre cette finalité. En particulier, nous traitons les données à caractère personnel aux fins suivantes :

a) les processus d'intégration du client, y compris pour vérifier votre identité et évaluer votre demande (y compris le besoin de garanties ou d'autres outils de titrisation) si vous demandez un crédit, et pour effectuer des contrôles légaux et autres contrôles de conformité réglementaire (par exemple, pour se conformer à la réglementation anti-blanchiment d'argent et prévenir la fraude) ;

b) vous fournir des produits et services et veiller à leur bonne exécution, par exemple en nous assurant que nous pouvons vous identifier et effectuer des paiements vers et depuis vos comptes conformément à vos instructions et aux conditions du produit ;

c) gérer notre relation avec vous, y compris communiquer avec vous au sujet des produits et services que vous obtenez de notre part et de nos partenaires commerciaux, répondre aux questions et plaintes relatives au service à la clientèle, faciliter les activités de recouvrement de créances, prendre des décisions concernant le crédit ou votre identité, retracer vos allées et venues et fermer votre compte (conformément à la loi applicable) s'il demeure inactif et que nous ne sommes pas en mesure de vous contacter après un certain temps ;

d) nous aider à mieux vous connaître en tant que client, les produits et services que vous recevez, ainsi que d'autres produits et services qui pourraient vous intéresser, y compris le profilage basé sur le traitement de vos données à caractère personnel, par exemple en examinant les types de produits et services que vous utilisez chez nous, la façon dont vous aimeriez être contacté et ainsi de suite ;

e) prendre des mesures pour améliorer nos produits et services et notre utilisation de la technologie, y compris l'essai et la mise à niveau des systèmes et des processus, et mener des études de marché pour comprendre comment améliorer nos produits et services existants ou en apprendre davantage sur d'autres produits et services que nous pouvons offrir ;

f) vous contacter à des fins de marketing direct au sujet de produits et services qui, selon nous, pourraient vous intéresser, y compris ceux que nous, les entités du Groupe UBS et nos autres partenaires commerciaux offrons, et faciliter les participations à des concours et les offres promotionnelles ;

g) le respect continu de nos obligations réglementaires et de conformité (par exemple, les lois du secteur financier, les lois contre le blanchiment d'argent et les lois fiscales), y compris en ce qui concerne l'enregistrement et la surveillance des communications, les divulgations aux autorités fiscales, aux organismes de réglementation des services financiers et à d'autres organismes réglementaires et gouvernementaux, et les enquêtes ou la prévention de la criminalité ;

h) assurer la sécurité de nos clients, de nos employés et des autres parties prenantes ;

i) la réalisation d'analyses transactionnelles et statistiques et de recherches connexes ;

j) la souscription ;

k) pour la gestion opérationnelle prudente du Groupe UBS (y compris la gestion du crédit et des risques, l'assurance, l'audit, la formation aux systèmes et produits et à des fins administratives similaires) ; et

l) toute autre finalité que nous vous notifions de temps à autre.

 

4. Qui a accès aux données à caractère personnel et avec qui sont-elles partagées ?

4.1 Avec le Groupe UBS

Nous partageons généralement des données à caractère personnel avec d'autres sociétés du Groupe UBS afin d'assurer un niveau de service élevé et constant dans l'ensemble de notre groupe et de vous fournir des services et des produits. Vous trouverez de plus amples informations sur les sociétés du Groupe UBS qui reçoivent vos données à caractère personnel à l’article 11.

4.2 Tiers

Pour la fourniture de nos produits et services, nous partagerons vos données à caractère personnel avec des personnes agissant en votre nom ou impliquées dans la transaction (selon le type de produit ou de service que vous recevez de notre part), y compris, le cas échéant, les types de sociétés dont la liste suit :

  • Une partie acquérant un intérêt dans l'opération ou assumant un risque dans ou en rapport avec l'opération (tel qu'un assureur) ;
  • Les sociétés dans lesquelles vous avez un intérêt telles que les valeurs mobilières lorsque ces titres sont détenus par la banque pour vous ;
  • Les destinataires des paiements, les bénéficiaires, les nominés de compte, les intermédiaires, les banques correspondantes et les banques d'agents ;
  • Les chambres de compensation et les systèmes de compensation ou de règlement, ainsi que les sociétés ou institutions de paiement spécialisées telles que SWIFT ;
  • (Si vous détenez une carte de crédit chez nous) les associations de cartes de crédit, et d'autres fournisseurs de paiement par carte et de plateforme ;
  • Les contreparties de marché ;
  • Les agents de retenue en amont ;
  • Les référentiels d'échange ou les référentiels centraux ;
  • Les bourses de valeurs ;
  • D’autres institutions financières, agences de référence de crédit ou bureaux de crédit (dans le but d'obtenir ou de fournir des références de crédit) ;
  • Tout gestionnaire de fonds tiers qui vous fournit des services de gestion d'actifs ; et
  • Tout courtier introducteur à qui nous fournissons des présentations ou des références.

4.3 Fournisseurs de services

Dans certains cas, nous partageons également des données à caractère personnel avec nos fournisseurs, y compris les sociétés du Groupe UBS et d'autres partenaires commerciaux qui nous fournissent des services, tels que les fournisseurs de services informatiques et d'hébergement, les fournisseurs de marketing, les services de communication et d'impression, le recouvrement de créances, le traçage, le recouvrement de créances, la prévention de la fraude, les agences de référence en matière de crédit, etc. Lorsque nous le faisons, nous prenons des mesures pour nous assurer qu'ils respectent nos normes de sécurité des données, afin que vos données à caractère personnel restent sécurisées..

4.4 Autorités publiques ou réglementaires

Si cela est requis de temps à autre, nous divulguons des données à caractère personnel aux autorités publiques, aux organismes de réglementation ou aux organismes gouvernementaux, y compris lorsque la loi ou la réglementation l'exige, en vertu d'un code de pratique ou de conduite, ou lorsque ces autorités ou organismes nous y obligent.

4.5 Autres

  • Si notre entreprise est vendue à une autre organisation ou si elle est réorganisée, les données à caractère personnel seront partagées afin que vous puissiez continuer à recevoir nos produits et services. En général, nous partageons également des données à caractère personnel avec des acheteurs potentiels lorsque nous envisageons de vendre ou de transférer une partie ou la totalité d'une entreprise. Nous prenons des mesures pour nous assurer que ces acheteurs potentiels conservent les données en toute sécurité.
  • Nous pourrions avoir besoin de divulguer vos données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire pour exercer ou protéger non seulement nos droits, y compris ceux de nos employés ou d'autres parties prenantes, ou encore en réponse aux demandes de personnes ou de leurs représentants qui cherchent à protéger leurs droits légaux ou les droits d'autrui.
 

5. Les transferts internationaux de données à caractère personnel

Les Bénéficiaires visés à l’article 4 ci-dessus peuvent être situés en dehors de la Suisse. Dans ces cas, sauf lorsque le Commissaire Fédéral à la Protection des Données et à l'Information a déterminé que le pays concerné assure un niveau de protection adéquat, UBS exige que ces destinataires respectent les mesures appropriées destinées à protéger les données à caractère personnel contenues dans un accord juridique contraignant. Une copie de ces mesures peut être obtenue en contactant le délégué à la protection des données ("DPD") à l'adresse figurant à la fin de la présente notice. Si et dans la mesure requise par le droit applicable (tel que le Secret Bancaire Suisse), nous mettons en œuvre les mesures juridiques, opérationnelles et techniques nécessaires et/ou concluons un accord avec vous avant de tels transferts.

Une liste des pays dans lesquels UBS opère) se trouve ici : www.ubs.com/privacy-statement

 

6. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conserverons les données à caractère personnel qu'aussi longtemps que nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pour se conformer aux exigences légales, réglementaires ou de politique interne. Dans ce cadre, nous appliquons des critères pour déterminer les périodes appropriées de conservation de vos données à caractère personnel en fonction de leur finalité, comme la tenue d'un compte approprié, la facilitation de la gestion de la relation client et la réponse aux réclamations légales ou aux demandes réglementaires. Des exemples de périodes de conservation spécifiques à votre pays sont présentés à l’article 11 ci-dessous.

 

7. Vos droits

Vous avez le droit de demander à UBS de rectifier les données à caractère personnel inexactes que nous recueillons et traitons et le droit de demander la limitation de vos données à caractère personnel jusqu'à ce qu'une telle demande soit prise en considération.

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Veuillez toutefois noter que le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait. 

Vous avez le droit de nous demander de cesser de traiter vos données à caractère personnel ou de demander la suppression de vos données à caractère personnel - ces droits ne sont pas absolus (dans la mesure où il peut parfois y avoir des intérêts supérieurs qui exigent la poursuite du traitement, par exemple), mais nous examinerons votre demande et vous confirmerons la décision retenue. Lorsque des données à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing direct, votre droit d'opposition s'étend au marketing direct, y compris le profilage dans la mesure où il est lié à ce type de marketing. Vous avez la possibilité de cliquer sur le lien "se désabonner" dans tout email qui vous est envoyé, ou en nous contactant à l'adresses indiquée dans la section 8.

Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, ou lorsque ce traitement est nécessaire pour conclure ou exécuter nos obligations en vertu d'un contrat avec vous, vous avez le droit, en vertu des lois applicables en matière de protection des données de demander que vos données à caractère personnel soient transférées à vous ou à un autre responsable du traitement. Vous avez également le droit de demander à UBS une copie de tout ou partie des données à caractère personnel que nous recueillons et traitons à votre sujet. 

Dans certaines circonstances, UBS peut traiter vos données à caractère personnel par le biais d'un processus décisionnel automatisé, y compris le profilage. Lorsque cela se produit, vous serez informé des décisions automatisées qui utilisent vos données à caractère personnel, vous recevrez des informations sur la logique en cause et serez informé des conséquences possibles d'un tel traitement. Dans certaines circonstances, vous pouvez demander à ne pas faire l'objet d'une prise de décision automatisée, y compris le profilage. 

Vous pouvez exercer les droits énoncés ci-dessus en contactant le DPD en utilisant les détails présentés à l’article 8 de la présente notice d’utilisation.

 

8. Exercice de vos droits et plaintes

Si vous n'êtes pas satisfait d'un quelconque aspect du traitement de vos données à caractère personnel par UBS, nous aimerions en discuter avec vous afin de comprendre comment nous pouvons rectifier la situation.
Vous pouvez exercer vos droits liés à vos données personnelles en nous écrivant à l'une des adresses suivantes. Pour éviter tout délais concernant votre demande, veuillez joindre à votre lettre signée une copie de votre passeport ou de votre carte d'identité:

  • UBS Switzerland AG, Quality Feedback / Direktion, Postfach, 8098 Zürich, Switzerland
  • UBS Business Solutions AG, Office of Group DPO, PEZH NORD1 EUR1-211, Postfach, 8098 Zürich, Switzerland

Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse d'UBS, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité chargée de la protection des données dans votre pays de résidence ou de travail, ou à l'endroit où vous pensez qu'un problème lié à vos données a surgi.

 

9. Note de sécurité

Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher l'accès non autorisé ou illégal aux données à caractère personnel que vous nous avez fournies. Comme la sécurité complète des données ne peut être garantie pour les communications par courrier électronique, messagerie instantanée et autres moyens de communication similaires, nous vous recommandons d'envoyer toute information particulièrement confidentielle par un autre moyen sécurisé.

 

10. Modifications des données à caractère personnel

Nous nous engageons à garder vos données à caractère personnel exactes et à jour. Par conséquent, si vos données à caractère personnel changent, veuillez-nous en informer dès que possible.

 

11. Autres dispositions spécifiques à la Suisse

Liste des entités d’UBS responsables de traitement,

  • UBS Group AG: Bahnhofstrasse 45, 8001 Zürich
  • UBS AG:
    Bahnhofstrasse 45, 8001 Zürich,
    Aeschenvorstadt 1, 4051 Basel
  • UBS Switzerland AG: Bahnhofstrasse 45, 8001 Zürich
  • UBS Business Solutions AG: Bahnhofstrasse 45, 8001 Zürich
  • UBS Card Center AG: Flughofstrasse 35, 8152 Glattbrugg
  • UBS Fund Management (Switzerland) AG: Aeschenplatz 6, 4052 Basel
  • UBS Swiss Financial Advisers AG: Löwenstrasse 49, 8001 Zürich

Exemple de périodes de conservation (cf. section 6) :

En règle générale, UBS conserve les données à caractère personnel pendant la durée de votre relation ou de votre contrat avec UBS plus 10 ans, ce qui reflète la durée pendant laquelle des actions en justice peuvent être intentées à la suite de la résiliation d'une telle relation ou d'un tel contrat. Une procédure légale ou réglementaire en cours ou prévue peut mener à la rétention au-delà de cette période.

En raison des exigences de l'Autorité fédérale de surveillance des marchés financiers ("FINMA"), UBS est en outre tenue d'enregistrer les communications téléphoniques internes et externes de tous les collaborateurs travaillant dans le négoce de valeurs mobilières ainsi que la correspondance électronique (e-mails, communications sur Bloomberg ou Reuters, etc.), de conserver pendant deux ans les preuves des communications téléphoniques professionnelles effectuées par ces collaborateurs et de les mettre à la disposition de la FINMA en cas de besoin. Cette obligation concerne également les collaborateurs qui, sur la base d'une évaluation des risques, sont particulièrement exposés à la réception d'informations pertinentes pour la surveillance des marchés.

Par ailleurs, UBS en Suisse enregistre pour une durée de dix ans l'ensemble des données des communications professionnelles et privées entrant et sortant (en particulier les e-mails et leurs pièces jointes, les chats, les messageries instantanées) dans une archive électronique séparée et protégée (emplacement en Suisse). 

 

12. Statut de cette notice d’information

Cette notice d’information a été mise à jour en avril 2018. Il s'agit d’une notice explicative concernant ce que fait UBS, plutôt que d'un document qui lie UBS ou toute autre partie contractuellement. Nous nous réservons le droit de le modifier de temps à autre. Si cette notice a été mise à jour, nous prendrons les mesures nécessaires pour vous informer de la mise à jour par des moyens appropriés, selon la façon dont nous communiquons normalement avec vous, par exemple au moyen de votre relevé de compte.