Code de respect de la vie privée du client

La Banque UBS (Canada) s'engage à protéger la confidentialité de vos renseignements personnels. Nous nous engageons également à veiller à ce qu'ils demeurent exacts et en sécurité. Votre vie privée est importante pour nous, et la protection de celle-ci a toujours fait partie intégrante de notre façon de procéder. Le chef de la protection des renseignements est responsable de la gouvernance de la vie privée en général. Cependant, tous nos employés sont chargés de protéger vos renseignements personnels, et votre conseiller client est disponible pour répondre à vos questions ou préoccupations.

Son code de respect de la vie privée du client consiste en dix principes, que voici (les «principes») :

Responsabilisation: au sein de la Banque UBS en ce qui a trait au respect des principes;

Identification des fins: prise de conscience au sein de la Banque UBS concernant la raison pour laquelle Banque UBS (Canada) recueille vos renseignements personnels et communication avec vous à ce sujet;

Consentement: vous devez consentir à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels par Banque UBS (Canada);

Collecte restreinte: seuls les renseignements nécessaires aux fins identifiées peuvent être recueillis;

Utilisation, divulgation et conservation restreintes : les renseignements ne peuvent pas être utilisés pour une nouvelle fin sans consentement et peuvent être conservés seulement aussi longtemps que nécessaire pour les fins identifiées;

Exactitude: les renseignements personnels doivent être exacts et à jour;

Protections: les renseignements personnels doivent être protégés par des moyens physiques, organisationnels et technologiques;

Transparence: les renseignements sur les politiques de respect de la vie privée de Banque UBS (Canada) doivent être facilement accessibles;

Accès personnel: vous avez le droit de connaître quels sont les renseignements personnels dont Banque UBS (Canada) dispose, la manière dont ils sont utilisés et à qui ils ont été divulgués, et vous avez le droit de consulter vos renseignements personnels;

Contestation de la conformité: vous avez le droit de remettre en question le respect de ces principes et il doit exister une procédure relative aux plaintes prévue à cette fin.

Le Code de respect de la vie privée du client met en oeuvre les principes ci-dessous:

Renseignements personnels
Les renseignements personnels comprennent vos nom, adresse, âge et sexe, vos dossiers financiers personnels, vos numéros d’identification, y compris votre NAS, vos références personnelles, vos antécédents professionnels et tous les autres renseignements figurant dans la demande d’ouverture de compte qui sont recueillis par Banque UBS (Canada) pour aider à atteindre les fins identifiées.

Responsabilisation
Chacun des employés de Banque UBS (Canada) est responsable de s’assurer que vos renseignements personnels demeurent confidentiels.

Identification des fins
Vos renseignements personnels sont recueillis par Banque UBS (Canada) pour les fins suivantes:

  • pour vous identifier;
  • pour vous protéger et protéger Banque UBS (Canada) de l’erreur et de la fraude;
  • pour mener des enquêtes de solvabilité;
  • pour comprendre vos besoins et déterminer votre admissibilité à recevoir des produits et services;
  • pour recommander des produits et services particuliers permettant de répondre à vos besoins;
  • pour dispenser des services continus;
  • répondre aux demandes de nature réglementaire et gouvernementale;
  • pour respecter les exigences réglementaires et légales.

Nous utilisons et/ou communiquons des renseignements personnels aux organismes de réglementation, aux vérificateurs, aux filiales, aux sociétés affiliées, aux mandataires, aux intermédiaires et à d'autres tiers qui agissent en leur nom ou en notre nom afin de:

  • exécuter des fonctions bancaires, comme le traitement des données, les paiements électroniques et le stockage ;
  • déterminer votre admissibilité à recevoir un produit ou un service;
  • aider à la livraison d’un produit ou d’un service;
  • se conformer aux demandes et aux exigences juridiques et réglementairesa.

Les renseignements personnels peuvent être transférés, traités et/ou stockés à l’extérieur du Canada aux fins décrites ci-dessus. Les exigences juridiques des pays étrangers qui s'appliquent à nous ou à nos filiales, sociétés affiliées, mandataires, intermédiaires et autres tiers qui agissent en leur nom ou en notre nom peuvent inclure une obligation de communiquer des renseignements personnels aux autorités gouvernementales d'un pays étranger.

Banque UBS (Canada) vous demande certains renseignements personnels à des fins précises, telles que les suivantes:

  • le NAS sert à vous identifier, à corroborer les renseignements des agences d’évaluation du crédit et à satisfaire les exigences de déclaration de la Loi sur l’impôt sur le revenu;
  • les références sont utilisées pour vérifier les renseignements figurant dans sa demande;
  • les renseignements de solvabilité peuvent être divulgués aux agences d’évaluation du crédit, aux sociétés effectuant des enquêtes sur la solvabilité, aux assureurs-crédit et aux autres prêteurs pour garantir l’intégrité du processus d’octroi du crédit.

S’il est prévu d’utiliser les renseignements personnels déjà en la possession de Banque UBS (Canada) à de nouvelles fins, qui ne sont pas identifiées ci-dessus et qui ne vous ont pas été communiquées, votre consentement exprès vous sera demandé.

Consentement
Votre consentement est obligatoire pour la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels, et il vous sera demandé au moment de la collecte ou avant celle-ci. Un consentement peut également être donné par l'intermédiaire d'un représentant autorisé, comme un tuteur légal ou une personne ayant une procuration pour quelqu'un de mineur, de très malade ou frappé d'incapacité mentale. Une personne nommée en vertu de l’autorisation de négocier de Banque UBS (Canada) n’a pas l’autorité pour donner son consentement au nom du titulaire du compte en vertu de ce code de respect de la vie privée du client.

En signant la demande d’ouverture de compte, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements personnels conformément au code de respect de la vie privée du client.

On n’exigera pas de vous, comme condition à l’obtention d’un des produits ou services de Banque UBS (Canada), de consentir à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements au-delà de ce qui est nécessaire pour satisfaire les fins identifiées.

Si vous choisissez de ne pas donner votre consentement ou de retirer celui-ci, sachez que Banque UBS (Canada) pourrait ne pas être en mesure de vous fournir certains produits ou services s’il lui est impossible d’obtenir les renseignements personnels nécessaires à la fourniture de ceux-ci.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, en faisant parvenir un avis à Banque UBS (Canada) dans un délai raisonnable. Le consentement donné en relation avec la fourniture d’une facilité de crédit ne peut être retiré une fois le crédit accordé.

Banque UBS (Canada) peut effectuer la collecte des renseignements personnels, les utiliser et les divulguer sans que vous le sachiez et sans votre consentement lorsque des raisons légales ou liées à la sécurité ou certains raisons liées au traitement font qu’il est impossible ou très difficile d’obtenir ce consentement. Par exemple, Banque UBS (Canada) ne demandera pas votre consentement lorsque des renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués afin:

  • de détecter et prévenir la fraude;
  • d’effectuer le recouvrement de comptes en souffrance;
  • de respecter la loi.

Collecte restreinte
Banque UBS (Canada) peut seulement effectuer la collecte des renseignements personnels nécessaires pour l’atteinte des fins identifiées pour laquelle vous avez donné votre consentement. (Voir « Fins identifiées » et « Consentement »). Banque UBS (Canada) peut effectuer la collecte de renseignements personnels à partir de sources externes, telles que des agences d’évaluation du crédit, des employeurs et d’autres prêteurs.

Utilisation, divulgation et conservation restreintes
Banque UBS (Canada) peut utiliser ou divulguer vos renseignements personnels seulement en rapport avec les fins identifiées. La divulgation sans consentement peut être effectuée lorsque la loi l’exige (voir « Consentement »).

Dans les cas où vous achetez ou Banque UBS (Canada) achète des titres en votre nom aux termes de prospectus et d’inscription en vertu de dispenses du Règlement 45-106, les renseignements relatifs au placement, y compris votre nom, l’adresse de votre domicile, votre numéro de téléphone, le nombre et le type de titres achetés, le coût total de l’achat, la date de l’achat et la dispense prévue en rapport avec cet achat peuvent être divulgués aux organismes de réglementation des valeurs mobilières ou, s’il y a lieu, aux organismes auxquels les pouvoirs en matière de réglementation relative aux valeurs mobilières ont été conférés aux fins de leur administration et de leur application, et vous autorisez une telle divulgation.

Si vous avez des questions sur la collecte et l’utilisation de ces renseignements, vous pouvez contacter les autorités en valeurs mobilières ou, s’il y a lieu, les organismes de réglementation du territoire dans lequel vous résidez. En Ontario, le fonctionnaire servant de personne-ressource pour la collecte indirecte de renseignements est l’adjoint administratif du Directeur du financement des sociétés, qui est disponible par téléphone au 416-593-8086, ou par la poste à l’adresse: Commission des valeurs mobilières de l’Ontario, Bureau 1903, C.P. 5520, 20, rue Queen Ouest, Toronto (Ontario) M5H 3S8.

Tous vos dossiers clients sont conservés sur place pendant au moins une année pour faciliter les processus internes et externes de vérification. Les renseignements peuvent ensuite être conservés hors site.

Exactitude
Les renseignements personnels doivent être exacts, complets et à jour. Il est essentiel pour les fins identifiées que vos renseignements soient régulièrement mis à jour. Vous pouvez nous aider à veiller à ce que vos renseignements personnels demeurent à jour en nous avisant par écrit de tout changement, notamment si vous déménagez ou changez de numéro de téléphone.

Protections
Tous les dossiers de nos clients sont traités, conservés et rangés de manière sécuritaire, en conformité avec nos politiques internes. Le chef de la protection des renseignements est responsable de la gouvernance de la vie privée en général. Cependant, tous nos employés sont chargés de protéger vos renseignements personnels, et votre conseiller client est disponible pour répondre à vos questions ou préoccupations. Seuls les employés qui ont une raison professionnelle légitime ont accès à vos renseignements personnels. Tous sont tenus de protéger la confidentialité des renseignements personnels des clients en tout temps. La Banque UBS a mis en place des procédures afin de se conformer au Code de respect de la vie privée du client et afin d'assurer la protection des renseignements personnels.

Transparence
Vous pouvez obtenir de l'information sur nos politiques et procédures de traitement des renseignements personnels ainsi que des réponses à vos préoccupations ou plaintes auprès de votre conseiller client, du chef du contrôle de la conformité, du chef de la protection des renseignements, ou sur notre site Web à l'adresse www.ubs.ca (voir les sections «Accès personnel» et «Contestation de la conformité» pour les coordonnées).

Accès personnel
Vous avez le droit, sur demande, de connaître l’existence de vos renseignements personnels consignés par Banque UBS (Canada), de savoir comment Banque UBS (Canada) les utilise et comment elle les divulgue. Vous avez le droit de remettre en question l’exactitude et l’exhaustivité de vos renseignements personnels et de les faire modifier au besoin.|

Toutes les demandes d'accès à vos renseignements personnels doivent être faites par écrit et seront traitées en temps opportun. Dans le but de répondre à une demande, Banque UBS (Canada) est en droit de demander des renseignements personnels suffisants pour lui permettre de confirmer si elle a ou non les renseignements personnels qui concernent la personne qui fait cette demande, à savoir vous. Banque UBS (Canada) se réserve le droit de facturer des frais minimaux pour les copies des documents demandés en vertu du présent code de respect de la vie privée du client. Veuillez nous aviser si vous avez besoin d'aide pour préparer votre demande; la Banque UBS s'assurera de vous fournir l'aide nécessaire. De plus, nous nous efforcerons de fournir un accès à leurs renseignements personnels sur un média substitut aux personnes ayant une déficience sensorielle qui le demandent. Veuillez communiquer avec votre conseiller client de la Banque UBS pour obtenir de plus amples renseignements concernant de telles demandes d'aide.

Toutes les demandes d'accès à vos renseignements personnels en vertu de ce Code de respect de la vie privée du client doivent être adressées par écrit au chef de la protection des renseignements, Banque UBS (Canada), 154, avenue University, Bureau 800, Toronto (Ontario) M5H 3Z4 (téléphone : 416-343-1800; télécopieur : 416-345-1900).

Il peut arriver qu’en certaines circonstances Banque UBS (Canada) soit incapable de fournir l’accès demandé, comme lorsque le coût de l’accès se révèle excessif, les renseignements contiennent des références à d’autres personnes, la divulgation est interdite pour des raisons juridiques, de sécurité ou de propriété exclusive commerciale, ou les renseignements sont assujettis au secret professionnel de l’avocat ou au privilège relatif au litige.

Contestation de la conformité
Vous avez le droit de remettre en question le respect de Banque UBS (Canada) des principes et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques. Les plaintes ou préoccupations doivent être adressées par écrit au chef du contrôle de la conformité, Banque UBS (Canada), 154, avenue University, Bureau 800, Toronto (Ontario) M5H 3Z4 (téléphone : 416-345-7164; télécopieur : 416-345-7145).

Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse ou de la façon dont nous avons traité votre plainte ou votre préoccupation en matière de protection de la vie privée, vous pouvez communiquer avec l'Ombudsman des services bancaires et d'investissement (OSBI) à l'adresse C.P. 5, bureau 1505, Toronto (Ontario) M5H 2Y4, par courriel à ombudsman@obsi.ca, ou par téléphone : 1-888-451-4519 ou télécopieur : 1-888-422-2865.