プライバシー宣言(お客様等用)

UBS銀行東京支店

UBS銀行東京支店(以下「弊行」といいます。)は、個人情報等の保護に関する関係諸法令、個人情報保護委員会のガイドライン及び認定個人情報保護団体の指針並びにこのプライバシー宣言を遵守し、個人情報及び個人番号(以下「個人情報等」といいます。)を適正に取得し、取得した個人情報等を適正に取扱い、その安全管理に万全を期すものとします。弊行は不正の手段による個人情報等の取得や不正に入手された個人情報等の利用は行いません。この宣言に記された個人情報保護に関する基本方針は継続的に見直しを行います。

1. 適用範囲

このプライバシー宣言は、弊行が取得、収集および利用等を行うお客様及び外部委託先(以下「お客様等」といいます。)の個人情報等に適用されます。

2. 弊行が個人情報等を利用する業務

弊行は、個人情報等を以下の業務において利用致します。

  • 預金業務、為替業務、融資業務、外国為替業務およびこれらに付随する業務(金融等デリバティブ取引を含む)
  • 投信販売業務、証券仲介業務、社債業務等、法律により銀行が営むことができる業務およびこれらに付随する業務
  • その他銀行が営むことができる業務およびこれらに付随する業務(今後取扱いが認められる業務を含む)

3. 個人番号を除く個人情報の利用目的

弊行は、個人情報を、下記目的で利用致します。弊行は、個人情報保護法により認められている場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、下記の利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取扱うことはいたしません。また、特定の個人情報の利用目的が、法令等に基づき限定されている場合には、当該利用目的以外で利用致しません。従いまして、人種、信条、社会的身分、門地、本籍地、保健医療(病歴を含む)、犯罪の経歴または犯罪により害を被った事実についての情報その他の特別な非公開情報は、適切な業務の運営その他の必要と認められる目的以外の目的に利用・第三者提供いたしません。

  • 各種金融商品の口座開設等、金融商品やサービスの申込の受付のため
  • 犯罪による収益の移転防止に関する法律(以下「犯収法」といいます。)に基づくご本人様、代理人、取引の任に当たる方の確認等や、金融商品やサービスをご利用いただく資格等の確認のため
  • 預金取引や融資取引等における取引結果、預り残高などの報告、期日管理および照会等、継続的なお取引における管理のため
  • 融資のお申込や継続的なご利用等に際しての判断のため
  • 適合性の原則等に照らした判断等、金融商品やサービスの提供にかかる妥当性の判断のため
  • 与信事業に際して個人情報を加盟する個人信用情報機関に提供する場合等、適切な業務の遂行に必要な範囲で第三者に提供するため
  • 他の事業者等から個人情報の処理の全部または一部について委託された場合等において、委託された当該業務を適切に遂行するため
  • お客様との契約や法律等に基づく権利の行使や義務の履行のため
  • 市場調査、ならびにデータ分析やアンケートの実施等による金融商品やサービスの研究や開発のため
  • お取引内容およびリスクの妥当性をモニターするため。(内部者取引の事前防止のためのチェックを含む。)
  • 社内又は社外における検査等に利用するため。
  • 納税事務を行うため。
  • 苦情処理、あっせん又は訴訟に利用するため。
  • 統計資料として利用するため。
  • ダイレクトメールの発送等、金融商品やサービスに関する各種ご提案のため
  • 提携会社等の商品やサービスの各種ご提案、または弊行の関連会社(その担当者を含みます。)の紹介のため
  • 各種お取引の解約やお取引解約後の事後管理のため
  • その他、お客様とのお取引を適切かつ円滑に履行するため

弊行は、上記の利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲内で行うものとします。

4. 個人番号の利用目的

弊行は、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」といいます。)により認められている場合を除き、お客様等の個人番号を法令で定められた以下の範囲内(以下「個人番号関係事務」といいます。)でのみ取り扱います。

  • 金融商品取引に関する口座開設の申請及び届出事務を行うため
  • 金融商品取引に関する法定書類の作成及び提供のため
  • 金融商品取引に関する振替機関等への提供事務
  • 国外送金等取引に関する法定書類作成事務
  • 個人である外部委託先に対する報酬・料金等の支払調書作成事務
  • 不動産の使用料等の支払調書作成事務

弊行は上記個人番号関係事務を処理するために必要な場合に限り個人番号を取得いたします。

5. 保有個人データの第三者への提供について

弊行は、個人情報保護法により認められている場合1を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく保有個人データ(個人番号を除く)を第三者に提供することはいたしません。なお、個人番号については、お客様等のために個人番号関係事務を処理するために必要な場合(支払調書等に個人番号を記載して税務署長に提出する場合等)に限り第三者に提供いたします。

6. 個人番号を除く保有個人データの共同利用について

弊行は、ファイアーウォール規制上許される範囲で、下記に掲げる弊行の本支店および関連会社との間で保有個人データを下記に掲げる目的で共同利用いたします。当該保有個人データの管理についてはUBS銀行東京支店が責任を持ち、苦情の受付等の窓口となります。

保有個人データの共同利用を行う者

  • UBS証券株式会社
  • UBSアセット・マネジメント株式会社
  • UBSリミテッド(英国法人)
  • その他UBS AGの年次報告書において重要な子会社として記載されている者(UBS AGの年次報告書は、弊行に備え付けられており、またUBSグループのウェブページにおいても閲覧可能です。)

保有個人データを共同利用する目的

  • グループとしての総合的なサービスを提供するため(弊行がグループ会社とお客様との取引を仲介し、又はグループ会社がお客様と弊行の間の取引を仲介する場合を含みます。)
  • グループとしてのリスク管理、業務管理、経営管理のため

共同して利用される保有個人データの項目

  • 氏名・住所
  • 電話番号・FAX番号
  • Eメールアドレス
  • 口座番号
  • 資産の内容
  • 勤務先(会社名、役職等)
  • その他、上記の目的を達成するために必要なデータ項目

なお、個人番号については番号法に従いグループ会社間での共同利用は行いません。

不渡り情報の共同利用については、共同利用する個人データの項目、共同利用者の範囲、利用目的および個人データの管理について責任を有する者の名称を弊行の店頭窓口にて掲示いたします。

7. 保有個人データの委託について

弊行は業務委託等にともない、お客様の保有個人データの取扱を社外の第三者に委託する場合は、委託されたお客様の保有個人データの安全管理が確保されるよう、適切な委託先を選定するとともに、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。なお、個人番号の取扱いを社外の第三者(再委託先を含む)に委託する場合は、弊行における管理と同等の管理体制が確保されていることを確認いたします。

8. 保有個人データの利用目的の通知について

弊行は、ご本人からご本人が識別される保有個人データの利用目的の通知のご請求を受けた場合には、利用目的をお知らせいたします。ただし、次の場合には通知を行わないことがあります。その場合には、通知を行わないことを、その理由と共にお知らせいたします。なお、通知に必要な費用をご請求申し上げることがあります。その場合にはあらかじめ金額をご連絡いたします。

9. 保有個人データの開示について

弊行は、ご本人からご本人が識別される保有個人データの開示(存在しないときはその旨)のご請求を受けた場合には、ご本人と同意した方法で保有個人データを開示いたします。ただし、次の場合には開示をお断りすることがございます。その場合には、開示ができない理由をご説明申し上げます。なお、開示に必要な費用をご請求申し上げることがあります。その場合にはあらかじめ金額をご連絡いたします。

なお、個人番号の保有の有無についての開示のお申し出があった場合には、個人番号の保有の有無について回答いたします。

10. 保有個人データの訂正等について

弊行は、ご本人からご本人が識別される保有個人データに誤りがあり、内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(以下「訂正等」といいます。)のご請求を受けた場合には、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく事実確認等の調査を行い、ご請求に理由があることが分かった場合には必要な訂正等を行います。訂正等を行った場合、また訂正等を行わないこととした場合にはその旨および理由をご本人にお知らせいたします。

11. 保有個人データの利用停止等について

弊行は、ご本人からご本人が識別される弊行の保有する保有個人データが、あらかじめ公表又は通知された目的以外に利用されているとの理由又は不正な手段で取得されたものであるとの理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下「利用停止等」といいます。)のご請求があった場合には、必要な調査を行い、違反を是正するために必要な限度で、当該保有個人データの利用停止等を行い又はご本人の権利を保護するためのこれに代わるべき措置を取ります。利用停止等を行った場合、また利用停止等を行わないこととした場合にはその旨および理由をご本人にお知らせいたします。

12. 保有個人データの第三者提供の停止について

弊行は、ご本人からご本人が識別される弊行の保有する保有個人データが、個人情報保護法により認められている場合1でもなくまたあらかじめご本人の同意を得ることもなく第三者に提供されているという理由で、第三者への提供の停止のご請求があった場合には、必要な調査を行い、ご請求の内容に理由があることが分かった場合には、第三者への提供の停止又はご本人の権利を保護するためのこれに代わるべき措置を取ります。第三者への提供を停止した場合また第三者提供の停止を行わないこととした場合にはその旨および理由をご本人にお知らせいたします。

13. 請求の手続きについて

上記8から12の請求は、お客様等を担当する営業部署の個人データ管理者又は弊行コンプライアンス部にて承ります。その際に弊行所定の様式による書面を提出していただくことがあります。

ご請求に対する回答は弊行コンプライアンス部から、原則として書面にて行いますが、回答の理由等については口頭にてご説明することもあります。

請求をなさる方がお客様ご本人である場合には、原則として弊行にお届出済みの印章又は署名によりご本人の確認をいたします。請求をなさる方が、お客様である法人その他の団体の役職員様である場合若しくはお客様の代理人である場合には、請求なさる方の本人確認書類(犯収法で定める本人確認書類をいいます。)およびお客様と請求なさる方の関係を証明する書類(委任状等)をご提示していただくことによりご請求者とお客様との関係を確認させていただきます。

14. 質問・苦情受付窓口について

弊行は、お客様等からいただいた個人情報に係るご質問・ご意見等に対し迅速かつ誠実な対応に努めて参ります。個人情報の取扱および個人データの安全管理措置に関する質問及び苦情については、お客様等を担当する営業部署の個人データ管理者を通じて受け付けるほか、弊行コンプライアンス部においても受け付けます。

15. 加入する認定個人情報保護団体について

弊行は、金融庁の認定を受けた認定個人情報保護団体である全国銀行個人情報保護協議会の会員です。全国銀行個人情報保護協議会の苦情・相談窓口では、会員の個人情報の取扱いについての苦情・相談をお受けしております。

全国銀行個人情報保護協議会 http://www.abpdpc.gr.jp/menu5.html
苦情・相談窓口 電話 03-5222-1700

また、弊行は、登録金融機関業務に関し、金融庁の認定を受けた認定個人情報保護団体である日本証券業協会の会員です。同協会の個人情報相談室では、協会員の個人情報の取扱いについての苦情・相談をお受けしております。

日本証券業協会 http://www.jsda.or.jp
個人情報相談室 電話 03-3667-8427

なお、個人情報の主な取得元および、外部委託をしている主な業務は以下のとおりです。

【個人情報(特定個人情報等を除く)の主な取得元】

  • 口座開設申込書、本人確認書類、アンケート回答、セミナー申込書等、お客様に直接ご提供いただいた情報
  • 商品やサービスの提供を通じて、お客様からお聞きした情報
  • 会社四季報など市販の書籍に記載された情報や、新聞インターネットで公表された情報

【外部委託をしている主な業務】

弊行は個人情報の取扱いを含む以下の業務の一部を外部委託しております。

  • お客様にお送りするための書面の印刷もしくは発送業務
  • 法律上や会計上等の専門的な助言等を提供する業務
  • 情報システムの運用・保守に関する業務
  • 業務に関する帳簿書類を保管する業務

Privacy Policy (For Customers, etc.)

UBS AG, Tokyo Branch

UBS AG Tokyo Branch (UBS) complies with the laws related to the protection of personal information etc., Guidelines issued by Personal Information Protection Commission and Authorized personal information protection organization, and this Privacy Policy in order to acquire Personal Information as well as My Number (Personal Information etc.) appropriately, handle such information properly, and take all possible measures to implement security measures. UBS will neither obtain by unjust means nor utilize any such inappropriately obtained Personal Information etc. The basic policies of Personal Information protection described in this document will be continuously reviewed.

1. Scope

This Privacy Policy applies to Personal Information etc. of customers and external outsourced parties (Customers etc), which UBS acquires, collects, uses, etc.

2. Business UBS uses Personal Information etc.

UBS will use Personal Information etc. the following businesses.

  • Deposits, exchange, loans, foreign exchange and all related businesses (including financial derivative transactions)
  • Investment trust sales, securities intermediation, corporate bonds business etc., and any business that may be engaged in by a bank under law and all related businesses
  • All other businesses that a bank may conduct as well as ancillary businesses (including all businesses that may be approved for handling in the future)

3. Purpose of Use of Personal Information excluding My Number

UBS will use Personal Information for the following purposes. Except for the cases recognized by the PIPL, UBS will not make use of such information beyond the necessary scope, without the prior consent of the principal individual. Moreover, in case the objective in using specific Personal Information is restricted by law etc., such information will not be used in excess of the original limitations of usage. Therefore, UBS will not use or offer to any third party information concerning race, creed, social status, lineage, locality where family registers are kept, health treatment (including medical history), crime history, fact of having suffered damage by crime or any other special non-public information for purposes other than to properly manage its business or for any other purposes deemed necessary.

  • For application for financial products and/or services, such as account opening for various financial products
  • For identification of an individual under the Law for Prevention of Transfer of Criminal Proceeds, the representative or agent of an entity or anyone responsible for a transaction in his capacity etc., and for identification of qualifications etc. to use financial products and/or services
  • For transaction of business, such as preparing the status reports of deposit and loan transactions, and deposit balance reports, managing due dates and answering inquiries
  • For decisions regarding loan applications and subsequent maintenance thereof etc.
  • For determining appropriateness of products and services offered, based on judgment etc. of principle of suitability etc.
  • For provision of information to a third party such as a Personal Credit Information Organization, within limits, to carry out appropriate tasks required for credit operations
  • For managing any outsourced operations appropriately, in the case where Personal Information processing in full or in part has been outsourced to other enterprises
  • For exercising rights or carrying out obligations based on contracts with customers or law
  • For research and development of financial products and services based on carrying out market surveys, data analysis and/or questionnaires
  • For monitoring the validity of transactional contents and risk (including checking to prevent insider transactions)
  • For external and internal inspections
  • For tax payment
  • For use in complaint processing, mediation and lawsuits
  • For statistical purposes
  • For promotional use of various product and services, such as sending direct mail etc.
  • For promotion of various products and services of allied companies, or the introduction of UBS related companies (including the responsible employee in-charge)
  • For various transaction cancellation and their aftercare; and
  • For other matters necessary to carry out transactions smoothly and adequately with customer

In case of modifying any of the above-mentioned purposes, UBS will not change beyond the scope recognized reasonably relevant to the original purpose.

4. Purpose of Use of My Number

UBS will use My Number of Customers, etc. only for the following purposes which are set out by the law (My Number related administration) unless recognized by the Act on the Use of Numbers to Identify a Specific Individual in the Administration Procedure" (My Number Act).

  • Account opening and reporting for financial product transactions
  • Creation and submission of legal documents related to financial product transactions
  • Providing information related to financial product transactions to Securities Depository Centers, etc.
  • Creation of legal documents related to overseas remittance etc.
  • Creation of payment record related to the fees/charges for an outsourced party as individual
  • Creation of payment record for real estate rent fees

UBS will obtain My Number only for the above purposes which are necessary to perform My Number related administrations.

5. Provision of Retained Personal Data to a Third Party

Except for the cases recognized by the PIPL , UBS will not provide any Retained Personal Data (excluding My Number) to a third party without the prior consent of the individual. For My Number, UBS will provide such information to a third party only when it is required to process My Number related administration for the Customers, etc. (when submitting the payment record including My Number to the Tax Office Head, etc.)

6. Joint use of Personal Data excluding My Number

UBS will jointly use Retained Personal Data with the following offices of UBS and affiliates, to the extent allowed by Firewall regulations, for the purposes given below. Management of this data will be the responsibility of UBS AG, Tokyo Branch, which will serve as the contact point for complaint processing etc.

Companies that will use Retained Personal Data jointly:

  • UBS Securities Japan Co., Ltd
  • UBS Asset Management (Japan) Ltd.
  • UBS Limited (UK Corporation)
  • Other subsidiaries mentioned as significant subsidiaries and affiliates in the Annual Report of UBS AG (The Annual Report is available in UBS AG and on the website of UBS Group.)

Purpose of Joint Use of Retained Personal Data

  • To offer full-service as UBS Group (including cases of acting as intermediary for transactions between UBS Group companies and our customers, and vice versa Group companies acting as intermediary for transactions between UBS and customers)

1In the following cases, retained Personal Data may be provided to a third party in accordance with the PIPL:

  • For risk management, operations and business management as a Group

Items of Retained Personal Data to Be Jointly Used

  • Customer’s name and address
  • Phone number and fax number
  • E-mail address
  • Customer’s account number
  • Customer’s financial information
  • Information about customer’s occupation (employer and job title, etc.)
  • Any data items as necessary to achieve the above-mentioned purposes.

My Number will not be jointly used with the group companies to be in line with my Number Act.

As for the joint usage of “dishonored” information, a notice will be posted in UBS’ offices containing items of Personal Data that will be jointly used, the scope of the joint users, purpose of use and the name of the person responsible for managing Personal Data.

7. Outsourcing Retained Personal Data Handling

In case of outsourcing Retained Personal Data handling to a third party, UBS will select appropriate agents and supervise them with necessary and appropriate attention in order to assure that customers’ Retained Personal Data are handled safely. In case of outsourcing (including sub-contracting) of My Number handling to a third party, UBS will ensure that the same level of security measures as UBS are implemented by such an outsourced party.

8. Matters concerning Retained Personal Data

Notification of objectives of using Retained Personal Data

UBS will be notifying individuals about its objectives of using Retained Personal Data upon inquiry. However, in the following cases, notification may not be made. In this case, the individual will be given the reason for the decision not to notify. In some cases, UBS may charge the cost of notification. In such cases, the amount will be informed in advance.

9. Disclosing Retained Personal Data

UBS will disclose Retained Personal Data in an agreed-upon method, when inquired by the individual (including confirmation that the retained personal data does not exist). However, in the following cases, disclosure may be refused. In such case, the individual will be given the reason for such decision. In some cases, UBS may charge the individual for costs incurred in disclosing such information. In such cases, the amount will be informed in advance.

In case of inquiry for disclosing the retention of My Number, UBS will provide the response on whether or not we retain the My Number.

10. Revisions etc. of Retained Personal Data

In case UBS receives a request from an individual to correct, add or delete (“Revision etc.”) the contents of Retained Personal Data for the reason that they are not correct based on the fact, then for within the range necessary for achieving the usage objective, UBS shall carry out an investigation without delay to determine the facts; and, if it is determined that the request is justified, all necessary Revisions etc. shall be carried out. The individual shall be notified of whether a Revision etc. has been carried out or not and the reason behind the decision.

11. Suspension of use of Retained Personal Data

Appropriate investigation shall be made when an individual requests suspension or deletion (“Suspension etc”.) of the Personal Data retained by UBS which he/she suspects is being used in a manner different from the usage purpose that has been publicly announced or notified or which was obtained by unfair means. If the request turns out to be well justified, then either Suspension etc. of data shall be carried out to correct the violation (reported) or alternative measures will be taken to protect the individual’s rights. The individual shall be notified of whether suspension etc. was carried out or not and the reason for it.

12. Suspension of Provision of Retained Personal Data to Third Party

Appropriate investigation shall be made when an individual requests suspension of provision to a third party of the Personal Data retained by UBS which he/she suspects is being provided to a third party without either being within the confines recognized by the PIPL or without obtaining the individual’s prior consent. If the request turns out to be well justified, then either the provision of such data to a third party will be suspended or other alternative measures shall be taken to protect the individual’s rights. The individual shall be notified of whether suspension etc. was carried out or not, and the reason for it.

13. Procedures for Request

The Personal Data Manager in the relevant Sales division or Compliance Department will receive all requests stipulated in 8 through 12 given above. An individual may be asked to fill out UBS forms when making a request.

In general, our Compliance Department shall reply to all requests in writing; however, explanations about the replies may be made orally in some cases.

Identify of the individual is generally confirmed by his/her registered seal (impression) or signature already provided to UBS, if a request shall be made directly by the individual. If the requester is a corporation or the executive of another organization or an attorney for the customer, UBS shall confirm the relationship between the requester and the customer by asking for personal identification documents of the requester (as stated in the Law for Prevention of transfer of Criminal Proceeds) and documents to prove the relationship between the requester and the customer (power of attorney etc.).

14. Inquiries/Complaints Processing

UBS will make an effort to handle rapidly and sincerely when we receive any inquiries and/or comments regarding personal information from customers etc. Inquiries and/or complaints regarding security measures for handling of Personal Information may be made through the Personal Data Manager in the respective Sales divisions or also through the Compliance Department.

15. UBS participation in Recognized Personal Information Protection Organization

UBS is a member of the All Banks Personal Data Protection Council, which is recognized as a Personal Information Protection Organization by FSA. The Customer Inquiries window for complaints or consultation at the All Banks Personal Data Protection Council shall receive complaints and provide consultation in relation to the handling of Personal Information by its members.

All Banks Personal Data Protection Council: http://www.abpdpc.gr.jp/menu5.html
Customer Inquiries for complaints/consultation: 03-5222-1700

Also, in regard to the registered financial institutions business, UBS is a member of the Japan Securities Dealers Association, which is recognized as a Personal Information Protection Organization by FSA. The Customer Inquiries window for Personal Information at the Japan Securities Dealers Association will receive complaints and consultation in relation to handling of Personal Information of its members.

[Complaints, Inquiries window]
Japan Securities Dealers Association: http://www.jsda.or.jp
Customer Inquiries window for Personal Information: 03-3667-8427

Major outsourcing processes and the major method in which UBS obtains Personal Information are as follows:

[Major method of obtaining Personal Information (excluding specific personal information etc.)]

  • Information provided by customers directly such as an application document for account opening, KYC documents, customer’s responses to a questionnaire prepared by UBS, RSVPs for a seminar organized by UBS etc
  • Information obtained in the course of provisions of our products or services.
  • Publicly available information through company quarterly journals, commercial books, newspapers or internet etc.

[Major outsourcing processes]
UBS outsources part of processes handling of Personal Information which are as follows:

  • Printing or dispatching documents which need to be sent to our customers
  • Legal or accounting advisory
  • Maintenance and management of IT systems
  • Safekeeping of documents