Le richieste di istituzioni, organizzazioni o persone devono essere inoltrate in forma scritta e in una sola copia alla filiale che confermerà il ricevimento della domanda. Prima della compilazione, si raccomanda a tutti i richiedenti di telefonare alla filiale per le delucidazioni del caso.

Una richiesta deve fornire un quadro quanto più possibile completo di ciò che si intende realizzare e contenere indicazioni precise in relazione ai contenuti e alle necessità, agli obiettivi e ai gruppi target, alle istituzioni, organizzazioni o persone richiedenti nonché una pianificazione a livello finanziario e temporale. Di norma, una richiesta di sostegno per un progetto comprende:

• lettera di accompagnamento;

• sintesi della descrizione del progetto (summary) di due pagine A4 al massimo (titolo, oggetto, necessità, obiettivi, richiedente, tempi e costi previsti, ambito di promozione/ammontare del contributo desiderato);

• descrizione dettagliata del progetto, pianificazione finanziaria e documentazione.

In linea generale, la descrizione dettagliata del progetto, la pianificazione finanziaria e la documentazione contengono:

• descrizione del progetto con tutti i dettagli essenziali sull'oggetto e la necessità del progetto, sugli obiettivi e sui gruppi target nonché sulle istituzioni, organizzazioni o persone richiedenti e partecipanti nonché in merito alle responsabilità e alla tempistica;

• pianificazione finanziaria con tutte le indicazioni dettagliate sulle entrate, uscite e sulle prestazioni proprie dei partecipanti al progetto, in particolare sui contributi richiesti o assegnati da altre fondazioni, istituzioni o imprese nonché sull'ammontare del contributo desiderato erogato dalla Fondazione UBS per le questioni sociali e la formazione e sulla sua destinazione;

• documentazione, comprendente ad esempio il rapporto annuale, bilancio e conto economico, le relazioni dei media, i riconoscimenti, i certificati ecc. che attestino l'attività e le prestazioni delle istituzioni, organizzazioni o persone partecipanti.

SwissFoundations, l'Associazione delle fondazioni donatrici svizzere, ha pubblicato in una guida alcuni consigli di carattere generale sulla compilazione di una domanda. I consigli per la compilazione di una domanda possono essere scaricati qui.