Les demandes de soutien émanant d'institutions, d'organismes ou de personnes sont à adresser par écrit, en un exemplaire, à l'administration de la Fondation, qui en accuse réception. A toutes fins utiles, nous recommandons aux demandeurs de contacter au préalable l'UadministrationU par téléphone.

Toute demande doit comporter une description la plus complète possible du projet, avec des informations précises sur l'objet et les besoins, les objectifs et les groupes cibles, les institutions, organismes ou personnes concernées, le financement et le calendrier. La demande de soutien d'un projet comportera généralement:

• une lettre de motivation;

• un résumé du projet (summary) de deux pages A4 maximum (titre, objet, besoins, contenu, objectifs, informations sur le demandeur, calendrier et coûts de réalisation, domaine et montant de l'aide sollicitée);

• la présentation détaillée du projet, le plan de financement et la documentation.

En principe, la présentation détaillée du projet, le plan de financement et la documentation contiennent les informations et les documents suivants:

• la description du projet avec toutes les données clés sur l'objet et les besoins, les objectifs et les groupes cibles, les institutions, organismes ou personnes concernées, les responsabilités et le calendrier;

• le plan de financement avec des informations détaillées sur les dépenses, les recettes et les contributions propres des parties prenantes au projet, en particulier sur les demandes de subventions, en cours ou accordées, auprès d'autres fondations, institutions ou entreprises ainsi que sur le montant et l'utilisation du soutien souhaité de la Fondation UBS pour le domaine social et la formation;

• la documentation avec des pièces comme le rapport annuel, le bilan, le compte de résultat, des articles de presse, la mention de distinctions obtenues, les certifications, etc., documentant l'activité antérieure des demandeurs.

SwissFoundations, association des fondations donatrices suisses, a élaboré un guide avec des recommandations générales pour les demandes de soutien. Celles concernant la constitution du dossier peuvent être téléchargées ici .