Foundation Governance - Professionalität und Transparenz

Kontrollorgane und –grundsätze der UBS Optimus Foundation

Foundation Governance bedeutet die Art und Weise, wie Führung und Management einer Stiftung organisiert sind und in der Praxis funktionieren. Wir wollen hohen Foundation-Governance-Standards gerecht werden. Unsere Organisation entspricht den führenden «Codes of Best Practice». Unter anderem ist die UBS Optimus Foundation Mitglied von Swiss Foundations und orientiert sich an den Grundsätzen des «Swiss Foundation Code». Dieser enthält Empfehlungen über die «Wirksame Umsetzung des Stiftungszwecks», «Checks and Balances» und «Transparenz». Letztlich geht es darum, mit den Spenden eine dem Stiftungszweck gerechte, möglichst grosse und nachhaltige Wirkung zu erreichen. Zudem sind uns transparente und klare Führungsstrukturen wichtig. Oberstes Kontrollorgan ist der Stiftungsrat, der alle wichtigen Entscheide zur Mittelbeschaffung und -verteilung trifft und die Geschäftsführung kontrolliert. Für die operative Leitung der Foundation ist die Geschäftsstelle zuständig. Die Jahresrechnungen der UBS Optimus Foundation werden von der Kontrollstelle Ernst & Young geprüft. Die Foundation wird zudem von der Stiftungsaufsicht des Kantons Basel Stadt beaufsichtigt.

Grundsätze für die Auswahl von Projekten und Partnerorganisationen
Auch an die Auswahl und Überwachung unserer Projekte und Projektpartner stellen wir höchste Qualitätsansprüche. Bevor wir ein finanzielles Engagement eingehen, wird jeder Projektantrag nach strengen Kriterien evaluiert. Grundsätzlich kann jede Nicht-Profit-Organisation ein Unterstützungsgesuch einreichen. Damit die Unterstützungsgesuche unabhängig an die Foundation gelangen, besteht ein klar definierter Prozess. Gesuchsteller können alle Informationen, Projektkriterien und Antragsformulare unserer Internetseite 'Unterstützungsgesuche' entnehmen.

Gesuche, die dem Anforderungskatalog genügen, werden von internen und externen Spezialisten beurteilt und mit einer entsprechenden Empfehlung an den Stiftungsrat weitergeleitet. Dieser entscheidet über eine allfällige Finanzierung eines Projektes.

Fortschrittskontrolle der Projekte

Die Projektpartner verpflichten sich, einmal pro Jahr einen Zwischenbericht sowie einen Jahresbericht zu erstellen. Darin werden die Entwicklungen, Erfolge, Misserfolge und Bedürfnisse der Projekte detailliert beschrieben. Sowohl das Budget als auch der effektive Aufwand müssen transparent ausgewiesen werden. Nach 18 bis 24 Monaten wird eine externe, unabhängige Evaluation durchgeführt, um die Wirkung der Projekte zu überprüfen. Bereits während der laufenden Partnerschaft mit der Foundation muss der Projektpartner einen Plan für die Sicherstellung der Finanzierung nach Ablauf der Projektzusammenarbeit mit der UBS Optimus Foundation ausweisen, um den künftigen Projekterfolg zu garantieren.