Mitwirkungsrechte der Aktionäre

UBS möchte den Aktionären die aktive Mitwirkung am Entscheidungsprozess erleichtern. Die knapp 200 000 direkt eingetragenen Aktionäre sowie rund 70 000 über Nominee-Gesellschaften eingetragene Aktionäre in den USA werden regelmässig schriftlich über die Aktivitäten und Ergebnisse der Bank informiert und erhalten eine persönliche Einladung zu den Generalversammlungen.

Beziehungen zu den Aktionären

UBS ist dem Prinzip der Gleichbehandlung aller Aktionäre – von grossen institutionellen Investoren bis hin zu Einzelanlegern – verpflichtet und informiert sie regelmässig über die Entwicklung ihres Unternehmens.

An den Generalversammlungen haben die Aktionäre Gelegenheit, Fragen zur Entwicklung des Unternehmens und zu den Ereignissen im Berichtsjahr zu stellen. Die Mitglieder des Verwaltungsrates und der Konzernleitung sowie die Vertreter der internen und externen Revision stehen zur Beantwortung dieser Fragen zur Verfügung.

Stimmrechte, Stimmrechtsbeschränkungen und Vertretung

Es bestehen weder prozentmässige Eintragungsbegrenzungen noch Einschränkungen bezüglich des Stimmrechts. Nominee-Gesellschaften und Treuhänder, die in der Regel eine grosse Anzahl Anleger vertreten, können eine unbegrenzte Anzahl Aktien eintragen. Die Stimmrechte sind jedoch auf 5% der ausstehenden UBS-Aktien begrenzt. Damit soll verhindert werden, dass sich unbekannte Aktionäre mit bedeutenden Beteiligungen ins Aktienregister eintragen lassen. Wertschriften-Clearing-Organisationen wie The Depository Trust Company (DTC) in New York und SIS SegaInterSettle in der Schweiz sind von dieser 5%-Stimmrechtsregelung ausgenommen. SIS lässt ihre Bestände an Aktien mit Stimmrechten allerdings nicht eintragen.

Für die Eintragung der Stimmrechte ist die Bestätigung der Aktionäre erforderlich, dass sie die Aktien in ihrem eigenen Namen und auf ihre Rechnung erworben haben. Nominee-Gesellschaften / Treuhänder müssen eine Vereinbarung mit UBS unterzeichnen, in der sie sich bereit erklären, auf Verlangen von UBS diejenigen wirtschaftlich Berechtigten bekannt zu geben, die mehr als 0,3% aller ausgegebenen Aktien besitzen.

Alle eingetragenen Aktionäre werden an die Generalversammlungen eingeladen. Aktionäre, die nicht persönlich teilnehmen, können zu jedem Verhandlungsgegenstand Weisungen erteilen und angeben, ob sie für oder gegen ein Traktandum stimmen oder sich der Stimme enthalten wollen. Dazu übertragen sie ihre Stimmen dem vom schweizerischen Aktienrecht vorgeschriebenen und von UBS bestimmten unabhängigen Stimmrechtsvertreter oder lassen sich durch UBS, eine andere Bank oder einen anderen eingetragenen Aktionär ihrer Wahl vertreten. Die Nominee-Gesellschaften legen in der Regel den wirtschaftlich Berechtigten die entsprechenden Unterlagen für die Stellvertretung vor und teilen UBS die gesammelten Stimmen mit.

Statutarische Quoren

Anlässlich der Generalversammlung entscheiden die Aktionäre mit der absoluten Mehrheit der abgegebenen Stimmen (unter Ausschluss der leeren und ungültigen Stimmen) über Anträge, Neu- und Bestätigungswahlen von Verwaltungsratsmitgliedern sowie über die Wahl des Konzernprüfers und der Revisionsstelle. Das schweizerische Aktienrecht schreibt vor, dass in gewissen spezifischen Fällen zur Beschlussfassung eine Zweidrittelsmehrheit der an der Versammlung vertretenen Stimmen erforderlich ist. Dies gilt für die Einführung von Stimmrechtsaktien und die Beschränkung der Übertragbarkeit von Namenaktien, für die Schaffung von genehmigtem und bedingtem Kapital sowie für die Einschränkung oder Aufhebung der Bezugsrechte der Aktionäre.

UBS verlangt auch eine Zweidrittelsmehrheit der vertretenen Stimmen für Änderungen der Bestimmungen in den UBS-Statuten, welche die Anzahl Verwaltungsratsmitglieder regeln, sowie für die Abberufung von einem Viertel oder mehr Mitgliedern des Verwaltungsrates.

Abstimmungen und Wahlen erfolgen in der Regel elektronisch, um eine exakte Erfassung der abgegebenen Stimmen sicherzustellen. Ist eine klare Mehrheit zu erwarten, kann offen durch Handerheben abgestimmt werden. Aktionäre, die zusammen über mindestens 3% der vertretenen Stimmen verfügen, können jedoch jederzeit verlangen, dass eine Wahl oder Abstimmung elektronisch oder schriftlich durchgeführt wird. Damit die Aktionäre ihre Meinung zu allen Themen klar äussern können, wird über jedes Traktandum einzeln abgestimmt; auch die Wahl der Mitglieder des Verwaltungsrates erfolgt für jede Person einzeln.

Einberufung der Generalversammlung

Die Generalversammlung findet in der Regel im April, spätestens aber innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres statt. Jeder eingetragene Aktionär erhält spätestens zwanzig Tage vor der Versammlung eine persönliche Einladung, eine detaillierte Traktandenliste und die Erläuterungen zu den Verhandlungsgegenständen. Die Traktandenliste wird ausserdem in verschiedenen schweizerischen und internationalen Zeitungen sowie auf dem Internet unter www.ubs.com/shareholder-meeting veröffentlicht.

Ausserordentliche Generalversammlungen können einberufen werden, wenn der Verwaltungsrat oder die Revisionsstelle dies für notwendig erachtet. Aktionäre, die einzeln oder zusammen mindestens 10% des Aktienkapitals vertreten, können jederzeit schriftlich verlangen, dass eine ausserordentliche Generalversammlung einberufen wird, um über bestimmte von ihnen vorgebrachte Verhandlungsgegenstände Beschlüsse zu fassen. Ein solcher Antrag kann auch anlässlich einer Generalversammlung gestellt werden.

Traktandierung

Aktionäre, die einzeln oder zusammen Aktien im Nennwert von mindestens 250 000 Franken vertreten, können die Traktandierung von Verhandlungsgegenständen vorschlagen, die der Generalversammlung vorgelegt werden sollen.

UBS publiziert die Frist für die Einreichung solcher Begehren in verschiedenen schweizerischen und internationalen Zeitungen sowie auf ihrer Webseite (www.ubs.com/ shareholder-meeting). Wird eine Traktandierung beantragt, müssen die Verhandlungsgegenstände aufgeführt und nötigenfalls kurz erläutert werden. Der Verwaltungsrat verfasst eine Stellungnahme zu den Vorschlägen und veröffentlicht diese zusammen mit den beantragten Verhandlungsgegenständen.

Eintragung im Aktienregister

Die allgemeinen Regeln für die Eintragung von Stimmrechten im schweizerischen oder US-amerikanischen Aktienregister von UBS gelten auch im Vorfeld der Generalversammlung (nähere Angaben finden sich auf der vorhergehenden Seite). In den Tagen vor der Generalversammlung findet also keine Schliessung des Aktienregisters statt. Eintragungen, einschliesslich der Übertragung von Stimmrechten, werden so lange als technisch möglich vorgenommen, d.h. im Allgemeinen bis zwei Tage vor der Generalversammlung.